Автоматизация записи клиентов и CRM-системы в бизнесе

Клиенты дают бизнесу жизнь.

Чем выше стандарты обслуживания, тем больше клиентов, и тем успешнее компания. Привлекать клиентов и поддерживать качество работы средствами, которые были популярны десятки лет назад, сложно.

В то же время повысить эффективность компании просто. Достаточно внедрить только одну инновацию — электронный журнал для записи клиентов через интернет.

Почему даже малому бизнесу важно обзавестись таким помощником?

4 причины выбрать онлайн-запись и автоматизацию учета клиентов

  • Привлечение молодой аудитории. Современные потребители не хотят звонить, когда есть мессенджеры и доступный интернет. Внедрите в свой бизнес систему для самостоятельной записи клиентов. Форму для записи онлайн можно поставить на сайт или в социальные сети. Тогда клиенты смогут записываться, даже если им неудобно звонить или администратора нет на месте — днем и ночью.
  • Снижение количества опозданий и пропусков визитов. Онлайн-запись и автоматизация учета клиентов позволяет отправлять клиентам напоминания о записях, скидках и акциях. Когда у клиента меняются планы, он может самостоятельно отменить или перенести свою запись, освободив время для других клиентов.
  • Повышение уровня обслуживания клиентов. Каждому посетителю хочется чувствовать себя ценным и уникальным. Однако администратору сложно уделить внимание каждому из них: отслеживать дни рождения и другую важную информацию. А новые сотрудники могут не узнать человека, являющегося ключевым покупателем. Проблема решается установкой программы для онлайн-записи клиентов, которая хранит всю информацию о клиентах и идентифицирует их. Клиентская база хранится в облаке и доступна с любого устройства по всему миру для сегментации и анализа.
  • Оптимизация бизнес-процессов. Внедрение электронного журнала повышает эффективность всех бизнес-процессов компании. Больше не придётся часами кропотливо рассчитывать заработную плату с премиями и штрафами и планировать график сотрудников. Современные системы для автоматизации записи клиентов умеют и это.

Запись клиентов в Excel уходит в прошлое

Многие скажут, что необязательно устанавливать дорогостоящие системы и журналы записи клиентов. Со всем должен справиться Excel.

Excel действительно имеет мощный функционал, и на первых порах может использоваться в качестве помощника в оптимизации бизнеса. Однако, если ваша компания состоит не из 3 человек, а в месяц через вас проходит больше 10 заказчиков, работа с Excel тормозит ваш бизнес. Ошибки в таблицах, потерянные файлы и сложность работы для персонала делают его неподходящей программой для организации, нацеленной на рост.

Вместо Excel нужен мощный инструмент для учёта и предварительной записи клиентов через интернет, подходящий именно для вашего бизнеса.

И чем больше дополнительных функций вроде расчёта зарплат и сбора статистики о потребителях в нём будет, тем лучше пойдут дела.

Программа для онлайн-записи клиентов YCLIENTS

Если вы решили перейти на более удобное приложение для записи клиентов и развивать свой бизнес, обратите внимание на YCLIENTS — мощную русскоязычную систему для автоматизации бизнеса. Внедрив её в повседневную работу своей компании, вы сможете повысить количество заявок и уменьшить количество непродуктивно потраченного времени.

Подключить бесплатно

Зарегистрируйтесь в личном кабинете сейчас и получите демо-период, чтобы опробовать все функции бесплатно.

www.yclients.com

Работа с записями – База знаний YCLIENTS

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием и визитами. С информацией о визитах клиентов связаны все остальные модули, от программы лояльности до финансового и складского учета. 

После того как сотрудникам компании было установлено расписание,информация о них появятся в журнале. Также появится возможность записывать клиентов на услуги к этим сотрудникам. 

Для создания новой записи нажмите на нужную дату в календаре слева, откроется расписание на выбранный день. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента. Нажмите на кнопку Новый сеанс, которая появляется при наведении на свободное время в календаре. Укажите вид сеанса: событие или запись. 

При создании новой записи автоматически формируется окно визита.

Визит – все записи клиента на день. 

Окно визита включает в себя два блока: Визит и Клиент.

Разделы и возможности блока Визит:

1. Детали записи

2. Статус визита

3. Оплата визита (появляется при выборе статусов Клиент пришел и Клиент подтвердил)

4. Уведомления (удаляется при выборе статуса Клиент не пришел)

5. История изменений

6. Списание расходников

Содержание блока Клиент повторяет содержание информации в карточке клиента в разделе Клиенты – Клиентская база. Подробное описание  в статье Информация в карточке клиента.

support.yclients.com

Настройки журнала записи – База знаний YCLIENTS

Журнал записи – основной инструмент администратора, в журнале можно просмотреть карточку клиента, полную историю его посещений, предпочтения и статистику. Интерфейс журнала можно настраивать, для этого перейдите в раздел Настройки – Журнал записи

Выберите, какое расписание будет отображаться по умолчанию: Расписание сотрудников (1) или Расписание ресурсов (2).

Если вы выбрали расписание сотрудников, укажите, сотрудники какой должности будут выводиться по умолчанию. Если вы выбрали расписание ресурсов, укажите ресурс по умолчанию.

Выберите, какой тип записи будет создаваться по умолчанию:

  • Смешанная. При создании записи появятся две кнопки:
    Запись
    (для индивидуальной записи) и Событие (для групповой записи) (1). 
  • Индивидуальная запись. При создании откроется окно визита (2).
  • Групповая запись. При создании откроется окно с деталями групповой записи (3).

Укажите, какое значение в записи будет выводиться первой строкой: имя клиента, телефон или услуга (4).

Укажите, какой интервал будет учитываться при создании отдельных визитов. Эта настройка позволяет группировать или разделять записи одного клиента в течение дня. 

Когда один клиент в течение дня посетил несколько услуг (например, маникюр и педикюр), можно объединять их в один визит и в одном окне видеть информацию обо всех записях сразу. Интервал позволяет задать промежуток, в течение которого записи будут объединяться в один визит. Также эта функция позволяет за один раз проставить статус и провести оплату сразу за все услуги.

Укажите, будут ли отображаться дополнительные параметры при создании записи. К дополнительным параметрам относятся дата, время, длительность услуги, специалист или ресурс.

Включите настройку Поиск клиента по лояльности, чтобы отображать поле поиска клиента по номеру карты, абонемента или сертификата в индивидуальных записях

Включите настройку Добавлять дополнительные места в записи события, чтобы при записи на групповое событие была возможность занять несколько мест для одного клиента, затем установите ограничение по числу занимаемых мест. Эта опция позволит клиентам делать запись на групповое событие для себя и друзей или членов семьи без необходимости создавать несколько записей для каждого посетителя.

support.yclients.com

Программа учёта для массажных салонов и массажистов — YCLIENTS

Лидеры уже доверили нам
свой бизнес

Среди наших клиентов

logo-client

Студия массажа Мята,

Астана

logo-client

Массажный салон,

Москва

logo-client

Тайский массаж SIAM,

Санкт-Петербург

logo-client

Спа-клуб ангажемент,

Барнаул

logo-client

Тайский массаж Wai Thai,

Москва

logo-client

Студия массажа для женщин,

Москва

logo-client

Салон аппаратного массажа,

Благовещенск

logo-client

Массажный салон

Москва

www.yclients.com

Электронный журнал онлайн записи клиентов

Электронный журнал — это вся информация о заявках и платежах клиентов в одном месте. Благодаря облачной технологии, работать с журналом могут несколько операторов с различных компьютеров. Все заявки централизованно поступают в электронный журнал.

Управление заявками

Наведите порядок в вашем расписании

Мы понимаем, что нет такого интерфейса управления заявками, который был бы для удобен для всех.
Поэтому электронный журнал может работать в разных режимах.

  • Расписание по дням

    Расписание по дням

    Для просмотра заявок на конкретный день. Доступные функции: просмотр, редактирование, удаление, создание новой записи. Доступен экспорт расписания в excel-файл.

  • Расписание по месяцам

    Расписание по месяцам

    Универсальный интерфейс отражает расписание на несколько месяцев вперед. Быстрый доступ к любой записи.

Управление доступом

Откройте доступ к управлению расписанием для нескольких администраторов.
Простое делегирование обязанностей значительно облегчит вашу работу.


Управление доступом к расписанию

Управление платежами

Контролируйте все денежные поступления

Все платежи, что поступают от ваших клиентов мы фиксируем в отдельном журнале.
Вы всегда в курсе сколько оплачено и сколько ожидается к выплате.

Журнал платежей

Использовать электронный журнал вы можете на бесплатной основе.

Регистрация

hesus.ru

Журнал для записи клиентов – бизнес под контролем

Журнал для записи клиентов – бизнес под контролем

Поделиться:

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Plusone

Mail.ru

Из этой статьи вы узнаете:

  • Каковы правила ведения журнала для записи клиентов

  • Как вести журнал для записи клиентов в Excel

  • Какие существуют онлайн-сервисы для записи клиентов

Когда бизнес связан с оказанием услуг клиентам (например, в парикмахерской, спа-центре, салоне красоты, фитнес-клубе), необходим журнал для записи клиентов. Посетители, приходя к вам, рассчитывают на отличный сервис. Все надеются, что будут обслужены вовремя и ждать процедуру не придется. Журнал записи клиентов позволяет избежать путаницы. Чем серьезнее вы относитесь к его ведению, тем больше будет порядка в компании и тем довольнее будут клиенты.

Как правильно вести журнал для записи клиентов салона красоты

Ниже описаны правила ведения журнала записи клиентов в салоне красоты.

1.       Сначала определяется, сколько времени занимает каждая процедура.

2.       Только администратор салона красоты имеет право заполнять журнал записи клиентов.

3.       Если по каким-то причинам услуга не описана в журнале записи клиентов, администратор не получает премию, а специалист – зарплату.

4.       Обычно в журнале записи клиентов салона красоты указываются фамилия и имя клиента, время записи, услуга и ее длительность, контактный телефон.

5.       Клиентов нужно заранее уведомить о правилах оказания услуг в компании:

  • Если клиент опаздывает на 15 минут, администрация может отказать ему в предоставлении услуги.

  • Если какую-то услугу предоставить невозможно из-за опоздания клиента, администрация предлагает:

    • комфортное ожидание;

    • перенос предварительной записи;

    • услугу-замену.

Клиент может выбрать, что пожелает.

6.      Если клиент предварительно записывается на услугу, администратор должен спросить, можно ли отправить ему СМС или позвонить, чтобы напомнить о записи.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

7.       Есть несколько вариантов, когда именно напомнить клиенту о записи:

  • «с утра» – после 10.00;

  • «накануне» – до 21.00;

  • «за час» – за минимальное время для «доезда» до салона;

  • «во время начала услуги» – констатация факта опоздания и принятие возможных административных решений.

8.       Для отдельных клиентов можно разработать индивидуальные нормы записи:

  • с учетом постоянных опозданий клиента;

  • на основании финансовой рентабельности данного клиента;

  • добавление времени опоздания к продолжительности услуги.

9.       Далее указаны ситуации, когда между записями у специалиста могут быть перерывы:

  • компания только-только открылась, клиенты пока не знают топографию расположения;

  • в данном районе очень часто бывают пробки;

  • у специалиста высокий средний чек, он сильно устает.

10.      Для VIP-клиентов можно ввести приоритетную запись:

  • клиент может записаться к любому мастеру на удобное время, даже если позвонит за 2 часа;

  • администрация вне зависимости от других входящих условий обеспечивает клиенту реализацию данного права.

11.    Если клиент не может определиться, какая услуга ему нужна, на этот случай должна быть предусмотрена норма времени на «неясную» услугу.

12.    Нельзя уничтожать Ф. И. О. и контактный телефон клиента.

13.    Если клиент записался, но потом отменил посещение или не пришел без предупреждения:

  • администратор должен выяснить причину произошедшего;

  • в журнале записи клиентов администратор указывает причину неявки/переноса записи;

  • менеджер периодически обзванивает таких клиентов, чтобы выяснить причины, по которым они не пришли на услугу;

  • если выяснилось, что клиент был на процедуре, но денег в кассе нет, в журнале записи клиентов стоит пометка «неявка», администратора увольняют за воровство.

14.    Мастер до начала услуги должен знать, сколько она длится, чтобы предложить клиенту дополнительные услуги, если есть свободное время.

15.    Если клиент соглашается на дополнительную услугу:

  • мастер сообщает об этом администратору;

  • администратор добавляет новую запись в журнал записи клиентов, если указанное время свободно.

16.   Если клиент попросил изменить дату или время посещения, администратору следует уведомить об этом мастера.

17.   Если оказывается услуга «сложному клиенту»:

  • до начала оказания услуги мастер сообщает администратору об увеличении длительности услуги;

  • администратор оформляет удлинение нормы времени на данную услугу. Если увеличение времени невозможно:

    • Администратор пытается освободить время путем переноса следующих клиентов. Если не получилось, то время записи «сложного клиента» переносится с объяснением причин или предлагается услуга-замена.

    • Если внезапно появляется промежуток без записи, используется «лист ожидания».

    • Администратор в карте клиента делает пометку о его особенностях и указывает индивидуальную норму времени.

В каждой компании, которая оказывает услуги, нужно вести журнал для записи клиентов. Это может быть бумажный блокнот, таблица Excel или специальная программа. Этот вопрос решает руководитель. Далее рассмотрим формы ведения журнала для записи клиентов.

Два способа ведения журнала для записи клиентов в Excel

База клиентов в Excel (простой вариант)

Если в салоне красоты журнал для записи клиентов ведется в Excel, его можно организовать следующим образом:

На листе «Мои услуги» есть список, в который можно включить до 10 услуг. Работу из этого списка можно выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

На листе «Клиенты» ведется база заказчиков, которые уже получали ваши услуги. База включает следующую информацию:

  • Порядковый номер клиента. По ним можно понять количество клиентов салона красоты.

  • Имя заказчика – можно вводить имя или Ф. И. О., а также название компании.

  • Контактные данные: телефон, e-mail.

  • Услуга (выбирается из выпадающего списка). Если клиент планирует получить несколько услуг, указывается основная, а другие пишутся в комментариях.

  • В комментариях можно указывать описание потребителя или особенности работы с ним.

  • Дата первого посещения. Эта информация позволит понять, как долго вы работаете с клиентом.

  • Дата последнего посещения. Можно отсортировать клиентов по этому столбцу и напомнить о себе тем, кто давно не был в вашем салоне. Возможно, клиент последнее время был сильно занят, своим напоминанием вы подтолкнете его записаться снова.

Сортировать список клиентов можно по любому полю. Например, по оказываемым услугам. Это поможет понять, кто посещает косметолога, и сделать им специальное предложение.

Помимо указанных полей, в базу данных можно добавлять еще вкладки, но перегружать таблицу тоже не следует.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

  • В базу добавляются все новые клиенты, которые получили услугу. Если человек просто позвонил проконсультироваться, но не записался в салон красоты, не нужно вносить его в базу данных и журнал для записи клиентов.
  • Раз в полгода контролируйте, кто уже давно к вам не заходил. Напомните им о себе посредством СМС или звонка. Чаще писать не стоит, можно спровоцировать отрицательную реакцию клиента. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах можно чаще напоминать о себе.
  • Если вы чувствуете, что клиентов стало меньше, разработайте специальное предложение. Например, сделайте скидку на педикюр и уведомите об этом постоянных клиентов, которые уже посещали данную услугу.
  • Столбец с комментариями служит для указания особенностей заказчика, которые могут помочь работать с ним эффективно.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

Расширенный вариант ведения журнала записи клиентов в Excel отличается возможностью указать больше информации:

Есть функция отслеживания клиентов, которые уже давно не посещали салон. Если у активного клиента после последнего визита прошло полгода или более, нужно напомнить ему о себе. В столбике «Пора звонить» ячейка покраснеет – это означает, что клиенту пора написать и пригласить в салон красоты.

Если такой клиент записался на процедуру, в столбце «Дата последнего визита» указывается соответствующая дата. Если клиент ничего не ответит, присвойте ему неактивный статус. Таким клиентам напоминания не делаются.

Мы рассмотрели достаточно простые варианты ведения журнала для записи клиентов в салоне красоты в Excel. Программа позволяет создавать более сложные базы данных. Но простые журналы для записи клиентов позволяют не тратить много времени на их заполнение, получать больше клиентов и поддерживать отношения с ними.

Онлайн-журнал для записи клиентов

1. Get in line.

Это облачный сервис, который довольно прост и удобен в использовании. Подходит для небольших компаний, предоставляющих услуги: автотранспортных предприятий, общепитов, хостелов, салонов красоты. Запись клиентов ведется посредством виджетов, размещенных на сайте или в социальных сетях. Сервис также позволяет анализировать показатели бизнеса, информировать клиентов об акциях и скидках, рассчитывать зарплату сотрудников.

2. Мой кабинет.

Сервис отлично подходит для онлайн-записи клиентов, интерфейс удобный и понятный. Может использоваться в любых компаниях: парикмахерских, медицинских центрах, автомойках, автосервисах. Виджет онлайн-журнала для записи клиентов подключается на сайт или группу в социальной сети. Клиенты не ограничены временем работы компании, записаться на прием можно в любое время. При необходимости дату посещения или специалиста можно изменить.

3. GBooking.

Журнал для записи клиентов имеет большое количество функций и подходит для разных сфер бизнеса. Клиенты могут записываться онлайн. Ведется электронный журнал записи клиентов, доступ к которому есть только у администратора.

4. Hesus.

Программа может создавать уникальные модели, чтобы клиенты записывались на прием онлайн. В дальнейшем собственные модели можно интегрировать в группы соцсетей или на сайты. Есть личный кабинет, где возможно управлять записями, платежами, клиентской базой.

5. ПоЗаписи.

Интерфейс онлайн-журнала для записи клиентов довольно непривлекательный, но у сервиса много функций, что позволяет использовать его в различных учреждениях, предоставляющих услуги. Виджеты можно интегрировать на сайты, в социальные сети, оплачивать можно через «Яндекс.Деньги». Создатели сервиса уделили большое внимание удобству, поэтому «ПоЗаписи» является одним из лучших онлайн-журналов для записи клиентов.

Ежедневно осуществляя свою деятельность, владелец, директор центра красоты, а также его управляющий взаимодействуют с государством, потребителями, контрагентами, сотрудниками, и это взаимодействие осуществляется в рамках правового поля, неотъемлемой частью которого является ответственность. Открывая собственное дело, возглавляя компанию в должности директора или управляющего, вы должны помнить, что вам придется решать проблемы и находить пути выхода из сложившихся ситуаций.

Ломая голову над решением этих вопросов, директор тратит драгоценное время. А время – это важнейший ресурс и капитал. «Де Юре Де Факто» станет для вас надежным и эффективным партнером по защите и продвижению интересов бизнеса, получению актуальной информации и обмену опытом, обсуждению насущных проблем и путей их решения.

Наша компания предлагает готовые решения по ключевым направлениям деятельности:

  • охрана труда;
  • санитарно-эпидемиологический режим;
  • организация медицинской деятельности в бьюти индустрии;
  • кадровый документооборот;
  • открытие салона красоты;
  • лицензирование медицинской деятельности;

Записаться на консультацию вы можете по телефонам: +7 (499) 229-04-54


www.dejuredefacto.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о