Содержание

Заполнение кассовой книги: правила оформления, инструкция, возможные ошибки и примеры

Для ведения учета наличных средств в компаниях используется кассовая книга. Она применяется как фирмами, так и частными предпринимателями. С ее помощью значительно упрощается процедура составления разной бухгалтерской отчетности. Заполнение кассовой книги осуществляется назначенным ответственным специалистом, который наделяется соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя фирмы. Обычно он представлен работником бухгалтерии, но некоторые ИП самостоятельно выполняют данный процесс.

Понятие документа

Данная книга представлена финансовой документацией, с помощью которой учитывается движение наличности в компании или у ИП. В ней фиксируется выдача денег или принятие средств.

Ее листы содержат таблицы, которые заполняются в течение каждого рабочего дня при совершении разных финансовых операций.

Для чего нужна кассовая книга?

На основании сведений, содержащихся в этом документе, контролируется финансовое состояние любой компании. Он может использоваться даже налоговиками, занимающимися проверкой компании. Дополнительно книга полезна для руководителя любой фирмы, так как с ее помощью можно легко понять, сколько денег получает компания, а также какое количество средств тратится на те или иные цели.

Кассовая книга является обязательной документацией, причем она представлена в каждой фирме в единственном экземпляре. По закону не допускается ведение сразу нескольких книг, содержащих разные данные.

кассовая книга заполнение вручную

Кто занимается ведением?

Заполнение кассовой книги может осуществляться от руки или с помощью компьютера. Занимается данным процессом кассир или бухгалтер, назначаемый ответственным за ведение книги с помощью специального приказа. Он представлен материально ответственным лицом. В его обязанности входят следующие действия:

  • грамотное заполнение кассовой книги;
  • выдача и прием денег или иных материальных ценностей и ценных бумаг;
  • принятие и выдача разной подотчетной документации;
  • заполнение доходных или расходных кассовых ордеров, которые требуются при выдаче зарплаты или премий;
  • контроль над разными кассовыми операциями.

Деятельность кассира контролируется со стороны главного бухгалтера предприятия. Если бизнесмен является индивидуальным предпринимателем, то он самостоятельно занимается заполнением этого документа.

пример заполнения кассовой книги

Правила заполнения

Каждый человек, назначенный ответственным лицом за заполнение данной документации, должен разбираться в том, как вести правильно кассовую книгу. Для этого учитываются следующие правила и требования:

  • вносятся данные в документацию на основании специальных указаний, выпущенных Центральным банком;
  • допускается вести документ в бумажном или электронном виде;
  • используются для этих целей исключительно бланки, обладающие строго установленной формой;
  • не допускается пользоваться собственной формой, разработанной работниками отдельной фирмы, так как по закону нужно применять единый формат;
  • начинается новая книга ежегодно, поэтому в конце года с ее помощью можно определить, какое количество средств было заработано и потрачено компанией;
  • важно грамотно нумеровать каждый лист книги, поэтому пропуск страниц является грубым нарушением;
  • все страницы обязательно сшиваются, а в конце прописывается количество имеющихся листов;
  • на документе ставится подпись директора предприятия, а также печать компании;
  • если книга ведется в печатном виде, то делается сразу два одинаковых экземпляра.

Во время ведения документации ответственное лицо должно стремиться к тому, чтобы отсутствовали какие-либо помарки, ошибки или исправления.

основание для заполнения кассовой книги

Особенности для электронных книг

Все реже осуществляется заполнение кассовой книги вручную, так как многие компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Поэтому и этот документ заполняется в электронном виде. Чтобы выполнить этот процесс грамотно, учитываются следующие правила:

  • как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
  • распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
  • если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
  • записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
  • обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
  • любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить.

Инструкция по заполнению

Если кассир плохо разбирается в этой работе, то он должен изучить пример заполнения кассовой книги. На самом деле процедура считается оперативной и простой. Для этого нужно только следовать правильной инструкции:

  • начинается книга с титульного листа, где указывается общая информация о предпринимателе или компании;
  • указываются личные данные ИП, представленные его Ф.И.О., датой рождения и паспортными данными;
  • если заполняется документ в компании, то приводится ее наименование, юридический адрес и другие значимые реквизиты;
  • на титульном листе указывается период, за который ведется документация;
  • далее заполняются обычные листы книги, предназначенные для внесения сведений обо всех операциях, реализуемых в течение рабочего дня;
  • каждый листок имеет две части, которые могут легко отрываться;
  • сверху приводится дата внесения сведений, а также номер листка;
  • дальше располагается таблица, в которой имеется 5 столбиков;
  • в таблице указывается номер документа, субъект, от которого были получены деньги или которому были выданы средства, номер счета, а также размер прихода и расхода;
  • в конце приводится остаток на начало и конец дня;
  • если после заполнения таблицы остаются пустые строки, то они должны перечеркиваться с помощью большой буквы Z, чтобы в будущем невозможно было внести какие-либо недостоверные сведения в кассовую книгу;
  • в конце листа ставится подпись кассира, занимающегося ведением документации.

Образец заполнения кассовой книги можно изучить ниже.

кассовая книга для чего нужна

Правила исправления сведений

Нередко в процессе ведения документации ответственные лица допускают какие-либо ошибки. Заполнение кассовой книги считается простым процессом, но всегда существует вероятность, что будут внесены неправильные сведения. В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.

Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

  • неверные данные просто зачеркиваются;
  • сверху пишутся верные сведения;
  • правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
  • если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
  • после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании. Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения. Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках. Только после этого производится аннулирование страницы.

кассовая книга образец заполнения

Правила сшивания

Кассир, назначенный в качестве ответственного за ведение документации, должен разбираться не только в правилах заполнения кассовой книги, но и в особенностях ее сшивания. Все листы обязательно нумеруются и прошиваются. Для этого используются качественные специальные нитки. После их завязывания они должны находиться с обратной стороны документа.

К узлу приклеивается небольшая бумага, содержащая информацию о количестве листов. Информация заверяется печатью компании, после чего лист подписывается директором.

Особенности ведения

Индивидуальные предприниматели могут не заниматься ведением кассовой книги, но они должны вести учет своих расходов и доходов. Поэтому наиболее актуально для этого воспользоваться именно этим документом. Если бизнесмен пользуется кассовой книгой, то он обязан следовать правилам ее оформления. Не требуется указывать лимит остатка кассы, а также предпринимателями не составляются кассовые ордера.

Компании обязаны следовать всем требованиям, предъявляемым к этой документации. Если будут иметься ошибки или нарушения, то это может стать основанием для более тщательной проверки со стороны работников ФНС.

Образец заполнения кассовой книги вручную можно изучить ниже.

заполнение кассовой книги

Можно ли не распечатывать электронный документ?

Компании имеют право вести кассовую книгу в электронном виде без распечатки. В этом случае предприятие полностью переходит на электронный документооборот. В качестве основания для заполнения кассовой книги выступает любая финансовая операция, совершаемая в фирме.

Возможность вести документацию исключительно в электронном виде появляется только после покупки компанией определенных технических средств. Именно они обеспечивают защиту данных от мошенников и хакеров. При их использовании гарантируется, что ответственное лицо никаким образом не сможет допустить ошибку. Дополнительно документация защищается от потери сведений.

Все электронные образцы книги непременно подписываются с помощью электронной подписи, которая должна отвечать условиям ФЗ № 63. Электронная версия немного отличается от бумажного документа по внешнему виду, но в ней содержатся те же строки и столбцы.

Если предприниматель принимает решение перейти полностью на электронную версию книги, то он должен подготовиться к серьезным тратам, связанным с приобретением дорогостоящего оборудования. Выбранный кассир должен уметь работать с этой техникой.

кассовая книга образец заполнения вручную

Заключение

Кассовая книга ведется любой организацией, но ИП могут не заполнять эту документацию, хотя она обеспечивает легкость и оперативность учета. Документация может вестись в электронном или бумажном виде. Она содержит данные обо всех финансовых операциях, совершаемых в течение каждого рабочего дня.

При наличии ЭЦП и специальной техники можно вести документ исключительно в электронном виде, поэтому не возникает необходимости распечатывать его на принтере.

Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга

Унифицированная форма КО-4 подлежит использованию российскими организациями для ведения учета операций по кассе. Форма — обязательная, порядок заполнения и требования к ведению достаточно жесткие, а ошибки могут даже привести к штрафу. Рассмотрим, что собой представляет форма КО-4 и где ее можно скачать.

Предназначение унифицированной формы КО-4

Особенности заполнения формы КО-4

Для кого использование формы КО-4 обязательно?

Итоги 

Предназначение унифицированной формы КО-4

Форма КО-4, называемая кассовой книгой, является инструментом для ведения учета следующих операций на кассе предприятия:

  • поступление наличных денежных средств;
  • выдача наличности.

В поля формы заносятся сведения о расходных и приходных ордерах.

Подробнее о некоторых нюансах ведения кассы на предприятии читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Особенности заполнения формы КО-4

Кассовая книга по форме КО-4 состоит из 2 элементов — основной части и копии. При этом их структура и взаимное расположение зависят от того, как заполняется документ — в бумажном варианте или на компьютере.

В первом случае копия формы КО-4 является отрывной. Ее заполнение осуществляется одновременно с основной частью при использовании копировальной бумаги. При заполнении рассматриваемого документа на компьютере копию формы можно получить посредством повторной распечатки на принтере основной ее части.

Законодательством также предусмотрен вариант ведения кассовой книги в полностью электронном виде — при условии задействования автоматизированных систем.

Скачать унифицированную форму КО-4 вы можете на нашем сайте:

Унифицированная форма № КО-4 - Кассовая книга

Скачать унифицированную форму КО-4

Заполненный образец кассовой книги вы можете найти в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец»

Для кого использование формы КО-4 обязательно?

Существует ошибочное мнение, что заполнять форму КО-4 российские организации с 1 января 2013 года не обязаны — в связи со вступлением в силу нового закона о бухучете и появлением соответствующих разъяснений в письме Минфина РФ № ПЗ/10-2012, согласно которым организации вправе не задействовать в своей работе унифицированные формы.

Дело в том, что подобные преференции установлены в отношении только тех организаций, которым законодатель в отдельных правовых актах прямо не предписывает использовать унифицированные формы. Подобный источник права в России действует — это указание Банка России № 3210-У, изданное 11.03.2014.

В соответствии с п. 1 указания тем нормам, что содержатся в положениях соответствующего акта, должны безусловно следовать юридические лица. В свою очередь ИП в общем случае вправе не вести кассу, а значит, они не обязаны задействовать унифицированные формы, включая документ КО-4. Вместе с тем практическая необходимость в оформлении приходных и расходных операций на кассе у ИП вполне может возникать (например, при выдаче наличных денежных средств сотрудникам под отчет), и в этом случае в качестве кассовой книги должна задействоваться форма КО-4.

Ознакомьтесь с полезными фактами о кассовых операциях в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Итоги

Форма КО-4 — обязательный кассовый регистр. Отказаться от ее ведения у основной массы хозсубъектов права нет. И вести ее нужно именно по унифицированной форме и никак иначе. 

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кассовая книга

Основным регистром у хозяйствующего субъекта по осуществлению расчетов в наличной форме является кассовая книга, составление которой возлагается на кассира, при его отсутствии – на определенное должностное лицо. Периодически главный бухгалтер должен проверять правильность заполнения и само ведение кассовой книги, так как именно этот документ чаще всего запрашивают при проверках.

Оглавление статьи

Когда, зачем и с какой целью применяется кассовая книга

кассовая книгаПорядок ведения кассовых операций регулирует все основные моменты по составлению кассовой книги. Ее обязаны заполнять все предприятия, а также предприниматели, за исключением ИП, применяющих упрощенный вариант ведения учета.

Этот регистр открывается в начале каждого года. В отчетном периоде в него вносятся данные ежедневно при наличии движения операций по кассе. Если кассовые документы не оформлялись в течение дня, лист книги не заполняется. Данное правило распространяется и на дни праздника и выходные. По окончании года книга закрывается.

Кассовая книга служит основным обобщающим документом, в котором ежедневно отражаются все кассовые бланки по приходным и расходным операциям. Также в ней определяются остатки денег на начало и конец дня. Это очень важный момент, так как в это время происходит проверка соблюдения лимита хранения наличности в кассе. При его превышении кассиру необходимо осуществить сдачу наличности в банк. Нарушение этого ограничения грозит организации штрафными санкциями.

Если компания имеет филиалы, то этот регистр должен вестись по каждому из них. При этом выделенные на самостоятельный баланс подразделения, заполняют книгу, а копии ее листов передают основному предприятию. Для подразделений, не имеющих своего баланса, необходимо сдавать оригиналы листов книги, а копии оставлять себе.

Внимание! Законодательство требует от организаций, совмещающих собственную деятельность с агентской, вести несколько кассовых книг.

Порядок ведения кассовых операций

Госстатом утверждена стандартная форма КО-4. Как правильно вести кассовую книгу должны знать и те, кто ее составляет, и те, кто проверяет.

Хозяйствующий субъект имеет право заполнять ее вручную, используя журнал, приобретенный в типографии, или автоматически, с помощью специализированных программ. Во втором случае ежедневно распечатываются отчеты кассира, а сам регистр воспроизводится на бумаге в конце года с указанием общего количества листов.

В любом случае, все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, и скреплены печатью и подписью директора компании.

В кассовую книгу, заполненную от руки, можно вносить исправления. Они должны быть завизированы кассиром и главным бухгалтером. Если ошибки влияют на остаток денег, то лист аннулируется и заполняется новый.

В начале каждого дня кассир переносит остаток денег в кассе с предыдущего дня. По мере совершения операций, он отражает все приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО), а также приравненные к ним документы в этом регистре. При завершении дня или смены работник подсчитывает обороты и выводит остаток на конец дня. Вместе с отчетом кассира он передает все оформленные ПКО и РКО за день в бухгалтерию, подтверждая отчет своей подписью.

Бухгалтер принимает его, сверяет все приложенные документы и расписывается в регистре.

Сама кассовая книга хранится в кассе предприятия до конца года.

Образец заполнения кассовой книги

В первую очередь оформляется обложка кассовой книги. На ней нужно указать название фирмы, ее код согласно справочнику ОКПО. Если документ относится к конкретному структурному подразделению, то его название записывается в соответствующей графе, иначе — ставится прочерк.

кассовая книга тлЧуть ниже проставляется календарный год, за который ведется регистр.

Строение листа кассовой книги может быть двух видов — с горизонтальным или вертикальным расположением. У них различается принцип заполнения.

На листах с вертикальным расположением, все данные за один день располагаются на одной странице. При этом отчет кассира формируется двумя способами:

  • На следующем листе кассовой книги с его последующим удалением. Обе страницы нумеруются одинаково, а заполнение происходит через копирку шариковой ручкой.
  • На чистом вкладном листе. При этом на нем от руки делается запись «Отчет кассира за..». Заполнение производится через копирку. Все страницы книги нумеруются по порядку.

На листах с горизонтальным расположением вторая страничка без разлиновки подгибается вовнутрь. Между половинками прокрадывается копировальная бумага. Для заполнения обратной стороны вторую половинку загибают в другую сторону. Обе части нумеруются один номером. После заполнения вторая отрывная часть удаляется и подшивается к кассовым документам.

Заполнение листа кассовой книги в каждом случае не отличается и происходит следующим образом:

В верхней части страницы проставляется число, за которое заполняется лист, и его порядковый номер.

кассовая книга-1Затем переходят к внесению записей в табличную часть. Можно записывать все документы по приходу, а потом все расходные.

В поле «Остаток на начало дня» вносится переходящий остаток в кассе. Он обязательно должен совпадать с остатком на конец дня, указанным на предыдущем листе.

Затем построчно вносятся записи о кассовых документах.

В графе 1 указывается название и номер документа.

В графу 2 вносится Ф.И.О. лица или наименование фирмы, с которыми произошла операция движения денег по кассе.

В графе 3 записывается код бухгалтерского счета, соответствующий операции.

В графах 4 и 5 указывается сумма прихода или расхода денег, в зависимости от характера операции.

В строке «Перенос» в конце первой половины листа проставляется промежуточная итоговая сумма приходных и расходных операций на данной странице. Все пустые строки, оставшиеся на листе, прочеркиваются.

В строке «Итого за день» подводится денежный итог — в графе 4 ставится сумма приходных операций, в графе 5 — расходных.

После этого ниже указывается остаток средств в кассе в конце рабочего дня.

Если в кассе в конце дня находятся деньги, которые предназначены на выдачу зарплаты, стипендии и т. д. – эта сумма записывается отдельно в следующей строке.

Кассир заверяет правильность внесения данных, ставя свою личную подпись.

После этого бухгалтер пересчитывает количество приходных и расходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира, указывает их количество в соответствующих строках ниже, после чего сам подписывает этот лист кассовой книги.

Кассовая книга бланк

excel-32x32Кассовая книга бланк скачать Excel.скачать-1

word-32-32Кассовая книга бланк скачать Word.

Форма КО-5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Если компания имеет большое число подразделений (например, отделов, секций, подотделов и т.д.), в каждом из которых есть свой кассир, то в работе используют документ по форме КО-5. В ней старший кассир фиксирует выдачу средств рядовым кассирам хозяйствующего субъекта или возврат от них. Как правильно заполнить книгу учета принятых и выданных сотрудником-кассиром денежных средств, расскажем в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги учета по форме КО-5 .xlsСкачать образец книги учета по форме КО-5 .xls

Цели и порядок использования документа

Книгу ведет старший кассир центрального подразделения хозяйствующего субъекта. В документе он отмечает факт передачи денег кассирам остальных отделов. Выдача налички осуществляется в начале смены, тогда же и отмечают данный факт в книге по форме КО-5. Размер выдаваемой суммы должен соответствовать хозяйственным нуждам подразделения. В ситуации, если в конце трудового дня или смены деньги не были полностью потрачены, остаток возвращается в главную кассу. Данное действие тоже фиксируют в документе.

Книга позволяет быстро установить, сколько было выдано и принято наличных денег, сколько их осталось в конце рабочего дня, сколько составляет полученная выручка организации.

К сведению! Документ был создан и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88.

Заполняем бланк КО-5

Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.

Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.

Заполняем четные страницы

Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:

  1. Текущая дата.
  2. Сколько средств числилось в начале рабочего дня в главной кассе.
  3. Сколько денег было выдано рядовому кассиру. Данная сумма записывается прописью и цифрами.
  4. Подпись сотрудника, которому были выданы денежные средства.
  5. Сколько денег было получено рядовым кассиром за весь день по приходным операциям.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5. Часть 1

Заполняем нечетные страницы

Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:

  1. Сколько денег сдано старшему кассиру.
  2. Подпись старшего кассира в подтверждение получения денежных средств.
  3. Сколько наличных зафиксировано в кассе в конце дня. Эта же сумма записывается на следующий день в графу №2 таблицы на четной странице (остаток на начало дня).

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5. Часть 2

Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру. Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.

Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.

Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.

Образец заполнения кассовой книги в 2017 году

Нынешние предприниматели ведут свою деятельность с применением безналичных форм расчета, однако нередки и наличные способы оплаты в национальной валюте с использованием кассовой книги. Причем от правильности ее ведения зависит успешное развитие взаимоотношений с контролирующими органами и ведение учета в целом.

Основная информация

Кассовая книга представляет собой специализированный документ, отображающий информацию о проведенных финансовых операциях наличным расчетом. Указанный документ относится к бухгалтерской отчетности предпринимателя и является обязательным для заполнения.

Вести кассовую книгу необходимо согласно требованиям действующего законодательства РФ. Журнал заполняется в соответствии с формой КО-4. Не стоит недооценивать важность кассового документа и порядок его заполнения, ведь любые выявленные нарушения грозят предпринимателю получением штрафов и повышенного внимания со стороны представителей налоговой службы.

Кассовый учет проводится с начала и до конца отчетного года.

Понятие

Кассовая книга – бухгалтерский документ, в котором предприниматель обязан фиксировать все произведенные кассовые операции в течение дня. Заполняется книга ежедневно, без учета выходных дней. Отображенная информация должна подтверждаться приходными и расходными документами. По окончанию дня итог суммируется, включая оборот и расчет лимита кассы.

В кассовой книге регистрируются:

  • приходно-расходные операции;
  • расчеты сумм корреспондирующих счетов;
  • характер финансовых проводок.

Предназначение

Ведение книги учета в соответствии с требованиями действующего налогового законодательства РФ является прямой обязанностью предпринимателя, особенно когда становится вопрос о составлении и предоставлении отчетной налоговой документации.

Если для ведения предпринимательской деятельности можно ограничится безналичными формами расчета, то при выплате заработной платы через кассу предприятия наличными средствами наличие книги учета обязательно.

Для понимания всех нюансов ведения кассовой книги рекомендуется обратиться к услугам бухгалтера, а в дальнейшем вести ее самостоятельно.

Кто обязан заполнять

В РФ действует нормативный правовой акт, в котором закреплен регламент ведения кассовой книги в том числе для ИП, занимающиеся розничной торговлей, и юридическими лицами, например, для ООО.

С 11.03.2014 действует Указание Банка РФ №3210-У (далее – Указание), и с 01.06.2014 года действует часть, касающаяся правил ведения кассовых книг.

Указание закрепляет обязанность ведения кассовой книги для всех предпринимателей и организаций, которые осуществляют проводку финансовых операций наличными средствами, независимо от формы налогообложения.

Законодательство

Правовым основанием для ведения учета через кассовую книгу является Указание «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Правила заполнения кассовой книги

В документе должна содержаться информация по всем денежным проводкам наличным способом ежедневно на протяжении отчетного года. Кассовая книга учета должна быть в одном экземпляре. Каждый лист журнала должен содержать нумерацию, а также быть прошнурованным. На последнем листе с обратной стороны ставится сургучная либо мастичная печать. Пронумерованная и прошнурованная книга заверяется подписью руководителя.

Информация в кассовой книге должна дублироваться, с использованием копировальной бумаги. Второй экземпляр должен быть отрывной, учитывая, что он применяется для составления отчета кассиром-операционистом. Оригинал хранится в журнале учета. Порядковые номера копий и оригинала должны быть одинаковыми.

В кассовую книгу запрещено вносить изменения, исправления без подписи кассира или главного бухгалтера.

Согласно Указанию, порядок ведения журнала подразделяется на:

  • обычный;
  • по упрощенной форме.

Кассовую документацию подписывает как правило либо кассир, либо бухгалтер. Если у предпринимателя нет своего бухгалтера, то он имеет право оставить свою подпись.

Что нужно для правильного заполнения кассовой книги:

  • титульный лист должен содержать в себе полные данные о наименовании юридического лица или предпринимателя, а также содержать сведения о реквизитах;
  • срок, на который заводится книга;
  • на бланки страница вносится дата их заполнения;
  • в строке «остаток средств на начало рабочего дня» вносится сумма финансовых средств, которые находятся в кассе в начале дня, и берется она с предыдущей страницы в графе «остаток средств на конец дня»;
  • строки 1-5 заполняются на основании информации расходных и приходных кассовых ордеров:
  • 1 – номер ордера;
  • 2- данные лица, получившего или сдавшего средства;
  • 3 – обязателен для заполнения юридическим лицам;
  • расход и приход в остальные строки;
  • пустые поля заполняются символом «Z»;
  • «итого» — расходная и приходная сумма за отработанный день;
  • подпись уполномоченного лица;
  • общее количество кассовых ордеров.

Образец заполнения кассовой книги.

Структура

Кассовая книга представляет собой единый документ, содержащий в себе от 50 до 100 страниц, а также титульный лист, обязательный к заполнению, на котором отображается также срок ведения регистра.

Вручную

При ведении журнала ручным способом, книга должна быть:

  • пронумерована;
  • прошнурована;
  • опечатана на последнем листе.

Записи ведутся в двух экземплярах, с применением копировальной бумаги.

В обязанности кассира-операциониста входит:

  • просчет и внесение информации о всех произведенных операциях за рабочий день;
  • вывод остатка в конце дня;
  • передача отчета в бухгалтерию;
  • проверка и внесение информации об ордерах;
  • подписывать отчетные документы.

Предоставленный отчет кассиров проверяется бухгалтером и заверяется своей подписью.

На компьютере

Законодательством допустимо заполнять форму КО-4 с помощью компьютера. Для этого используются специализированное программное обеспечение либо известные офисные программы для работы с таблицами. Алгоритм и содержание ничем не отличается от ручного способа заполнение.

После окончательного внесения данных кассир должен:

  • вывести на печать страницы кассовой книги;
  • распечатанные экземпляры подписать и передать бухгалтеру на проверку, предоставив ПКО и РКО, оформленный за рабочий день.

В конце отчетного года распечатанные страницы журнала учета подлежат прошивке и нумеровку с проставлением печати, и подписи уполномоченных лиц.

Цифровая схема

Не запрещено вести кассовую книгу в электронном виде, не прибегая к необходимости ее распечатывать.

В качестве образца заполнения кассовой книги в электронном виде можно использовать любой соответствующий отчет предпринимателя, ведущего схожий вид деятельности. 

Существуют определенные требования к ведению электронной формы учета, согласно которым:

  • гарантирована безопасность и защищенность от доступа к информации посторонних лиц;
  • исключены ошибки во внесенных данных;
  • обеспечена защита от потери данных.

Электронные кассовые книги подписываются ЭЦП в соответствии с действующим законодательством РФ.

Пример

Кассир обязан заполнять журнал ежедневно, без учета выходных дней. В конце рабочего дня все записи перепроверяются, а суммы по ордерам пересчитываются. Если все данные верны – ставится подпись с последующей передачей отрывного листа и подтверждающих проведенные операции бухгалтеру на проверку.

В кассовую книгу вносится информация о количестве переданных документов и ставится подпись.

Обязанностью бухгалтера является проверка предоставленной информации.

Сама книга состоит из двух основных частей заполняемые одновременно через копирку. При этом отрывная часть передается в бухгалтерию.

Информация по каждому новому рабочему дню вносится с новой страницы с указанием:

  • даты и номера;
  • все проведенные финансовые операции в течение суток;
  • остаток с предыдущего дня.

Как быть, если допустили ошибку

Независимо от формы ведения отчетности недопустимо вносить помарки или исправления в отчетные документы.

Ошибки неизбежны и для их исправления существует два законных способа:

  1. Если допущенная ошибка при заполнении не влияет на конечную сумму, то место где она допущена, и вносятся правильные данные. Исправленная запись должна быть заверена кассиром и главным бухгалтером.
  2. Если допущенная ошибка изменяет итоговую сумму, то вся страница подлежит аннулированию, и кассовые листы заполняются заново.

Во втором случае ответственное за ошибку лицо обязано предоставить пояснительную записку на имя руководителя или главного бухгалтера.

После предоставления документов созывается специальная комиссия, результатом заседания которой будет справка, с отображением внесенных корректив и изменений.

Своевременное выявление ошибок и соблюдение процедуры их исправлений позволит избежать наложения штрафов со стороны контролирующих штрафов.

Кто несет ответственность

Ответственность за правильность заполнения и ведения кассовой книги возложена на главного бухгалтера.

Порядок контроля утверждается локальным приказом руководителя предприятия.

Под контролем подразумевается:

  • проверка правильности проведения нумерации документа;
  • анализ корректности ведения учетной книги;
  • сверка кодов;
  • проверка предоставленного списка документов;
  • выявление незафиксированных исправлений и корректировок.

Специальные подразделения предприятия

Все финансовые операции, проводимые обособленными подразделениями, с наличными денежными средствами фиксируются в кассовой книге.

Нюансы:

  • если ОП самостоятельно вносит денежные средства на расчетный счет организации– остаток суммы считается как для организации, а при внесении денежных средств в кассу – лимит устанавливается на локальном уровне в соответствии с приказом;
  • на обложке книги указывается наименование обособленного подразделения.

Количество заполняемых книг на предприятии

На предприятии допустимо использовании нескольких кассовых книг в случаях, если:

  • есть обособленные подразделения;
  • предприятие выступает как платежный агент.

Правила прошивки

Оформление кассовой книги – важный аспект ведения отчетности по наличным кассовым операциям.

В зависимости от способа ведения журнала учета проводится ее сшивка и опечатка:

  • приобретенный печатный вариант – сшивается, нумеруется (в том числе с проставлением общего числа страниц) сразу и заверяется сургучной или мастичной печатью и подписью уполномоченного лица;

Ведение учета на компьютере с использованием ежедневной печати — сшивается, нумеруется (в том числе с проставлением общего числа страниц) в конце года и заверяется сургучной или мастичной печатью и подписью уполномоченного лица.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о