срочные, но не важные дела

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыпо

Ежедневник успеха Добробук

В ОСНОВУ ЕЖЕДНЕВНИКА ДОБРОБУК ПОЛОЖЕНА ПРОСТАЯ И ЭФФЕКТИВНАЯ КОНЦЕПЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ. 

Планирование начинается с определия приоритета дел по категориям срочности и важности. Если вы действительно хотите добиться успеха в жизни, то вам необходимо развить навык расстановки приоритетов. Шаблон распределения времени Стивена Кови вам в этом поможет.

1. ПЕРВЫЙ ЛИСТ — МАТРИЦА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ СТИВЕНА КОВИ — 1 шт

Этот шаблон в ежедневнике поможет быстро «раскидать» дела по 4-ём категориям:

 

 — ВАЖНО/СРОЧНО. Срочные дела — те, что требуют немедленного внимания, их можно обозначить словом «Сейчас!». Срочные дела обычно видимы. Они давят на нас, требуют действий. Важные дела, с другой стороны, имеют отношение к долгосрочным результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и важнейшие цели. 

Квадрат важно / срочно содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Если дела в этом квадрате накапливаются, то они начинают поглощать жизненную энергию человека и часто мы «убегаем» от кризисов и неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполняют рабочее время, однако никакой пользы не приносят. Результатом убегания от решения важных и срочных дел являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью. Нужно стремиться дела из этого квадрата решать максимально быстро, иначе их игнорирование грозит психологическими и финансовыми проблемами. 

 — ВАЖНО / НЕ СРОЧНО. Этот квадрат включает в себя дела связанные с долгосрочным планированием, поиском новых возможностей, нашими глубинными ценностями и миссией, нашим личностным развитием. Сюда входят дела по восстановлению сил и укреплению здоровья для достижения глобальных целей, а также по укреплению отношений с близкими и нужными людьми. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными. Дела из данного квадрата в перспективе оказываются самыми эффективнымы потому, что дают долгосрочный и устойчивый результат. Если тратить большую часть времени на осуществление этих дел, вероятность стать успешным человеком возрастает в разы.

Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является личностный и карьерный рост, удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспектив и рост доходов. Это ключ к управлению собственной жизнью.

 — НЕ ВАЖНО / СРОЧНО — к этому квадрату относятся ежедневный мелкий шум, помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих целей и желаний, если они опережают по важности дела из квадрата 2. Результатом фокусирования своего внимания на делах из этого квадрата является неразумная жертвенность, и ложное представление о бессмысленности по настоящему важных планов и целей. Стремитесь освобождать себя от неважных занятий из этого сектора, больше времени и внимания уделяя делам из квадрата 2. 

 — НЕ ВАЖНО / НЕ СРОЧНО. Этот квадрат является сектором деградации, ведь он содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо «мусорных дел», крадущих время (компьютерные игры, просмотр ТВ).

Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к себе и своиму потенциалу.

С вечера, или утром, вы можете все ваши текущие дела на день распределить по 4-м категориям, чтобы дальше больее четко представлять себе очередность выполнения дел, и то время, которое можно на них выделить. 

2. ЛИСТЫ ДЛЯ ЕЖЕДНЕВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ — 21 шт (3 НЕДЕЛИ)

Для планирования на день в ежедневнике Добробук отводится целый разворот. Два полушария мозга человека работают по-разному — одно полушарие отвечает за структурное мышление, другое за творческий потенциал. Чтобы задействовать оба полушария, левая половина разворота для планирования на день в нашем ежедневнике отвечает за дисциплину, правая – за творчество. В левой половине вы составляете списки дел, распределяете их по времени. Правую половину используете в качестве черновика, который всегда под рукой. Здесь вы можете записать тезисы и вопросы, подготавливаясь к встрече, а в ходе встречи зафиксировать такие-то мысли и идеи. Здесь же можно рисовать эскизы и интеллект карты. Выделенные поля на каждой половине разворота нужны для фиксирования самых важных дел и озарений.

Почему этих листов только 21? Как показывает наша практика — три недели более чем достаточный срок для подробного планирования, и, как правило, вы будете подробно планировать свои дела не более чем на одну-две недели вперед. К тому же, далее мы предлагаем листы для планирования на неделю. 

3. ЛИСТЫ ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ НА НЕДЕЛЮ — 5 шт (МЕСЯЦ)

Эти листы аналог всем вам хорошо известного и привычного школьного дневника. На одном развороте вы видите дела на всю неделю сразу. 

4. ЛИСТЫ ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ НА МЕСЯЦ — 6 шт (1 ГОД)

5. КОЛЕСО БАЛАНСА ЖИЗНИ  — 1 шт. 

Для достижения баланса в жизни нужно привести в порядок все секторы своей жизни. Чтобы оценить, в каком состоянии находятся важные для вас части жизни в данный конкретный момент – используйте наш шаблон.

Круг разбит на 8 секций. Каждый сектор – одна из важных сфер жизни. Можете выбрать свои, или те, что описаны выше.

Оцениваете текущее состояние каждой сферы по шкале от 1 до 10 баллов (1 – ужас, 10 – всё замечательно). В итоге, получаете колесо жизненного баланса вашей жизни. Сфера жизни, которая набрала мало баллов – главный источник неудовлетворенности в жизни. Улучшая её – улучшаете общее ощущение благополучия. Упражнение можно делать раз в 1–3 месяца, чтобы видеть прогресс.

6. ЛИСТЫ В КЛЕТКУ ОТЛИЧНО ПОДОЙДУТ ДЛЯ ЗАПИСЕЙ — 3 шт. 

7. ЧИСТЫЕ ЛИСТЫ — СВОБОДА ТВОРЧЕСТВА — 3 шт. 

КУПИТЬ ЕЖЕДНЕВНИК УСПЕХА ЗДЕСЬ

Как справляться с задачами | Полезное чтение

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.

Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

222

Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.

матрица Эйзенхауэра

Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.

Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.

Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.

Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.

Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.

Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге
Написать клиентскую историю компании
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок
Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное

 

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?

Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Написать клиентскую историю компании
Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Почитать книгу
Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги Выйти на пробежку
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок Пролистать ленту фейсбука

 

В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.

В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.

Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

555

Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.

Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.

Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.

В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:

Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.

Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.

Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

 

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

метод Д.Эйзенхауэра «Важно-срочно» — coaching4yourlife

     Заново открыла для себя метод Д. Эйзенхауэра «Важно — Срочно», как инструмент планирования и средство повышения личной эффективности. Возможно, новое видение и применение также по-другому расставит акценты. Цель этой техники – организация личных дел и распределение приоритетов. Для работы потребуется лист формата А4 и ручка. Нарисуйте на листе бумаги ромб так, как показано на рис. 1. Квадраты ромба пронумеруйте цифрами от 1 до 4.

Рис. 1- Метод Д. Эйзенхауэра «Важно — срочно»

        Запишите названия квадратов так, как показано на рис. 2. Выберите квадрат, с которого хотели бы начать работу. Предположим, вы решили начать работу с квадрата 3 «Не важно и срочно». Взгляните на  жизнь глазами наблюдателя. Какие дела могли бы отнести к этому квадрату? Это может быть подготовка документации, писем-благодарностей, написание отзывов по завершении обучения, отправка контактных данных для включения в базу рассылки интересной группы, обновление какой-то информации и др. Выпишите эти дела рядом с соответствующим квадратом. Для каждого этот список будет уникальным. Есть ли еще, что хочется добавить? Если нет, перейдите в следующий по вашему выбору квадрат.

Рис. 2 — Метод Д. Эйзенхауэра «Важно — срочно»

     Предположим, вы решили двигаться по кругу и перешли в 4-й квадрат. Проанализируйте, что для вас является не важным и не срочным? Чаще всего, здесь оказывается просмотр телевизора, блуждание в   социальных сетях по нескольку часов, долгие разговоры по телефону и другие поглотители времени.

       Что может быть отнесено к следующему квадрату под названием «Важно, но не срочно»? Личное развитие, творчество, духовное развитие, рабочие проекты. Сюда же относятся дела, о которых  мечтаете и стремитесь достичь. Зачастую сюда попадают  дела с  установленным сроком дедлайна, реализация которых откладывается до тех пор, пока они не переходят в разряд срочных.

       Квадрат «Важно и срочно» составляют дела, которые не ждут отлагательства из области «быстро».

      Посмотрите, как распределяются ваши дела сейчас, когда видна вся картина. Что замечаете? Что можно перенести из одного квадрата в другой?

    Что еще важно знать о методе Д.Эзенхауэра? Первый сектор, в котором планируем наши дела – это сектор благополучия (рис.3). Чем больше этот сектор, тем больше спокойствия в жизни. Второй сектор – сектор кризиса. Отражает дела в состоянии кризиса. Третий сектор составляет сектор иллюзий и включает дела, которые не несут в себе никакой эмоциональной поддержки, когда  живем жизнью других людей и делаем не важные для нас дела, но срочные для кого-то. Четвертый сектор – сектор разрушения, включает дела, которые не приносят никакой пользы, а иногда и наоборот.

Рис. 3 — Метод Д. Эйзенхауэра «Важно — срочно»

            А теперь, как если представить, что все возможно, что бы хотели изменить в системе распределение дел? Хотите ли что-то перенести из одного сектора в другой?  Хотите ли что-то изменить? Сделайте это. И если у вас есть желание перенести другие дела в сектор благополучия, посмотрите, как это сделать.

       А теперь выполните следующее упражнение. Посмотрите обновленный список важных и не срочных дел. Возьмите чистый лист бумаги. Разбейте на квадраты. И в каждом из них запишите список первых конкретных шагов по каждому из пунктов, которые бы хотели сделать уже в ближайшую неделю.  Случается так, что шаги расписаны и позабыты, а дела делаются, результат достигается и начинаем жить из разряда «важно, но не срочно» в секторе благополучия.

          Что замечаете сейчас, глядя как распределились дела по секторам и выделив шаги для реализации дел из сектора благополучия? Как правило, в результате по завершению работы над техникой возникает ощущение порядка в голове и жизни. При регулярном использовании этой техники список дел для каждого квадрата с каждым разом будет увеличиваться. Желаю жить вам в секторе благополучия!

Поделиться ссылкой:

Понравилось это:

Нравится Загрузка…

Похожее

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о