Содержание

Отчеты в программе 1С Документооборот

Редактор статьи Редактор статьи:

Андрей  Бирюков 

Руководитель проектов Получить консультацию

Актуальность статьи проверена:

Содержание статьи

Одной из важных задач, которые решает 1С:Документооборот – предоставлять необходимую отчетность пользователям для анализа и оперативного контроля. Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных в структурированном виде.

Как узнать состояние исполнительской дисциплины в компании? Кто из сотрудников и как часто нарушает установленные сроки? Как часто происходят просрочки поручений и задач на текущий момент и за текущий год? Сколько времени сотрудники проводят на всевозможных совещаниях, встречах, планерках? Насколько оптимально выстроены текущие процессы в компании, или есть такие, которые тормозят работу?

Виды отчетов

Ответ на эти вопросы можно найти в отчетности. В системе 1С:Документооборот предустановлено порядка 300 видов отчетов по различным направлениям и разрезам аналитики. А при удачном профессиональном внедрении этот список легко расширяется и дополняется необходимыми отчетными формами.

Отчеты в Документы и файлы

Рис.1

Отчеты в Совместная работа

Рис.2

Для удобства в каждом из разделов системы находятся определенные виды отчетов непосредственно по данному разделу. Для доступа к ним необходимо открыть пункт меню раздела «Отчеты».

Отчеты в меню

Рис.3

Смотрите бесплатно
видеозаписи прошедших
мероприятий

Как настроить отчеты в 1С Документооборот

Давайте посмотрим, какие настройки отчетов предоставляет нам система. Формирование отчета начнем с выбора необходимого нам варианта. Как правило, в каждом отсчете предусмотрено несколько видов, каждый из которых отвечает тем или иным требованиям.

Выбор варианта отчета

Рис.4

При этом сам отчет также содержит настройки параметров, в соответствии с которыми он формируется. Настройки могут быть выведены на форму отчета для быстрого доступа к ним. В любом случае, по команде «Настройка» открывается окно со всеми предусмотренными на стадии разработки отчета настройками.

Настройка отчета

Рис.5

Если отбор по какому-то из параметров при формировании отчета учитывать не нужно, нужно просто снять с него галку выбора.

Выбор в настройках

Рис.6

Обладая определенными знаниями и опытом работы с настройками на СКД в 1С:Документооборот можно произвести тонкую настройку, изменяя практически все параметры самого отчета. Зачастую такой настройкой занимаются специалисты при внедрении системы, или в дальнейшем – очень опытные пользователи, имеющие специальные навыки для этого.

Задачи с нарушением сроков

Рис.7

Ну и конечно сформированные отчеты можно распечатывать и сохранять в различных форматах.

Сформированный отчет

Рис.8

Справка об исполнительской дисциплине

Пожалуй, самый востребованный руководителями любых рангов отчет.

Справка об исполнительской дисциплине

Рис.9

Здесь отображается общее количество задач, задач исполненных в срок, а также – с нарушением заданного срока (с возможностью сортировки по конкретным исполнителям или отделам), то есть оценить дисциплину в конкретных цифрах. Здесь же можно задать отбор по периоду, подразделению, исполнителю, а также отобразить эти же данные в виде диаграммы.

Отбор по периоду

Рис.10

Есть еще несколько отчетов, которые позволяют руководителям оперативно оценить ситуацию с исполнительской дисциплиной в различных разрезах.

Список истекающих задач

Рис.11

Список истекающих и просроченных задач подчиненных показывает, у какого сотрудника сколько просроченных задач на текущий момент и какие именно.

Справка по исполнению задач

Рис.12

Справка по исполнению покажет все задачи подчиненных за указанный период с результатами их исполнения.

Исполненные с нарушением сроков задачи

Рис.13

Отчет «Задачи, исполненные с нарушением сроков» покажет все просроченные задачи в разрезе сотрудников за обозначенный период.

Задачи на контроле

Рис.14

Отчет «На контроле» показывает состояние контрольных задач по каждому контролеру.

Договоры с истекающим сроком

Рис.15

Расторгнутые договоры

Рис.16

Другие отчеты

Отчеты по управлению договорной деятельностью отражают актуальные данные по текущим договорам за интересующий период.

В 1С:Документооборот есть большой блок статистических отчетов, на основании которых можно провести анализ эффективности текущих бизнес-процессов, сделать соответствующие выводы и принять соответствующие управленческие решения.

План-фактный анализ согласования

Рис.17

Длительность задач согласования

Рис.18

Средняя длительность согласования

Рис.19

Статистика результатов согласования

Рис.20

Затраченное время на мероприятия

Рис.21

Средняя длительность процессов по документам

Рис.22

Справка об объеме документооборота

Рис.23

Мы рассмотрели часть типовых отчетов 1С:Документооборот, поставляемых с программным продуктом из коробки. При внедрении системы правильное планирование и разработка нужных отчетов, которые будут выполнены, исходя из требований вашей компании, обеспечит пользователей актуальной информацией в необходимом виде. Вследствие внедрения такой системы контроля исполнительской дисциплины в компании, обязав сотрудников использовать систему электронного документооборота, можно значительно повысить исполнительскую дисциплину и получить эффективную систему управления в компании.

Отчеты в электронном документообороте

Система предоставляет возможность построения отчетов по работе с документами, которые в ней хранятся.

Группировка документов

Этот простой отчет, доступный из корневой папки пользователя, его личной папки (для почтовых сообщений), папок для документов подразделения и организации, а также из любой папки, созданной самим пользователем.

Выберите, например, свою корневую папку:

Виды группированияЗакладка «Виды группирования» в корневой папке пользователя

Перейдите на закладку «Виды группирования» и нажмите кнопку Создать группировку на панели инструментов. Появится форма для настроек группирования:

Форма настроек группированияФорма настроек группирования

Введите в верхнее поле название группировки (Например, «Входящие за месяц»), в поле ниже выберите папку, из которой будут выбираться документы (в нашем примере – папка «Входящие»), также можно указать отдельные условия отбора по полям документов. В нашем примере выберем поле «Дата документа» и установим ему значение «за этот месяц». Условие добавляется с помощью кнопки Добавить в список. Форма настроек позволяет создавать и более сложные условия, объединяя их логическими операторами «И»/»ИЛИ».

После сохранения изменений вы увидите результат – окно с отчетом:

отчет - входящие за месяцОтчет – «Входящие за месяц», группировка по полю «Корреспондент»

Вы можете выбрать и несколько полей для группировки, например, кроме «Корреспондента», выберем поле «Как решено». Создадим еще одну группировку:

отчет - входящие за месяц - группировка по двум полямОтчет – «Входящие за месяц», группировка по полям «Корреспондент» и «Как решено»

У вас есть возможность выгрузки отчета в таблицу Excel: на выбранном отчете просто нажмите на «скрепку». В результате Система предложит сохранить данный отчет в формате .csv, отображаемом в Excel.

Отчеты по делопроизводству

Готовить данные отчеты могут сотрудники, которые выполняют роль «Сотрудник канцелярии».

Для создания отчета перейдите в папку «Отчеты»:

Отчеты по документообороту и делопроизводствуПодготовка отчетов

Выберите нужный отчет, откройте его, заполните необходимые параметры и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Пример отчета в документооборотеПример формы отчета

СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛЕТРСКОМ УЧЕТЕ

Архив в PDF формате

Дата публикации статьи в журнале:

Название журнала: , Выпуск: , Том: , Страницы в выпуске:

Анотация:

Ключевые слова:                     

DOI:

Данные для цитирования: . СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛЕТРСКОМ УЧЕТЕ. Экономические науки. ; ():-.


В современных условиях все управленческие решения опираются на информацию, которая содержится в служебном документе. Правильная работа с документами влияет на качество работы управленческого аппарата, организацию и трудовую культуру общения работников. Поэтому успех и эффективность управленческой деятельности во многом зависит от того, насколько профессионально организован документооборот и ведение документации.

В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой документооборот — создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

С помощью организации документооборота можно повысить оперативность бухгалтерского учета, ускорить сроки составления бухгалтерской отчетности, а так же усилить контролирующие функции учета.

В зависимости от сферы обращения документов и их назначения, документооборот условно делят на внутренний и внешний. Первый состоит из внутренних документов, установленных на предприятии и входящих документов, поступивших на предприятие. Второй состоит из исходящих документов. Графически это можно показать на рисунке 1.

В организации документооборота выделяется пять основных этапов:

  1. Формирование первичного документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований законодательством, предъявляемых к оформлению документов;
  2. Предоставление документа в бухгалтерию, для контроля его актуальности и принятии его в полном объёме для учетной обработки;

Рисунок 1 — Схема документооборота организации

  1. Проверка бухгалтером принятых к учету документов по форме, по содержанию, а также арифметическая проверка.
  2. Обработка документа в бухгалтерии состоит из следующих этапов:
  • Таксировка — денежная оценка хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Некоторые принятые в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
  • Группировка объединение документов по однородным признакам и за определенный период, т.е. подготовка сводных данных за определенный период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, и отражаются в отчете кассира, или же приход и расход товарно-материальных ценностей, которые отражаются в отчете материально-ответственного лица.
  • Контировка — в документе указывается взаимосвязь между счетами, т.е. проставляется корреспонденция счетов на самих документах на основании содержания хозяйственных операций.
  1. Подготовка и сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Первичные документы — это основная и наиболее важная составляющая в бухгалтерском документообороте. К первичным документам относятся товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и прочие. Данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании фиксируются оформлением первичных учетных документов, затем на их основании делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. На базе этих документов и ведется бухгалтерский учет.

В настоящее время стремительной компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности многие организации переходят на электронный документооборот. В свою очередь и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально.

Одновременно электронный документооборот позволяет оптимизировать взаимосвязь и взаимодействие между подразделениями организации, усилить контролирование за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить работу бухгалтерской службы. Преимущества электронного документооборота представлены на рисунке 2.

Сфера применения электронного документооборота постоянно расширяется и актуальность его организации повышается. Примером может служить обязательное представление в налоговые органы с 1 января 2015 года декларации по НДС. Требование о представлении декларации по НДС в электронной форме распространяется так же и на нулевые декларации, представляемые налогоплательщиками НДС. Образец декларации представлен на рисунке 3-5. Для подтверждения вычетов по НДС, при проведении камеральных проверок, налоговые органы в основном работают с копиями бумажных документов.

Поэтому можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации виртуальных образов. Основным условием является передача в электронной форме по установленному формату, утвержденному ФНС России.

Организациям не выгодно тратить время и бумагу на копирование документов, а налоговым органам предоставляется возможность быстрее получить аналогичный документ, соответствующий бумажной копии первичного документа.

При оформлении первичных документов в них должны содержаться подлинные данные, а создаваться они должны своевременно, т.е. в момент совершения операции, или по её окончании

Также при оформлении документов должна соблюдаться последовательность совершения хозяйственных операций.

Обязательные реквизиты первичных документов представлены на рисунке 6.

Все первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета.

Рисунок 3 — Образец заполнения декларации по НДС титульный лист

Рисунок 4 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 2

Рисунок 5 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 3

Рисунок 6 — Обязательные реквизиты первичных документов

Проверка осуществляется следующими способами:

— формальная проверка;

— проверка по существу;

— арифметическая проверка;

— встречная проверка.

Формальная проверка — с помощью нее происходит контроль заполнения обязательных реквизитов документа, перечисленных в части 2 статье 9 Закона № 402-ФЗ. Оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Проверка по существу (по содержанию) — устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы, противоречащие законодательству и установленному порядку прихода и расхода денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. Если у сотрудника бухгалтерской службы возникают сомнения в законности этой операции, то он должен сообщить об этом главному бухгалтеру.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей в первичных документах и бухгалтерских записях.

Встречная проверка — это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени.

Одним из основных принципов системы внутреннего контроля бухгалтерии является график документооборота. В нем описывается движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Он помогает упорядочить документооборот в бухгалтерии — экономит рабочее время и нормализует работу в целом. В бухгалтерии он незаменим, так как для бухгалтеров принципиально важно сдать в определенные сроки отчетность в ПФР, ФСС, ФНС и прочие органы.

График документооборота обычно оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями. В нем указываются порядок обработки документов, учитывающий их требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения. Пример графика документооборота показан в таблице 1.

При составлении графика должны соблюдаться следующие требования:

  1. Принимаемые бухгалтерией первичные учетные документы должны иметь все обязательные реквизиты;
  2. При приеме документов, бухгалтером проверяется правильность арифметических вычислений; документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
  3. Все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления;
  4. По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы

Таблица 1

Образец графика документооборота

Наименование документа Создание документа Проверка и обработка документа Передача документа в архив
Количество экземпляров Ответственный за оформление Срок исполнения Ответственный за проверку и обработку Срок исполнения Ответственный за пере-дачу Срок исполнения ежегодно по всем
Авансовый отчет 1 Подотчетное лицо- кассир Не более 3 дней после получения Бухгалтер Ежедневно Бухгалтерия По истечении 3-х лет
Акт о списании объекта основных средств 1 Бухгалтер материального отдела В момент списания объекта с учета Главный бухгалтер; бухгалтер материального отдела В день списания Бухгалтерия По истечении 3-х лет

Критерии графика документооборота представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 — Критерии графика документооборота

Функциональное назначение графика документооборота: ускорение процесса; повышение производительности труда; усиление контроля; повышение уровня автоматизации; повышение эффективности.

При составлении первичных учетных документов довольно часто совершаются ошибки. Самыми распространенными ошибками при работе с первичными учетными документами являются: использование форм первичных учетных документов, не утвержденных в приказе по учетной политике; не заполнение обязательных реквизитов; наличие записей карандашом; отсутствие прочерков в пустых строках; наличие арифметических ошибок. При обнаружении ошибок первичные документы не должны быть приняты бухгалтером для дальнейшей обработки. Они возвращаются ответственному лицу для доработки. Возможность внесения исправлений в первичные учетные документы установлена частью 7 статьей 9 Законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Способы устранения ошибок представлены на рисунке 8.

В настоящее время бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Продуктом труда работников бухгалтерии являются многочисленные виды документов это — финансовые, расчетно-денежные, первичные учетные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение документооборота в этом подразделении.

Рисунок 8 — Способы устранения ошибок

 

 

Электронный документооборот

Документ является основным способом представления информации на любом предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.Доступ ко всей информации осуществляется при помощи web-интерфейса.

Основные принципы электронного документооборота

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Для организации электронного документооборота используются системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система и т.п.), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т.к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД)

График документооборота в бухгалтерии (образец)

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте также: Документирование хозяйственных операций организации

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

  • оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

  • своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

  • исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

  • формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

  • получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

График документооборота (образец):

Скачать его в формате word вы можете ниже.

пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Виды документопотоков

Документооборот

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

  • К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.
    Документы внутри организации

    Документы внутри организации

  • После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
  • В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
  • Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

Способы упрощения документопотока

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Электронный документооборот

Электронный документооборот

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и график движения документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Организация электронного документооборота (ведение кадрового и бухучета, составление первичных форм учетной документации)

https://bdorus.ru/services/autsorsing-protsessov/accounting/

Специфика электронного документооборота (ЭД) для бухгалтерских, финансовых и кадровых процессов — большее количество требований по юридически обязывающим действиям, чем в других сферах. Если прочие бизнес-процессы – это дело внутреннего контроля компании, то в сфере бухгалтерии и кадрового администрирования все определяет закон.

В России многие сложности ведения электронного кадрового документооборота связаны с несовершенством законодательства в этой сфере, и с тем, что большинство документов должны быть завизированы либо с помощью физической, либо с помощью электронной подписи. Наверное, не нужно объяснять, насколько упростило бы жизнь многим территориально распределенным организациям активное использование электронной подписи и насколько снизились бы расходы на поддержание физического документооборота.

Уже существуют необходимые технологии и законодательство, регулирующее ЭД в этой сфере. Каждый субъект права (а это в конечном счете – всегда физическое лицо) должен оперативно и недорого получить свой электронный цифровой датчик, с помощью которого он сможет ставить электронную подпись. Теоретически любой человек уже сейчас имеет возможность получить свой электронный идентификатор. Но создание, хранение, обновление и аутентификация этой подписи потребует определенных затрат. Другая сложность: далеко не все подзаконные акты предусматривают электронное делопроизводство. Во многих ситуациях требуется физическая подпись и бумажный документ. Это сводит на нет все усилия по созданию ЭД. Например, уже больше года законодатели пытаются вывести в электронный вид документооборот по НДС. Это шаг вперед, который упрощает учет, проверку. Но если счета-фактуры передаются по электронным каналам, компаниям все равно приходится перевозить бумажные акты, накладные, без которых налоговые органы не принимают электронные документы.

Другой пример: невозможно удаленно принять человека на работу, потому что он все равно должен принести свою трудовую книжку, а работодатель – поставить туда свою «живую» подпись. Поэтому бизнес-процессы разбиваются на сегменты, которые требуют или не требуют бумажного документооборота, и ЭД внедряется частями.

При удачном внедрении и правильно настроенных бизнес-процессах (что нужно для этого – мы поговорим позже) ускоряется время обработки документов, сокращаются потери при пересылке.
В системе ЭД многие поля документов заполняются автоматически, уменьшается количество ошибок. Процесс становится прозрачным. Получить аналитические данные о сотрудниках, работающих на предприятии, или даже просто «вынуть» из базы необходимые резюме или информацию о зарплате становится намного проще.

Продукты на рынке
Как отмечает Татьяна Елизарова, руководитель отдела продаж и маркетинга компании DigitalDesign, автоматизация функций бухгалтерии и кадровых служб в системе электронного документооборота ведется, как правило, в рамках общего внедрения системы либо в процессе модернизации и расширения функционала уже существующего решения. Отдельно только под эти подразделения система электронного документооборота обычно не закупается, поскольку такие проекты довольно дороги.

В целом все продукты для документооборота делятся по назначению: на системы для обслуживания бизнес-процессов и системы, больше ориентированные на хранение и поиск информации. Первые чаще всего и называются системами электронного документооборота, а вторые – системами управления базами знаний. Они имеют одинаковую «природу» и сейчас постепенно сближаются в одну систему.

Для организации электронного документооборота используются продукты компаний EMCDocumentum, SAP, IBM, Microsoft. Такие «тяжелые» ERP-системы, как SAP, разумеется, могут использоваться в том числе и для организации управления электронным контентом, но это скорее «бонус» от их внедрения, а не основная цель.

Можно воспользоваться продуктами на основе свободного программного обеспечения, например, AlfrescoECM. Система работает с различными СУБД, легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, поддерживает файлы любого формата и позволяет удаленно работать с корпоративным порталом. По заявлениям разработчиков, это гибкий, легко настраиваемый и высокопроизводительный продукт.

Но в области кадрового документооборота сейчас нет универсального продукта, распространенного так же, как 1С в бухгалтерии, и воспринимаемого как индустриальный стандарт.

Подготовка к внедрению
Основная и самая сложная задача на этапе подготовки к внедрению системы документооборота – правильно описать все бизнес-процессы. Например, если возможность подписи определенного документа есть только у одного сотрудника, то при его отсутствии, болезни, командировке без административного вмешательства процесс зависнет. Не всегда системы настраиваются достаточно гибко, и порой поменять что-то в процессе работы довольно сложно.

С другой стороны, это недостатки не какого-либо продукта, а его первоначальной настройки. Теоретически можно изначально дать пользователям права на изменение некоторых структурных элементов в процессе эксплуатации. Но большинство систем все-таки жестко привязаны к структуре базы данных, которую нельзя оперативно менять. При внедрении нужно хорошо понимать, что с системой нельзя «договориться» об отсрочке или о замене подписи и ее сложно исправлять «по живому». Важно продумать систему отслеживания документов, возможности передачи права подписи разным сотрудникам и т. д.

Нужно помнить, что идеальная модель бизнес-процессов в жизни работает редко, и необходимо предусмотреть все исключения, а также «кнуты и пряники» для задействованных в проекте сотрудников. Например, велика вероятность, что ЭД, отправленный сотруднику на подпись, «застрянет», потому что никто не будет «стоять над душой» у подписывающего. Для решения этой проблемы при настройке системы обычно создается возможность ставить пользователям задачи и отслеживать статус их выполнения, напоминать о неоконченных делах. А в регламенте работы СЭД часто предусматриваются штрафные санкции для сотрудников, превышающих установленный срок согласования документов.

Но заранее продумать все варианты бизнес-процессов со всеми возможными отклонениями сложно. Поэтому на рынке будут выигрывать гибкие системы, которые позволяют настраивать их «на ходу».

Следующий аспект, который необходимо будет продумать при внедрении ЭД – это учетная политика. Электронная система сделает все процессы максимально прозрачными. Она не позволит составить или подписать документ «задним числом», что, безусловно, создаст определенные сложности для «забывчивых» и необязательных контрагентов.

При внедрении учитывают и психологические сложности: прежде всего, нужно будет получить описание требований к системе от всех вовлеченных в проект отделов компании, а затем согласовать эти требования между собой. Последнее бывает непросто выполнить, так как требования различных ключевых персон могут не только расходиться, но и порой противоречить друг другу.

Стоит учесть, что отнюдь не все сотрудники обрадуются прозрачной системе работы, некоторые из них будут склонны рассматривать это как ущемление своих прав и полномочий. (Скажем, раньше секретарь мог манипулировать сотрудниками, откладывая подписание бумаг для одних и немедленно подавая на подпись директору бумаги других. С внедрением электронной системы такая возможность исчезнет).

При внедрении электронный документооборот интегрируется с имеющейся системой учета. Это осуществляется путем синхронизации справочников. Если обычно при внедрении ИТ-систем требуется донастройка имеющейся инфраструктуры, то бухгалтерские программы не требуют никаких изменений. СЭД – это источник документов для самой системы, позволяющий не вводить их вручную, а загружать из базы. После обработки система возвращает обратно измененные документы или обновления для справочников.
Комментирует главный аналитик системы электронного обмена первичными документами «Диадок» (разработчик «СКБ Контур») Тамара Мокеева: «Как подготовить системы кадрового и бухгалтерского учета к организации электронного документооборота:

1. Организации необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде, отдельным приказом утвердить график электронного документооборота.
2. Необходимо купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей (ЭП). В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов ЭП. Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но мы рекомендуем указать помимо ФИО доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи.
3. Необходимо подготовить рабочие места с выходом в интернет, купить лицензию Крипто-Про, продумать, как и где будут храниться электронные документы.
4. Если организация принимает решение осуществлять интеграцию своей системы с системой документооборота, необходимо подготовить техническую документацию, продумать решения».


Развитие электронного документооборота для кадров и бухгалтерии
Мы уже перечислили выгоды от внедрения ЭД для кадров и бухгалтерии, поговорили об основных препятствиях для развития системы электронного документооборота в России. Теперь о перспективах электронного документооборота.

Как отметила Татьяна Елизарова из DigitalDesign, автоматизация бухгалтерского документооборота в виде согласования договоров в России встречается часто (каждый второй проект по внедрению СЭД). Кадровый документооборот автоматизируется реже. Понимание пользы от такого внедрения есть, но до реализации оно доводится редко. Толчком для развития в этом направлении может послужить ФЗ №152 «О персональных данных», регламентирующий обработку персональных данных физических лиц, сотрудников организации. Закон определяет требования по безопасности систем, обрабатывающих такую информацию: они должны пройти необходимую сертификацию ФСТЭК.

Думается, что в ближайшее время СЭД для бухгалтерии и кадров будет активно внедряться во множестве российских компаний. Серьезным толчком станет и введение электронного документооборота по НДС, потому что это увяжет документооборот большого количества разных компаний в одну логическую цепочку. Более сильные игроки рынка и ритейлеры будут диктовать свои правила слабым, которым также придется вводить СЭД. Ведь для компании есть смысл вести электронный документооборот по НДС только со всеми своими контрагентами сразу.

Стимулирует внедрение электронного документооборота и интеграция с зарубежными партнерами. (В большинстве стран Западной Европы практически отсутствуют бумажные счета за товары и услуги, они заменяются электронными).

По словам Тамары Мокеевой, главного аналитика компании «Диадок», за последние десять лет предоставлять налоговую отчетность в электронном виде стало около 70% всех налогоплательщиков в России. Соответственно, можно спрогнозировать, что так будет и с электронным документооборотом между компаниями. В этой ситуации процесс будет проходить быстрее. Технически и российские компании, и налоговые инспекции сегодня подготовлены к электронному документообороту намного лучше, нежели в начале века. Удобство электронных документов и экономические выгоды электронного документооборота очень скоро заставят компании задуматься над тем, чтобы совсем отказаться от бумажных документов. По прогнозам компании «Диадок», через год после вступления в силу приказа №ММВ-7-6/138 электронными станут 0,8% от всех счетов-фактур. Через несколько лет эта цифра может вырасти до 20-30%.

Все законодательные инициативы также способствуют развитию электронного документооборота. 2010-2011 годы, например, стали ключевыми для электронных счетов-фактур: была проработана почти вся нормативная база, продуманы все вопросы, связанные с их переводом в электронный вид. Сейчас активно идет работа по переводу в электронный вид первичных бухгалтерских документов. Например, уже были утверждены XML-форматы товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 №ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов»). Законодательством утвержден новый статус компаний, предоставляющих услуги по передаче электронных документов: на государственном уровне возникает еще один поставщик услуг – оператор электронного документооборота. Через таких операторов будут передаваться электронные документы. Операторы электронного документооборота смогут оказать компаниям помощь во внедрении электронного документооборота на предприятии и в решении всех технических вопросов.

Приказом ФНС России №ММВ-7-6/253 утверждено временное положение о сети доверенных операторов. Ведущие операторы уже работают с контролирующими органами по вопросам развития электронного документооборота. Совсем недавно было установлено соглашение об организации роуминга между крупнейшими операторами: роуминг позволит обмениваться электронными документами компаниям, подключенным к разным операторам, что значительно расширит сеть «электронных контрагентов».

Перспективами в области электронного документооборота станут: перевод всех взаимоотношений между организациями в электронный вид, расширение спектра передаваемых электронных документов, представление документов в контролирующие органы в электронном виде, организация электронных архивов.


Автор: Алексей Мариненок, руководитель отдела развития программных систем аутсорсингового подразделения BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»), сентябрьское дополнение
 

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о