Содержание

Матрица Эйзенхауэра — эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Кейс

 

Управлять своей жизнью — значит эффективно управлять временем.

Для современного делового человека — тайм-менеджмент является неотъемлемым процессом продуктивной деятельности.

Существует много методов и техник планирования. Одна из них — матрица Эйзенхауэра, применяется по всему миру, как менеджерами, так и руководителями крупных корпораций, простая в понимании и необычайно эффективная.

Основная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в распределении дел по приоритетности. При этом разделение идет через пересечение двух осей — “важно” и “срочно”. Составьте список запланированных дел на день и добавьте каждому по два определения — важное или неважное и срочное или не срочное.

Содержание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра получается из пересечения двух осей “важно” и “срочно”, что образует четыре квадранта с разными значениями. Дела вносятся в квадранты в зависимости от приоритетности, образуя понятную последовательность действий.

Первый квадрант: важные и срочные дела.

При правильном планировании и разумном управлении своим временем — в этом списке не будет ничего, потому что когда важные задачи не выполняются во-время и становятся срочными — это признак неорганизованности. Конечно, время от времени такие ситуации могут быть у каждого, но если важные и срочные дела есть каждый день, то значит вы делаете что-то не правильно.

Значит появление задач в первом квадранте нужно свести к минимуму. А для этого нужно последовательно и своевременно закрывать дела в остальных трех квадрантах.

Второй квадрант: важные, не срочные дела.

Основной квадрант матрицы Эйзенхауэра. Сюда попадают главные задачи ведущие к достижению поставленных целей. Дела из этого списка наиболее приоритетны в перспективе, уделяя им достаточно внимания и времени можно добиться успеха.

При отсутствии срочности подход к решению любого вопроса будет наиболее рациональным и продуманным, а значит и результат будет положительным. Но если дела из второго квадранта оставлять на потом, то они быстро попадут в первый и тогда аврал. Помешать своевременному выполнению могут дела из оставшихся квадрантов.

Третий квадрант: срочные, не важные дела

Чтобы не перепутать важные дела с неважными — нужно понимать, какие из них ведут к достижению целей, а какие нет. Срочные, но не важные дела не приближают вас к намеченным результатам, но вам все равно необходимо их выполнять. К ним относится так называемая текучка, которая ежедневно появляется в процессе жизнедеятельности любого человека. Чтобы не отвлекаться на такие дела — их нужно делегировать тем, у кого они будут находится во втором квадрате.

Для большинства руководителей — матрица Эйзенхауэра стала основной схемой делегирования полномочий.

Читайте также: Как делегировать полномочия: принцип Парето 20/80

Четвертый квадрант: не срочные, не важные дела

Эта группа дел “пожирателей времени”. Они не несут никакой пользы, но при этом довольно заманчивы для большинства людей. Пообщаться со знакомым, посмотреть телевизор или полистать соц.сети, поиграть в компьютерную игру и так далее, перечислять можно бесконечно. У каждого свой список и занятия из него бесконечны по времени. Чтобы они не мешали продуктивности — от них нужно отказаться или, по крайней мере, делать тогда, когда первый квадрант пуст, во втором все задачи закрыты, а делами из третьего занимаются другие люди.

Что в итоге?

Резюмируя вышесказанное, можно подытожить — научитесь правильно оценивать и распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра,

уделяйте наибольшее количество сил, времени и внимания делам из второго квадранта, стараясь не допустить их появления в первом, для этого делегируйте рутину и отказывайтесь от бесполезных занятий!

Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планировании — запись пользователя Олюшка (id2023237) в сообществе Детки-погодки в категории Болталка

Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планированииМатрица Эйзенхауэра (матрица приоритетов) — один из самых известных инструментов для управления своим временем. Ее придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Быть главой государства — дело хлопотное, такой человек всегда очень занят, т.к. его работа соединяет в себе разные функции. За день ему надо успеть переделать массу дел.

Поэтому Эйзенхауэр начал испытывать разные инструменты тайм-менеджмента. Он хотел найти нечто самое эффективное. Но так и не нашел такого, чтобы его удовлетворило. Поэтому, в конце концов, он создал собственный инструмент, который в последствии получил его имя.

Организаторские способности Эйзенхауэра ценились всегда и везде. И совершенно заслуженно. Сейчас же матрицу Эйзенхауэра считают одним из самых эффективных средств для составления планов на короткий срок.

Этот замечательный инструмент, несомненно, будет полезен каждому современному человеку. Сегодня всем нужно уметь управлять своим временем. Ведь жизнь наша проходит в спешке и суете. Но, несмотря на гигантские усилия, редко кто бывает доволен результатами своей деятельности.

Все чаще люди жалуются на нехватку времени. Хотя всем нам каждый день выделяется одинаковое число минут. Однако кто-то успевает все, а кто-то беспечно тратит свое время на бесполезные дела. Матрица Эйзенхауэра помогает правильно организовать свое время и тем самым резко повысить свою эффективность.

Что такое
матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра используется для планирования на небольшой срок (один или несколько дней). Это эффективный метод обработки тех списков дел, что человек планирует сделать за этот срок. Как правило, люди составляют столь длинные списки, что все дела из них априори невозможно переделать.

В итоге у них накапливаются недоделанные и незавершенные дела. А это опасно, т.к. незавершенка не только тормозит движение к цели, но и вообще может навредить дальнейшему развитию жизни. Ведь велика вероятность распыления сил и энергии на то, что совершенно человеку не нужно.

Матрица Эйзенхауэра позволяет быстро и эффективно разобраться со списком дел, распределив эти дела по категориям. В результате человек ясно видит все самые важные дела, а также те дела, что вообще не стоят его внимания.

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 полей (квадрантов) — по одному на каждую категорию дел. Категории определяются по принципу срочности и важности: важно — не важно, срочно — не срочно. На рисунке ниже видно, как распределяются эти квадранты.

Матрица Эйзенхауэра - квадранты

В каждый квадрант из общего списка дел вносятся лишь те дела, что удовлетворяют критерию данного квадранта.

Описание квадрантов
матрицы Эйзенхауэра

Чтобы понять, как же нужно работать с матрицей Эйзенхауэра, прежде всего, нужно разобраться с ее квадрантами — что же туда вносить. Как я уже говорила, мы рассматриваем лишь те дела, которые вы планируете выполнить в течение дня или какого-то небольшого периода.

Квадрант 1.
Срочные и важные дела.

Самый большой и главный секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что первый квадрант должен всегда оставаться пустым. Только в этом случае можно сказать, что человек умеет эффективно распределять свое время и умеет хорошо планировать.

Если же есть дела, которые нужно вписать в первый квадрант, то это означает, что в жизни человека присутствуют авралы. Он не умеет правильно планировать и привык откладывать все до последнего момента. Он берется за дело лишь тогда, когда вот-вот истекают все сроки.

Поэтому, если вы стремитесь быть эффективным, то, прежде всего, вам следует найти все те причины, что мешают вашей продуктивной работе. Могу вас огорчить, что таких причин может быть огромное множество, начиная от неумения планировать и заканчивая прокрастинацией.

Естественно, все эти препятствия должны быть убраны в первую очередь. Иначе вообще не стоит говорить об эффективности.

Все же иногда могут возникнуть какие-то непредвиденные дела, которые нужно внести в первый квадрант. Но будьте аккуратны. Помните, что для выбора этих дел есть два основных критерия:

  1. Невыполнение дела грозит отбросить назад в достижении цели.
  2. Невыполнение дела может повлечь за собой неприятности — ухудшение здоровья (при зубной боли), денежный штраф (при неуплате кредита), затопление (при протекании трубы) и т.п.

Конечно, лучше всего об этом думать заранее и вообще не допускать подобных ситуаций. Всегда гораздо легче предотвратить возможные неприятности, чем ликвидировать последствия. Обдумывайте и делайте все вовремя. Ну, а если дела из этого квадранта не нуждаются в вашем непосредственном участии, то их вообще стоит кому-то делегировать.

Квадрант 2.
Важные и не очень срочные дела.

Эйзенхауэр считал работу с делами данного квадранта самой важной. Если человек своевременно помещает сюда задачу и последовательно ее исполняет, то данному делу он может посвятить столько времени, сколько оно требует.

Причем, он может работать без спешки, суеты и не страдать потом от разных пагубных последствий. Так, профилактический осмотр у зубного защитит от неожиданной зубной боли, а своевременная работа над отчетом избавит от ночных переработок.

В эту группу задач обязательно надо вносить дела, что направлены на достижение своих целей.

Как раз на эти дела нужно сосредотачивать максимальное внимание и именно сюда надо прилагать все свои силы. Ибо целенаправленное и методичное выполнение дел данного квадранта гарантирует большую отдачу в будущем.

В список дел второго квадранта обязательно надо включить задачи по личностному росту, саморазвитию, заботе о своем здоровье. Ведь все это составляет фундамент любого успеха. Сюда же должны входить задачи по анализу своих действий, а также разработка новых планов и анализ новых возможностей и перспектив.

Отсутствие бремени срочности позволяет вам выполнять поставленные задачи максимально качественно. Но не забывайте, что за сроками все же надо следить. И несвоевременное выполнение этих задач может перевести их в первый квадрант. А вот такого исхода надо остерегаться.

Квадрант 3.
Срочные и неважные дела.

В этот квадрант помещают дела, что мешают эффективно работать, т.к. требуют к себе срочного внимания. Надо быть особо внимательным к таким делам. Часто их путают с задачами первого квадранта. Но не все срочное есть важным. Основной критерий для различения срочного и важного — приближает ли данное дело вас к цели или нет. В третий квадрант входят задачи , что никак не связаны с вашей целью.

Поэтому всегда надо четко формировать свои цели, помнить о них и быть сфокусированным на них. Самое простое — всегда иметь их описание перед глазами.

В третий квадрант попадают многие бытовые дела, например, ремонт обуви в конце сезона, помощь соседу в перевозке мебели, неважные телефонные звонки. Здесь могут появиться и незапланированные ранее дела, типа какая-то срочная встреча. А вот ремонт компьютера, к примеру, может быть и важным (если вы работаете на нем или ведете блог), и неважным (если вы используете его только для игр).

Так что, не стоит путать важность и срочность. Почему-то большинство людей автоматически начинают считать срочные дела важными. В результате в их жизни возникает напряженность и цейтнот, а их день наполняется суматохой.

Суматоха всегда удаляет от цели. Основоположник менеджмента, Фредерик Тейлор, в свое время говорил, что организацию дел можно считать хорошей, если все делается не спеша и без суеты.

Как правило, дела третьего квадранта всего лишь отвлекают от того, на что вы нацелены и что реально вам нужно. Они попросту съедают время. Поэтому лучше всего постараться не рассеивать внимание на такие дела. Понять же, важное дело или нет, достаточно просто — всего лишь спросите себя «Что произойдет, если я этого не сделаю?».

Квадрант 4.
Неважные и несрочные дела.

Сюда попадают все то, что мы делаем почти каждый день, но это никак не связано с нашей работой: просмотр телевизора, пустые телефонные разговоры, компьютерные игры, посещение форумов, социальных сетей и т.д. Это обычно приятные дела, но вовсе не обязательные.

Эти дела Эйзенхауэр назвал настоящими «пожирателями времени», что снижают продуктивность дня.

Неужели кому-то не жалко потратить 203 часа на просмотр сериала? А ведь это больше недели нашей жизни. И это время можно было бы использовать более продуктивно.

Такие дела можно просто не делать, или же делать лишь тогда, когда у вас остается свободное время. В общей очереди ваших дел они должны стоять в самом конце. И еще не забывайте жестко лимитировать время, которые вы выделяете на такие дела.

Кое-кто может сказать, что подобные занятия помогают ему отдыхать. Но это сложно назвать полноценным отдыхом. Такие занятия не просто бесполезны, они — вредны. Лучше отдыхать качественно.

Так что найдите свои пожиратели времени и установите над ними жесткий контроль.

Кстати, многие рутинные дела из четвертого квадранта можно и нужно делегировать. В любой семье можно распределить обязанности, чтобы не перенапрягать себя и все делать спокойно.

На этом мы пока прервем наше рассмотрение матрицы Эйзенхауэра. Я предлагаю вам хорошо обдумать данную информацию, попытаться ею воспользоваться, чтобы разбить свои дела по данным категориям. А во второй части статьи мы уже познакомимся более детально с тем, как же надо работать с данной матрицей.

Популярный прием тайм-менеджмента, который может навредить. Матрица Эйзенхауэра

Сегодня я хочу поделиться с вами популярным инструментом тайм-менеджмента, который большинство людей используют неверно. Мне бы хотелось, чтобы вы достигали успехов легко, а не находились в обессиливающей гонке за недостижимым «призом», поэтому я расскажу, как эффективно использовать свое время без вреда для психо-эмоционального состояния.

Автором этой системы является один из американских президентов по имени Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, что он был весьма занятым человеком, и ему ежедневно приходилось выполнять массу разных дел. Вследствие этого, Эйзенхауэр разработал собственную систему, которая помогала ему своевременно справляться с различными задачами. Сегодня, матрица Эйзенхауэра является очень популярной в тайм-менеджменте. Ею пользуется масса людей на всей планете, начиная от самых простых работников и заканчивая руководителями солидных компаний и корпораций.

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Матрица приоритетов представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность.

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с матрицей Эйзенхауэра?

 

1. Важные и срочные дела.

Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.

К делам, которые следует помещать в квадрант «1», можно отнести следующие:

  • Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
  • Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
  • Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

  • Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
  • Внеплановый визит к доктору;
  • Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
  • Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания;
  • Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

2. Важные и не очень срочные дела.

Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок

В качестве примеров дел можно представить следующие:

  • Разработка плана нового проекта;
  • Анализ имеющихся результатов;
  • Превентивные действия;
  • Налаживание контактов и отношений;
  • Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

3. Не очень важные, но срочные дела.

Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.

В квадрант «3» могут все шансы попасть следующие дела:

  • Незапланированные срочные встречи;
  • Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
  • Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
  • Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

4. Не срочные и не важные дела.

В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

И вот, в чем главная ошибка людей, применяющих матрицу приоритетов… Они начинают отказываться от занятий, которые наполняют их. Да, иногда чтение, казалось бы, «бесполезной художественной литературы» дарит силы на свершение подвига в бизнесе!

Вот, как выглядит матрица, которую вы можете часто встретить в интернете:

А вот, как она должна выглядеть:

Если вы чувствуете усталость, то не заставляйте себя продолжать работу. 4-ый квадрат в матрице для того и находится там, чтобы вы определили для себя ресурсные развлекательные занятия и использовали тогда, когда они вам действительно на пользу. Это позволит вам избежать эмоционального выгорания.

Потому что все, что вам нужно соблюдать, — это сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

  • Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
  • Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
  • Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр социальных сетей и другие дела.

Матрица Эйзенхауэра – это великолепный шанс получить значительный дополнительный ресурс в виде освободившегося времени. Используйте его именно для этого позитивного результата!

А если у вас есть сложности с постановкой цели, то просто посмотрите наш вебинар «Как избежать ошибок в постановке целей и за год получить все, о чем ты мечтаешь.»

Матрица приоритетов Эйзенхауэра | BBF.RU

Четвертый президент США был занятым человеком. Чтобы упорядочить дела, он разработал собственную систему определения приоритетов. Так называемая матрица Эйзенхауэра позволяет сконцентрироваться на важных делах и игнорировать незначительные задачи.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США

Поскольку тридцать четвертый президент Соединенных Штатов, как и любой глава государства, был очень занятым человеком, он разработал свою собственную методику выставления приоритетов в процессе выполнения каких-либо дел.

Он создал так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет человеку сконцентрироваться на наиболее важных делах, при этом игнорируя незначительные задачи, которые не несут пользы.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность. В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения. Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность.

В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным. Для того чтобы понять всю суть такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, стоит рассмотреть каждый из квадрантов более подробно. В противном случае результативность ее использования будет сведена к нулю.

Квадрант А: важные и срочные дела

Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Что интересно, важные задачи становятся срочными по причине нашей лени и прокрастинации. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно.

По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших.

К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие:

  • Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
  • Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
  • Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

  • Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
  • Внеплановый визит к доктору;
  • Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
  • Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания;
  • Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

Стоит отметить, что некоторые дела из квадранта «А» следует обязательно делегировать в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии.

Квадрант В: важные и несрочные дела

Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха.

Поскольку задачи в квадранте «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А». Основной вашей задачей является недопущение такого исхода.

В качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие:

  • Разработка плана нового проекта;
  • Анализ имеющихся результатов;
  • Превентивные действия;
  • Налаживание контактов и отношений;
  • Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

Квадрант С: неважные и срочные дела

Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно. Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами.

К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро (Читайте – «Как правильно отказать начальнику«). В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям. Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела.

В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела:

  • Незапланированные срочные встречи;
  • Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
  • Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
  • Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

Квадрант D: неважные и несрочные дела

Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться. Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете.

В сектор «D» можно смело относить такие задачи:

  • Хронофаги и поглотители времени;
  • Бесполезные телефонные разговоры;
  • Активность развлекательного характера.

Матрица Эйзенхауэра – это великолепный шанс получить значительный дополнительный ресурс в виде освободившегося времени. Этот инструмент позволит вам быстрее достичь поставленных целей.

© Constructorus.ru

Матрица Эйзенхауэра Статьи Бориса Литвака

Матрица Эйзенхауэра  

IHV1oUs3cuc

 

Если хотите понять, что происходит в вашей жизни, расставить приоритеты, проанализировать текущую ситуацию и спрогнозировать будущее, чтобы внести коррективы, тогда информация ниже — для Вас.

 

Настя: Я дилетант в вопросах управления временем, поэтому меня интересует, можно ли ставить цели и успешно их добиваться, не составляя никаких планов и не используя особых техник?

 

Борис Михайлович: Ты будешь планировать в любом случае, даже не прибегая к технологиям и классическим постулатам тайм-менеджмента. Мне тяжело представить, как можно добиться сложных целей совсем без планирования.

 

Настя: А обязательно при этом всё детально прописывать?

 

Б. М.: Зависит от того, получается у тебя удерживать план в голове или нет. Люди разные, способности — тоже. Попробуй обратиться к технологиям тайм-менеджмента, и, если с ними ты будешь эффективнее, почему бы их не использовать?

 

Настя: Матрица Эйзенхауэра тоже помогает планировать время?

 

Б. М.: Да, эта техника изначально была создана для планирования времени на основе приоритетов.

 

В основе ее лежат два критерия: срочность и важность. Для удобства можно построить график и на каждой оси его написать характеристики — «срочность/не срочность» и «важность/не важность».

 

Теперь подробнее и с примерами про каждый квадрант. 
Из чего состоит работа операциониста в банке? В начале дня к нему выстаивается очередь, и он до самого вечера решает однотипные задачи, с перерывами на обед и туалет. То есть, ничем кроме срочных и важных дел он не занимается. Генеральный директор того же банка не занимается срочными важными делами в принципе или занимается, но очень мало. Когда люди идут вверх по карьерной лестнице, происходит смещение с «операционки» в сторону не срочных важных дел. Директор занимается стратегическим развитием.

 

IHV1oUs3cuc Второй квадрант и есть стратегия, первый — ее реализация.

 

Почему приятен квадрант «срочных важных дел»? Он понятен. Понятна цепочка: пришел — сделал — получил результат. Это мотивирует. Но те, кто львиную долю своего времени проводят в первом квадранте, часто ощущают безвыходность ситуации. Потому что развитие и движение вперед дает второй квадрант. Если ты в основном занимаешься срочными важными делами, «текучкой», то через некоторое время у тебя возникает ощущение, что ты, как белка в колесе, в суете, бесконечных заботах, и не понимаешь, как из этой ситуации выйти. Слабая сторона первого квадранта — он не дает видения перспективы.

 

Находясь преимущественно в первом квадранте, человек устает психологически. Первый признак этого — желание перейти в квадрант «несрочных/неважных дел»: поваляться на диване, посмотреть бессмысленные передачи по ТВ. Так многие и живут.

 

Важно, что если во втором квадранте ничего нет, можно спрогнозировать, что в будущем тоже ничего не будет. За исключением тех случаев, когда «срочные важные дела» сами по себе тебя развивают. Например, задания всё время усложняются.

 

Второй квадрант непонятен для человека, у которого не выстроена жизненная стратегия. Или не хватает мотивации.

 

Настя: То есть, хочешь перемен и развития, делай упор на «не срочные важные» дела?

 

Б. М.: Примерно так.

 

1. Первая особенность квадранта «не срочных важных дел» в том, что они отвечают за жизненную стратегию. Это работа на перспективу: если я хочу получить результат в будущем, работать над этим нужно уже сейчас.


По Матрице Эйзенхауэра можно судить о среднесрочных перспективах. То, над чем ты работаешь в квадранте «не срочных/важных дел», даст результаты в среднесрочной или даже долгосрочной перспективе. Конечно, здесь могут возникать сложности с мотивацией, так как результат часто сильно отсрочен по времени. А порой его вообще может не быть.

 

Ели взять бизнесменов, предпринимателей, — это люди, которые постоянно изучают информацию, следят за рыночной ситуацией, возможно, за макроэкономикой. Скорее всего, это не дает никаких результатов. Но без этих знаний нельзя принимать правильные решения.

 

2. Вторая особенность несрочных важных дел — тенденция перетекать в срочные важные. Человек не занимается своим здоровьем до тех пор, пока не появляются проблемы и не приходится их решать. Хотя часто бывает поздно.

 

Или ты долгое время не уделял внимания ребенку. И вот его приводят из полиции. Тогда ты бросаешь всё и начинаешь им заниматься. К слову, часто люди приходят и спрашивают, как наладить отношения с ребенком или как его убедить в чем-то. А я отвечаю: «Какой смысл? Это не сработает, потому что контакта нет». Когда с ребенком не налажен контакт, нет доверительных отношений, никакие приемы не сработают. Но отношения наладить никогда не поздно.

 

Настя: Возможно, многим просто не хватает времени на несрочные важные дела?

 

Б. М.: Часто человек рассказывает, что у него ни на что не хватает времени, пока вдруг не сваливается с гриппом. И тогда он 7 дней лежит болеет, а когда выходит на работу, видит, что без него катастрофы не случилось. Да, поднакопились дела. Но всё это решаемо за день. Здесь вопрос в другом — почему человек не находит время на несрочные важные дела? Чаще всего такая отговорка — просто рационализация.

 

IHV1oUs3cuc Кстати, еще одна важная особенность второго квадранта: если ты сегодня этого не будешь делать, ничего страшного не произойдет, но и хорошего, скорее всего, тоже.

 

Как я уже говорил, суть планирования на основе приоритетов — если хочешь что-то поменять, делай упор на второй квадрант.

 

Некоторые слушают вебинары, тренинги, читают много психологической литературы. Это круто. Но важно понимать, какая польза от этого будет в дальнейшем, как полученное знание перевести в результат. Это ключевой момент.

 

Настя: Мы рассмотрели первый и второй квадранты. А третий и четвертый — это «срочные, не важные» и «не срочные, не важные» дела, соответственно.

 

Б. М.: Не срочные, не важные дела — это тунеядство.

 

Настя: То есть, это не отдых?

 

Б. М.: Отдых относится ко второму квадранту, «не срочных, важных» дел. Если ты смотришь тупой фильм, чтобы отвлечься после работы или убить время, — это четвертый квадрант. Если ты смотришь кино и получаешь удовольствие, оно расширяет кругозор и рождает новые мысли, или ты с мужем пошла в кинотеатр, — тогда это отдых из второго квадранта. Здесь важно понимать, какая мотивация стоит за действием. То же и с просмотром вебинаров и чтением литературы — оно может быть во втором квадранте, когда у человека есть понимание, каких целей он с помощью этих знаний хочет добиться, для чего они ему нужны. Или в четвертом квадранте, если человек десятилетиями читает литературу без каких-либо результатов.

 

Настя: Понятно. Четвертый квадрант — это убийство времени. А третий — «срочных, не важных дел»?

 

Б. М.: В тайм-менеджменте их еще называют хронофагами, то есть «пожирателями времени». Например, я пишу статьи дома, где меня никто не отвлекает. Прибегает сын и спрашивает какую-то мелочь, допустим, разрешения пригласить одноклассника в гости. С одной стороны, мне на ответ требуется десять секунд. С другой — он меня отвлекает, и, чтобы снова собраться с мыслями, мне требуется потратить значительно больше времени.

 

Жена тоже жалуется, что ее постоянно дергают. Я ей посоветовал повесить табличку, как на двери гостиницы: «не беспокоить». В этот период в кабинет к ней могут заходить только те сотрудники, которым требуется срочное и важное решение.

 

Есть такая фишка. Если офисное пространство устроено как open space, где руководитель работает в одном помещении с подчиненными, он ставит на свой стол красный флажок, если занят. Это означает, что, если никто не умер, подходить с вопросом нельзя.

 

Еще как вариант — устроить двадцатиминутное совещание для решения накопившихся вопросов. Иначе срочные неважные вопросы будут отнимать много времени в самые неподходящие моменты.

 

Настя: Как часто нужно составлять матрицу?

 

Б. М.: Четкого ответа здесь нет. Попробуйте составить, наметьте план изменений. Через несколько месяцев постройте матрицу еще раз и посмотрите, что нового. Если не происходит изменений, составлять ее опять смысла нет.

 

Настя: А какая есть литература по этой теме? Где можно подробнее почитать о техниках, разных фишках?

 

Б. М.: Главное здесь, конечно, понять и применить. А почитать можно у того же Кови, у Архангельского, который считается гуру тайм-менеджмента. Но я думаю, что его методы не всем подойдут.

 

IHV1oUs3cuc Важный момент: всё зависит от индивидуальных различий. В свое время после прочтения нескольких книг по тайм-менеджменту я пытался жить так, как там написано. Составлял планы, выполнял… Через неделю появилось легкое, через две — острое желание застрелиться. Вроде бы ты стал успевать немного больше, но удовольствие от жизни пропало напрочь.

 

Тогда я задумался, почему так? И пришел к выводу, что есть люди двух типов: проектного и методичного.

 

Первые (к коим отношусь и я) движутся вперед определенными проектами. Они могут быть масштабными и длительными. Например, открытие и становление бизнеса. Или распределенными в течение дня. Что такое проект? Это некий путь из точки А в точку В, который включает в себя период интенсивной работы, получение результата, затем — период менее интенсивной работы, спада. После которого можно снова входить в период интенсивной работы.

 

Приведу пример из своего опыта. Когда-то я планировал написать отрывок из книги. Михаил Ефимович, к примеру, может сидеть писать 5-7 часов подряд. А у себя я заметил такую особенность: три часа пишу нормально, написанное за последние два часа потом переделываю. Потому что получается не так качественно. И три часа я пишу бодро, а потом начинаются «муки творчества». А, как известно, когда есть муки, — нет творчества.

 

Когда я понял такую свою особенность, начал планировать день следующим образом: три часа я пишу, потом еду на совещание, затем — в спортзал, после этого отвечаю на почту и т.д. Получается, день разбит на чередующиеся мини-проекты. И я эффективен в таком графике. У тех, кто устроен по проектному типу, что, кстати, зависит от типа личности и темперамента, на пике очень высокая работоспособность. Но если проектного человека засовывать в методичность, он подсознательно будет создавать себе условия, в которых ему комфортно. То есть, ничего не делать до последнего момента, чтобы потом действовать в режиме аврала. Напротив, у методичного типа всё должно быть равномерно, прогнозируемо, понятно. Им авралы противопоказаны: иначе они теряются и не знают, что делать.

 

Кстати, из-за этого часто возникают трудности в совместной деятельности: один склонен к авралу, другой — к методичности. Здесь нет типа лучше или хуже, просто нужно понимать свои особенности.

 

В книгах по тайм-менеджменту мало пишут о том, что планирование должно соотноситься с типом личности. Как правило, большинство тех, кто их читает, относятся к методичному типу. Очень важно все инструменты, о которых вы узнаете, подстраивать под себя.

 

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о