Содержание

СЭД — это… Что такое СЭД?

  • СЭД УД — система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • СЭД — Система электронного документооборота автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения ее функций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

  • СЭД ГО УР — Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики гос., Удмуртия Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • СЭД ПД — система электронного документооборота первичной бухгалтерской документации фин. Источник: http://mskit.ru/news/n57353/ …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • СЭД — Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… …   Википедия

  • СЭД Канцлер — СЭДО Канцлер Тип Система автоматизации документооборота, СЭДО Разработчик IBA, Минск Сайт www.kancler.by www.iba.by У этого термина существуют и другие значения, см. Канцлер. Канцлер  …   Википедия

  • СЭДО — СЭД СЭДО система электронного документооборота техн …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • MasterDoc — – система электронного документооборота, разработанная специалистами украинской компании «Банкомсвязь», которая предназначена для построения полноценной системы управления деловыми процессами обработки документов и контроля их выполнения. АО… …   Википедия

  • Globus Professional — Тип СЭД, Корпоративная информационная система Разработчик ОАО Промышленные информационные системы Написана на …   Википедия

  • LanDocs — LanDocs  программная платформа построения корпоративных систем управления контентом и электронного документооборота (ECM/СЭД). Собственная разработка компании ЛАНИТ. LanDocs Тип ECM, Система автоматизации документооборота, СЭД Разработчик… …   Википедия

  • sokrasheniya.academic.ru

    СЭД — это… Что такое СЭД?

  • СЭД — СЭДО система электронного документооборота техн. СЭД сводно экономический департамент фин. СЭД Система «Электронной демократии» http://e democratia.ru/ …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • СЭД УД — система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • СЭД ГО УР — Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики гос., Удмуртия Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • СЭД ПД — система электронного документооборота первичной бухгалтерской документации фин. Источник: http://mskit.ru/news/n57353/ …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • СЭД — Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… …   Википедия

  • СЭД Канцлер — СЭДО Канцлер Тип Система автоматизации документооборота, СЭДО Разработчик IBA, Минск Сайт www.kancler.by www.iba.by У этого термина существуют и другие значения, см. Канцлер. Канцлер  …   Википедия

  • СЭДО — СЭД СЭДО система электронного документооборота техн …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • MasterDoc — – система электронного документооборота, разработанная специалистами украинской компании «Банкомсвязь», которая предназначена для построения полноценной системы управления деловыми процессами обработки документов и контроля их выполнения. АО… …   Википедия

  • Globus Professional — Тип СЭД, Корпоративная информационная система Разработчик ОАО Промышленные информационные системы Написана на …   Википедия

  • LanDocs — LanDocs  программная платформа построения корпоративных систем управления контентом и электронного документооборота (ECM/СЭД). Собственная разработка компании ЛАНИТ. LanDocs Тип ECM, Система автоматизации документооборота, СЭД Разработчик… …   Википедия

  • dic.academic.ru

    что такое, особенности и рекомендации

    Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

    Предпосылки

    Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

    Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

    сэд что такое

    В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

    Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

    Экономический эффект

    Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

    Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

    Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше — 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

    Делопроизводство и документооборот

    Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство — это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

    Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего — с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

    сэд электронный документооборот

    В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается «справкой». Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

    Функции и задачи СЭД

    Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

    • систематизации работы с документами.
    • созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
    • автоматизации учёта;
    • классификации документов.

    Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

    • создания карточек.
    • формирования текста документа;
    • сохранения данных в формате pdf или ms word;
    • управления правами доступа пользователей;
    • создание маршрутов;
    • управления движением документов;
    • рассылки уведомлений, напоминаний;
    • ведения журналов, справочников, классификаторов;
    • формирования поручений;
    • поиска и подписание документов;
    • формирования отчётов.

    К общесистемным функциям можно отнести:

    • удалённую работу с документами;
    • использование СУБД для хранения данных;
    • одновременную работу с СЭД;
    • обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.
    документы сэд

    Преимущества и недостатки

    Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

    • централизованное структурированное хранение информации;
    • одинаковый подход к формированию и обработке документов;
    • использование шаблонов;
    • поиск;
    • аудит доступа.

    К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

    Процессы обработки документов

    В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

    • условия переходов между этапами;
    • разделения маршрута;
    • циклы обработки;
    • запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
    • задаются роли пользователей.

    Виды обработок:

    • Создание документа.
    • Редактирование.
    • Переименование.
    • Перемещение.
    • Сохранение.
    • Индексирование.
    • Удаление.
    программа сэд

    Расходы на СЭД

    Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

    Внедрение СЭД

    Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

    • создание рабочей группы, определение руководителя;
    • определение целей и задач;
    • проверка существующих документационных процессов;
    • разработка технического задания;
    • выбор СЭД;
    • заключение договора на внедрение СЭД;
    • разработка и утверждение регламента работы;
    • проверка первоначального наполнения справочников;
    • предварительное испытание СЭД;
    • обучение персонала работе;
    • тестовое внедрение СЭД;
    • анализ результатов тестовой работы;
    • исправление ошибок;
    • полноценное внедрение СЭД.

    Ошибки внедрения

    Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка — это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка — неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

    сэд программа документооборота

    Технологии хранения документов

    В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него — в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

    Что такое поточное сканирование?

    Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

    Оптическое распознавание текстов

    Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

    сэд документооборот

    Штрих-кодирование

    Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.

    ЭЦП

    Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа — сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

    система электронного документооборота сэд

    Полнотекстовой и атрибутный поиск

    Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий «Контрагент» обеспечивает поиск данных в поле «Получатель» или «Отправитель». При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

    Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

    fb.ru

    Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация

    электронный документ
    Внедрение ЭДО дает возможность:
    • контролировать сроки действия договоров;
    • ускорить согласование документов;
    • создать единую базу данных;
    • отказаться от бумажных носителей.
    Выбрать систему автоматизации…
    ЭДО
    Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

    Подробнее…

    консалтинг

    Услуги консалтинговой компании могут помочь:

    • повысить производительность бизнес-процессов;
    • оптимизировать расходы;
    • повысить прибыль.
    Подробнее об услугах…
    консалтинг
    файлы
    автоматизация
    Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

    Узнать больше…

    Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

    Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

    Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

    Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

    Это интересно
    Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

    Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

    Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

    • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
    • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
    • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
    • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
    • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
    • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

    В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

    • производственный ЭДО;
    • управленческий ЭДО;
    • архивное дело;
    • кадровый ЭДО;
    • бухгалтерский ЭДО;
    • складской ЭДО;
    • технологический ЭДО;
    • секретный и конфиденциальный ЭДО.

    Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

    Функции и эффективность ЭДО

    Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

    • создание электронной версии документа;
    • создание атрибутной карточки документа;
    • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
    • поиск карточек документов;
    • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
    • сохранение документов в различных форматах;
    • создание маршрутов документа и управление его движением;
    • ведение журналов, классификаторов и справочников;
    • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
    • рассылка напоминаний и уведомлений;
    • согласование документов;
    • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

    Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

    • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
    • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
    • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

    Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

    • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
    • снижение рисков потери документов;
    • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
    • повышение корпоративной культуры.

    Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

    Требования к системам электронного документооборота

    Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

    1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
    2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
    3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
    4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
    5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

    Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

    1. Хранение и поиск документов.
    2. Поддержка делопроизводства.
    3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
    4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
    5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

    Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

    Виды СЭД

    Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

    Диаграмма востребованности различных СЭД

    Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

    Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

    Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

    1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
    2. Соответствие стандарту отрасли организации.
    3. Соответствие целям и задачам компании.
    4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
    5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
    6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
    7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
    8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
    9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

    Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

    Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

    • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
    • оценить стоимость владения той или иной программой;
    • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
    • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
    • изучить демонстрационные видеоматериалы;
    • установить демо-версию программы;
    • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

    После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

    Внедрение электронного документооборота

    Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

    • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
    • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
    • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
    • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

    Важно
    Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

    Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

    Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

    1. Разработка технического задания.
    2. Выбор IT-решения.
    3. Описание бизнес-процессов.
    4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
    5. Внедрение электронного документооборота.
    6. Тестирование программы.
    7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
    8. Контроль использования системы.

    В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

    Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

    • консервативность сотрудников;
    • недостаточная компьютерная грамотность работников;
    • отсутствие регламентов на основные процессы;
    • слабое техническое оснащение;
    • отсутствие четкого управления проектом.

    Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

    В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

    www.kp.ru

    Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»

    Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.

    «ДЕЛО» — система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.

    Наш YouTube канал

    Ключевые особенности

    Интеллектуальная обработка текстов – извлечение данных, поиск по синонимам.
    Автоматическая классификация и маршрутизация поступающих документов.
    Проведение видеоконференций с фиксацией материалов в «ДЕЛО».
    Готовность к использованию совместно с продуктами ведущих отечественных разработчиков («МойОфис», Postgres Professional и др.).
    Поддержка работы с электронными оригиналами документов на всех этапах.

    Преимущества

    Универсальность и надежность

    «ДЕЛО» – надежная и удобная система — 25 лет успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

    Все включено

    Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.

    Договорной документооборот

    Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.

    Мобильность и удаленная работа

    Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

    Юридически значимый документооборот

    Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.

    Постановка задач и контроль исполнения

    Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

    Электронный архив, долговременное хранение документов

    Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

    Отчеты и аналитика

    Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

    Соответствие российским и международным стандартам

    СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.

    Автоматизация закупочной деятельности

    Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.

    Управление заседаниями/совещаниями

    СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.

    Управление проектами/портфелями проектов

    Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.

    Узнать стоимость

    Функциональные возможности

    yuridicheski-znachimyj-elektronnyj-dokumentooborot.php

    Функциональные возможности

    Узнать больше
    Госуслуги и обращения граждан

    СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс межведомственного взаимодействия и оказания государственных и муниципальных услуг. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Система предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан». Для автоматизации работы МФЦ на базе программы «ДЕЛО» разработано решение АИС МФЦ ДЕЛО. Для автоматизации госуслуги по выдаче охотничьих билетов и разрешений на охоту разработана система АИС «Охотничий билет».

    Узнать больше
    Надежный электронный архив документов

    СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач хранения документов и дел:

    • поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

    • механизм списания документа в дело;

    • формирование и просмотр описи документов, списанных в дело;

    • поддержка работы с многотомными делами;

    Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами.

    Узнать больше
    Системные требования

    Система не требовательна к ресурсам, поэтому является оптимальным выбором в плане расходов на серверное оборудование и программное обеспечение.

    Узнать больше
    Интеграция с другими информационными системами

    Открытый API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции системы с другими корпоративными решениями.

    Лидер на российском рынке СЭД и ECM-систем

    «ДЕЛО» – надежная и удобная система — 23 года успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

    Соответствие российским и международным стандартам

    СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.


    Систему «ДЕЛО» уже используют:

    АО КБ «ДельтаКредитБанк»

    ОАО «ВТБ-Лизинг»

    ОАО «Мордовэнерго»

    ЗАО «ТВЭЛ-СТРОЙ»

    ОАО «Оборонстрой»

    АО «Газстройпроект»

    ОАО «Белэлектромонтаж»

    ОАО «Росгосстрах»

    Международный аэропорт «Уфа»

    ОАО «Белвнешэкономбанк»

    ОАО Енисейское речное пароходство

    ООО «Газпром флот»

    Все клиенты

    Отзывы

    Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО»

    «В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
    И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.

    Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания

    «Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
    В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией…»
    Руководитель проекта И.В. Казанцева

    Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО»

    «Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД…»
    И.о. главного врача Е.А.Сараева

    Все отзывы

    www.eos.ru

    Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО

    Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

    Что такое электронный документооборот

    Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

    ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

    Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

    Виды электронных документов

    Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

    Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

    Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

    К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан  по формату ФНС, например, акт приемки работы.  Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

    Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

    Функции системы электронного документооборота

    Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

    • регистрация документа;
    • контроль исполнения документов;
    • создание справочников;
    • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
    • создание и редактирование реквизитов документов;
    • формирование отчетов по документообороту предприятия;
    • импорт документов из файловой системы и Интернета;
    • создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
    • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
    • электронное распространение документов;
    • работа с документами в папках;
    • получение документов с помощью сканирования и распознавания;
    • уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

    Варианты ЭДО

    Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

    Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

    Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

    Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

    Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

    • самое простое – снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
    • экономится время – сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
    • повышается прозрачность внутренней работы компании – система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
    • ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов – в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
    • оперативно составляются отчеты организации;
    • повышается безопасность данных.

    Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

    Что нужно для перехода на электронный документооборот

    Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

    Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

    Примерный алгоритм действий:

    • разрабатывается техническое задание;
    • выбирается IT-решение;
    • описываются бизнес-процессы;
    • составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
    • внедряется ЭДО;
    • тестируется программа;
    • запускается система электронного документооборота;
    • контролируется использование системы.

    Система электронного документооборота

    Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

    1. Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

    2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

    3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

    4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

    5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

    pro-rko.com

    Что такое СЭД? Системы электронного документооборота

    С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

    Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях — полностью парализовать работу организации.

    Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

    Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

    Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров: регистрация корреспонденции (входящие, исходящие) электронный архив документов согласование и утверждение ОРД контроль исполнения документов и поручений автоматизация договорного процесса библиотека регламентов управленческих процедур оформление командировок организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений система контроля выполнения должностных инструкций

    См. также: Топ 10: СЭД системы


    2017. КРОК представил собственную СЭД систему


    Системный интегратор КРОК внедрял собственное решение для электронного документооборота на базе EMC Documentum с 2004 года. Кроме того, КРОК является партнером отечественных СЭД-вендоров: Directum и Docsvision. Теперь компания представила собственную систему КСЭД 3.0. Её можно адаптировать под крупного распределенного заказчика для решения следующих задач: ведение входящей и исходящей корреспонденции, управление финансовой документацией и нормативами предприятия, межведомственный электронный документооборот. В системе действует дизайнер бизнес-процессов. Он реализует мировые стандарты: BPMN, CMMN и DMN.  Новый заказчик может с нуля установить решение со всеми нужными для электронного документооборота компонентами. Но возможен и вариант, когда решение внедряется в уже сложившуюся инфраструктуру, когда у заказчика уже есть какие-то компоненты.

    2016. СЭД ТЕЗИС вошла в Реестр инновационных продуктов Российской Федерации


    Cистема управления документами и задачами ТЕЗИС включена в Реестр инновационных продуктов (РИП), технологий и услуг, рекомендованных к использованию в Российской Федерации.Согласно экспертному заключению, продукт ТЕЗИС соответствует технологическим трендам отрасли электронного документооборота и обладает существенной технологической и потребительской новизной, а также отличающими признаками, обеспечивающими ей конкурентоспособность в своей отрасли среди других аналогичных продуктов.Более того, экспертная комиссия Фонда содействия развитию малых форм предприятия в научно-технической сфере пришла к выводу, что система ТЕЗИС является инновационным продуктом мирового уровня, имеющим существенные конкурентные преимущества по сравнению с зарубежными аналогами.

    2016. Топ-10 СЭД/ECM систем по количеству проектов в России (TAdviser, 2015)


    Аналитический центр TAdviser опубликовал рейтинг СЭД/ECM-систем в России по количеству внедрений (с 2005 по 2015 год).  По данным TAdviser, система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, опережает конкурентов по количеству реализованных проектов. В основном, эту систему внедряют в государственном секторе. А вот SharePoint оказался аж на 9 месте. Главными тенденциями российского рынка СЭД/ECM-систем, по мнению аналитиков, являются импортозамещение, масштабирование и перевнедрение систем, а также внедрение мобильного интерфейса решений. Кроме того, участники рынка в числе главных трендов последних лет называют облачные СЭД/ECM-системы и open-source решения.


    2016. Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо

    Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо версии 7.3. В релиз вошли более 15 значимых изменений, которые расширяют возможности пользователей по согласованию, поиску и хранению документов и автоматизируют их с помощью QR-кода. Во всех модулях новой версии реализована функция поиска документа по QR-коду и расширен список документов, в которые можно проставить QR-код и штамп. Новое меню и новые функции для администраторов системы делают настройку свойств и управление документами и ролями пользователей в ЭСКАДО более простыми и эргономичными. В релизе 7.3. улучшен адаптивный вариант веб-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана, и изменен дизайн карточки документа для печати. Работа c документами также улучшена через механизм создания версий документа. С версии 7.3 все новые пользователи, а также пользователи, восстановившие или продлившие подписку и поддержку ЭСКАДО, получают веб-клиент и мобильный клиент ЭСКАДО бесплатно.

    2015. 1С:Документооборот 8 2.0 стал удобнее, быстрее, эффективнее

    Фирма «1С» выпустила версию 2.0 системы «1С:Документооборот 8». Это стало самым значимым шагом в развитии продукта за всю его историю. Версия 2.0 содержит множество новых инструментов для повышения эффективности управления документами, процессами и проектами. Улучшенный интерфейс, гибкость настроек, расширенный функционал системы сделают работу пользователей более удобной, динамичной и оперативной. В числе основных новшеств: фирменный интерфейс «Такси», повышенная скорость работы, новые возможности для совместной работы пользователей, таких как почта, процессы, задачи, календари, упрощенное формирование документов, новый «рабочий стол», новые возможности для создания проектных задач. Редакция 2.0 «1С:Документооборот» разработана на новейшей версии 8.3 платформы «1С:Предприятие» и задействует все заложенные в ней возможности. Приложения для работы с «1С:Документооборот» на планшете или мобильном телефоне доступны на AppStore и Google Play.

    2011. СЭД или ЕСМ что выбрать?

    А не автоматизировать ли нам нашу работу? – вот она – гениальная мысль, которая родилась в голове нашего нового клиента! Проанализировав предложения на рынке, он уже разговаривает с нашим менеджером и требует коммерческое предложение на СЭД или ECM – неважно — главное, чтобы работало. Но здесь нужно учесть множество критериев: цели, задачи, потребности клиента. Опираясь на опыт внедрения различных систем, попытаемся сравнить по различным параметрам внедрения СЭД и ЕСМ-системы. В первую очередь необходимо определить цель внедрения системы автоматизации. Если в организации необходимо автоматизировать делопроизводство и документооборот, то речь идет о внедрении СЭД. Тогда как управление всеми информационными ресурсами предприятия под силу лишь ЕСМ – системе. ***

    2006. Системы электронного документооборота: критерии выбора

    С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Рассмотрим наиболее значимые критерии выбора системы электронного документооборота (СЭД). ***

    2002. Технологии электронного документооборота

    Для того чтобы в современном мире оставаться на месте, надо быстро бежать. Но скорости все увеличиваются. Что делать? Совсем не очевидно, что спасение в системе электронного документооборота, однако полезно рассмотреть типичные симптомы проблем, решению которых он поможет. Где можно найти письмо, которое вы высылали примерно год тому назад кому-нибудь из контрагентов? Хорошо, если у вас есть секретарь, который хранит все бумаги в порядке. А если нет? Попробуйте теперь выяснить, какой объем занимает архив бумажных документов, который вы вынуждены хранить, и сколько ресурсов ежемесячно уходит на его поддержку? Или подумайте над тем, как часто вашей организации приходится терпеть плохого сотрудника только потому, что он многое знает, и передача дел новому сотруднику может привести к большим потерям? ***

    www.doc-online.ru

    Отправить ответ

    avatar
      Подписаться  
    Уведомление о