ЛИЧНОЕ ДЕЛО — это… Что такое ЛИЧНОЕ ДЕЛО?

  • Личное дело — документ персонального учета офицеров, прапорщиков, мичманов и сверхсрочнослужащих. Включает в себя автобиографию, послужной список, фотографии, аттестации и другие материалы. EdwART. Толковый Военно морской Словарь, 2010 …   Морской словарь

  • личное дело — (напр. сотрудника ТЭС, АЭС) [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN individual s record file …   Справочник технического переводчика

  • личное дело —     делопр.     дело, включающее документы о каком либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности) …   Краткий словарь терминов из области делопроизводства

  • ЛИЧНОЕ ДЕЛО —   1) 1932, 73 мин., немой, ч/б, Ленсоюзкино. жанр: драма.   реж. Сергей и Георгий Васильевы, сц. Александр Чирков, опер. Святослав Беляев, худ. Семен Мейнкин, Павел Зальцман.   В ролях: Николай Ходотов, Константин Назаренко, Варвара Мясникова,… …   Ленфильм. Аннотированный каталог фильмов (1918-2003)

  • Личное дело — основной документ учёта офицерского состава, прапорщиков, мичманов и сверхсрочнослужащих ВС СССР. Включает послужной список, автобиографию, фотографии, аттестации и другие материалы …   Словарь военных терминов

  • Личное дело — основной документ персонального учета кадров ПС РФ. Включает послужной список, анкету, контракт о прохождении воинской службы (трудовой контракт), автобиографию, фотографии определенного формата, аттестационные и другие материалы …   Пограничный словарь

  • ЛИЧНОЕ ДЕЛО — совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении и др …   Словарь по профориентации и психологической поддержке

  • Личное дело судьи Ивановой (фильм) — Личное дело судьи Ивановой Жанр мелодрама Режиссёр Илья Фрэз В главных ролях Наталья Гундарева Сергей Шакуров …   Википедия

  • Личное дело судьи Ивановой — Жанр мелодрама Режиссёр Илья Фрэз В главных ролях Наталья Гундарева Сергей Шакуров …   Википедия

  • Личное дело капитана Рюмина — В главных ролях Сергей Маховиков Анна Ковальчук Татьяна Колганова Страна …   Википедия

  • порядок оформления, ведение и хранение + Особенности формирования

    Работник — это основной ресурс любой компании или любого предприятия. Так как на предприятии работает значительное количество работников, создается служба кадрового формата, которая занимается вопросами найма на работу, контролем качества выполняемых работ и собирает полную и точную базу информационного типа по каждому работнику. Данная база представляет собой формирование личного дела, которое предназначено для каждого сотрудника. В него входят данные по деятельности трудового типа, различные сведения и документы.

    Данное дело заводится при принятии работника на работу и по мере его продвижения по должностному росту в дело вносятся все необходимые изменения. Прямой обязанности по составлению личных материалов на сотрудников не существует. Другими словами, законом не определяется, что личное дело должно быть оформлено на каждого работника. Тем не менее практически все организации коммерческого формата стараются создавать такие дела чтобы оптимизировать работу кадровой службы. Так как порядок ведения, формирования и хранения не регламентирован, в процессе данных действий нередко возникают серьезные трудности.

    Федеральным законодательством предусматривается, что на всех служащих государственного формата в обязательном порядке заводится личное дело. Существуют четко сформулированные нормы, которые позволяют определить все нюансы ведения дел в такой ситуации. Прямой обязанности вести такие же дела в коммерческих структурах нет. Практика показывает, что невзирая на это, составление дел осуществляется повсеместно. Это связано в первую очередь с тем что наличие такого дела существенно упрощает доступ к необходимости получения информации о тех или иных работниках. Так гораздо легче систематизировать данные об их деятельности трудового формата.

    Личное дело образовывает собой некоторую совокупность документов и данных которые относятся к одному участнику деятельности. Такие данные помещаются в отдельную папку.

    Что такое личное дело сотрудника?

    В соответствии с установленными нормами, личное дело состоит из собранных документов сотрудника, которые в своем составе содержат все исчерпывающие сведения о нем, а также из обложки, которая может иметь на себе номер, указание личных данных сотрудника. Непременно скажем о том, что в различных компаниях устанавливаются свои локальные требования, имеющие отношение к вопросу оформления дела. Например, могут использоваться не бумажные папки, а уже пластиковые, может быть организовано дополнительно хранение информации в электронном формате и пр. Соответственно, сразу же нужно сказать о том, что личное дело может оформляться в рамках требований, установленных непосредственно внутри компании.

    Личное дело — это пакет данных и документов, которые касаются четко определенного работника, а также его деятельности в рамках определенной организации. На крупных предприятиях чаще всего стараются использовать вариант составления личных дел с целью контроля и оптимизации коллектива. На маленьких предприятиях такие действия не выполняются, так как по сути, работодатель в лицо знает всех сотрудников, и оптимизацию коллектива производит на основании личных данных. Непременно скажем о том, что законодательная база не предусматривает обязательного составления личного дела. В тоже время, на всех сотрудников, которые заняты на государственных предприятиях оно заводится. При этом обязательно должны формироваться внутренние, локальные документы, в рамках которых определяются все нюансы по составлению личного дела, его проработки, а также дальнейшего хранения.

    Понятие и определение

    Нередко кадровые работники стараются заводить личные дела исключительно на тех сотрудников, которые входят в основную часть коллектива:

    • Ведущие специалисты и инженеры;
    • Материально ответственные работники;
    • Работники, которые имеют перспективы дальнейшего карьерного продвижения;
    • Руководители и их заместители.

    То есть, формируется структура, в рамках которой ведение дел осуществляется выборочно. На обычных работников дела на заводятся. Тем не менее, практически повсеместно составляются дела на тех лиц, которые работают с финансами и являются материально ответственными.

    В тоже время, практика показывает, что выборочное оформление личных дел приводит к некоторой путанице. Нередко возникают ситуации, когда продвижение по карьерной лестнице осуществляется теми работниками, которые изначально не имели таких перспектив. Поэтому, рекомендовано составлять дела на всех работников.

    Комплекс мер по формированию личного дела достаточно прост. По сути, собираются все документы, которые имеют отношение к трудовой активности работника. Все приказы, вернее их копии, по данному работнику, также вкладываются в личное дело. Если работник предоставляет оригиналы документов об образовании, а в компании существует политика, которая предполагает, что в течение всего срока работы данный документ должен быть на предприятии, то диплом прикрепляется к личному делу, а работник получает специализированную выписку-расписку.

    Как формируется личное дело?

    Очень важно, чтобы оформление было правильным и грамотным. Порядок осуществляется на основании ранее составленных локальных документов. Составление дела начинается в момент принятия человека на работу. Все действия по сохранению информации длятся в течение всего времени – до момента ухода. В течение данного времени полученные данные о работе специалиста непременно вносятся в данное дело. По окончанию работы формируется передача документов в архив.

    Существует основное правило – каждое досье составляется в отдельной папке. То есть, на каждого работника рассчитана отдельная папка, в которой сохраняются все необходимые документы. При формировании дела следует курироваться такими правилами:

    • В деле ни в коем случае не должна присутствовать лишняя информация. Для постоянного хранения предусмотрены исключительно те документы, которые отражают рабочую деятельность сотрудника – документы о повышении, о благодарности и награждениях, о дисциплинарных взысканиях и пр.;
    • Для постоянного хранения используются копии, а не оригиналы документов;
    • Одно дело не должно быть по толщине более четырех сантиметров. Сразу же скажем о том, что это рекомендация, а не правило;
    • Приложения к документам, которые расположены в деле, также должны находиться в данной папке.

    Формирование

    Непременно нужно сказать о том, что в данной папке ни в коем случае не должно содержатся никаких данных, которые бы касались политических или же религиозных воззрений сотрудника. Не должно быть никакой информации личного характера, о его частной жизни. При этом, включение такой информации все же является возможным, но исключительно в том случае, если работник подтверждает письменно свое согласие на обработку таких данных. Обязательно заметим, что вся информация, которая собирается в папке может быть использована исключительно в трудовой деятельности работника.

    В обязательном порядке следует заметить, что информация из личного дела может быть использована для того, чтобы составить на работника характеристику. Запрос на оформление характеристики может поступить непосредственно от самого сотрудника или же от государственных инстанций.

    Составление личного дела по своей сути не регламентируется законодательством. Именно по этой причине, полный перечень документов, которые могут быть внесены в данное дело устанавливается внутренней инструкцией по делопроизводству компании. При трудоустройстве в личное дело обязательно сразу же вносятся копии всех документов, на основании которых человек поступает на работу и его резюме. В дальнейшем, сюда вносятся иные документы и данные, которые могут потребоваться для работы специалиста на четко определенной должности.

    Личное дело составляется из таких документов:

    • Анкета, которую человек заполняет при поступлении на работу, копии его личных документов, обязательно предоставляется копия страницы паспорта, которая определяет наличие прописки. Копии страховых документов и пр.;
    • Для мужчин критичным является необходимость предоставления копии военного билета;
    • Обязательно сохраняются копии документов об образовании, фотографии, заявление работника о приеме;
    • Также сохраняется копия трудового договора и приказа, на основании которого человек был принят на вакантную должность;
    • Тут же сохраняется копия на увольнение и иные документы. Обязательно составляется специализированная опись.

    Следует сказать о том, что опись формируется для того, чтобы поиск необходимых сведений о работнике был более быстрым. В настоящий момент на многих предприятиях все данные личных дел хранятся в электронном формате, что позволяет достаточно быстро получать необходимые данные в течение минимального количества времени.

    Рекомендовано размещать документы исключительно в хронологическом порядке. Например, сначала формируются документы, которые отражают все данные о приеме человека на работу. Впоследствии формируются сведения о деятельности работника на предприятии и пр.

     

    Основные требования к оформлению

    Так как законодательством данный аспект не регламентирован, формируется необходимость составления внутренних инструкций по делопроизводству. Именно такие инструкции станут основой формирования грамотного и аккуратного составления документов. Общих правил составления не существует, но устанавливаются важные моменты, на которые непременно нужно обратить свое внимание:

    • Сразу на титульном листе обязательно нужно предоставить информацию с номером личного дела, а также данные сотрудника;
    • Все личные данные должны находиться исключительно в одной папке. Все папки в месте хранения размещаются в алфавитном порядке, что позволяет серьезно облегчить поиск нужной информации;
    • За количеством страниц, имеющихся в личном деле также нужно следить. В идеале их должно быть не более 250.

    Основное требование заполнения дела – никакой лишней информации. Практика показывает, что личные дела чаще всего состоят из минимального количества документов, которые представляют собой копии приказов о принятии на работу, а также о повышениях или же переводе на иную должность.

    Оформление

    Рекомендуется также вести специализированный журнал регистрации дел. В данном журнале формируется указание данных работников, на которых имеются личные дела, а также указаны все данные по дате увольнения и направлению дела в архив. В настоящий момент есть готовые журналы, которые можно приобрести в специализированных магазинах. Также можно найти форму данного документа в сети и просто распечатать ее.

    Хранение личных дел

    Структура хранения организовывается для того, чтобы обеспечить сохранность информации, которая является конфиденциальной. Ведь такие дела в своем составе содержат значительное количество данных о работниках, сведений об их продвижении на должности на данном предприятии. Именно по этой причине во многих коммерческих структурах организуется небольшое помещение, а если компания маленькая – незначительный шкаф. В обязательном порядке помещение или же шкаф должны запираться на замок. Папки с документами рекомендовано располагать в вертикальной позиции, корешками наружу. То есть, по сути, если возникнет необходимость быстро найти необходимые данные о сотруднике на основании его личного дела, то сделать это можно будет достаточно быстро. Доступ к данному помещению ограничивается. Так, использовать данные из хранилища могут исключительно сотрудники кадрового отдела. Непременно скажем о том, что все личные дела должны быть систематизированы именно посредством журнала с реестром. Каждому делу посредством данного журнала присваивается индивидуальный номер.

    В настоящий момент создано достаточно весомое количество специализированных программ, которые позволяют осуществить процесс заполнения личных дел в онлайн формате. Создаются виртуальные папки, в которые вносятся все сканы документов. После чего, данные папки архивируются, что формирует минимальное количество занятого пространства. При этом, использовать такие дела будет гораздо проще, так как вся информация всегда под рукой, всегда можно быстро распечатать нужные копии. Не менее простым будет и хранение. Создается единая папка с архивом, в которую вносятся все дела работников, которые уже не работают на предприятии. Такая методика составления личных дел находится на стадии своего становления.

    Структура хранения

    Личные дела работников рассчитаны на хранение в архиве, а по требованию работника копии из него могут быть выданы на руки в последний день работы перед наступлением увольнения.

    Таким образом, становится понятно, что если компания осуществляет процесс организации личных дел, то она несет и ответственность за целостность собранных данных. То есть, в такой ситуации обязательно должен быть сформирован процесс хранения данных, чтобы исключить их попадание в третьи руки. Если же компания не осуществляет составление личных дел, то и организация хранения не потребуется.

    Помните о том, что процесс составления личных дел имеет особенность добровольного плана. Если работник забирает свои документы (копии), то компания больше не несет ответственности за сохранность данных, это позволяет уменьшить размер архива. Допустимый срок хранения данных по делам не более семидесяти пяти лет. Для руководителей данный срок может быть более существенным.

    Как закрывается личное дело?

    Завершение личного дела происходит в день увольнения сотрудника. При этом, обязательно оформляются сопутствующие документы по закрытию. Изначально специалист производит проверку наличия всех документов по описи в папке. В принципе, данный процесс не является сложным, так как все документы описаны в первом листе дела, а также расположены в папке в хронологическом порядке.

    Производится процедура нумерации листов. Используется любая нумерация, которая может быть проставлена в углу листа нумератором либо карандашом. К описи добавляется итоговая запись. Отражается количество листов в деле, а также формируется документ, который определяет проведение увольнения. В данном случае, в опись обязательно вносятся данные такого документа. Отметим, что лист описи не нумеруется.

    Закрытие

    Необходимо отдельно составить лист-заверитель. Сразу же скажем о том, что существует проработанная форма данного документа. Найти ее можно непосредственно в сети и скачать, после чего – распечатать. В данном листе указывается количество документов по описи, которые вложены в дело. Обязательно указывается нумерация дела, и иные важные данные.

    Обратите внимание на то, что после составления листа-заверителя дело должно быть прошито. После чего, все изменения в состоянии или же составе дела должны быть отмечены в заверителе со ссылкой на акт, составленный в компании. В конце каждого дела крепится лист-заверитель, в начале дела – опись.

    На титульном листе критичным является указание даты закрытия. Тут же может быть предоставлена полная информация о формировании приказа. Тут же указывается информация о хранении и сроке. То есть, определяется, что документ передается в сохранение на срок не менее 50 лет.

    Обратим ваше внимание на то, что у разных документов может быть отличительный срок хранения. Дело сохраняется в течение того срока, который импонирует документу с более значимым сроком хранения. Имеется ввиду что, если в деле есть приказ о принятии на работу, то минимальный срок хранения — 75 лет. Если в компании остались документы, которые не были востребованными работником, такие как – трудовая книжка, военный билет, все они вкладываются в специализированный конверт, который прикрепляется к личному делу. Отметим, что конверты должны быть пронумерованы, и обязательно указываются все данные о вложении. Сначала нумеруется конверт, очередной номер присваивается вложению в конверте. Каждое личное дело уходит в архив по прошествии трех лет с даты завершения его в основном делопроизводстве.

    Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в:

    Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

    Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

    Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

    Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

    Что должно быть в личном деле сотрудника

    Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

    Пример

    Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

    Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

    • Заявление сотрудника о приеме;
    • Копия приказа о назначении;
    • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
    • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
    • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
    • Трудовой договор;
    • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
    • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

    Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

    • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
    • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
    • Свидетельств о рождении детей;
    • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
    • Трудовой книжки;
    • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

    Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

    Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

    • Характеристики с предыдущих мест работы;
    • Анкета, заполненная при соискании должности;
    • Должностная инструкция;
    • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
    • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
    • Докладные записки, объяснительные.

    Порядок расположения документов в личном деле работника

    При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

    При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

    Пример

    Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

    Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

    Образец

    Внутренняя опись личного дела № 4

    кассира ООО «Нарва»

    Иванушкиной Елены Алексеевны

    № п/п

    Дата документа

    Номер документа

    Наименование документа

    Номера листов дела

    Примечание

    1

    21.01.2017

    4

    Трудовой договор

    1-4

    Оригинал

    2

    21.01.2017

    4-К

    Приказ о приеме на работу

    5

    Копия

    3

    21.01.2017

    3-М

    Соглашение о материальной ответственности

    6-7

    Оригинал

    4

    15.05.2017

    4-КД

    Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу

    8

    Оригинал

    5

    25.08.2017

    7вх

    Заявление о предоставлении очередного отпуска

    9

    Оригинал

     

    По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

    Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

    Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

    Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

    При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

    Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

    порядок формирования и состав личного дела, дополнительные сведения (видео)

    Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу. Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации. В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального уровня в отношении их сотрудников. Отсутствие таких личных дел является нарушением, которое может караться дисциплинарными мерами в отношении руководителя. Что касается всех остальных типов учреждений, в том числе коммерческих компаний, то правила для них несколько отличаются. Законодательство не говорит о том, что их документация должна быть структурирована в виде личных дел, таким образом, это является в большей степени выбором руководства организации.

    Личное дело

    Особенности документа

    Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место. Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте. У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

    Различные заявления и приказы касательно перевода на другую должность, представления и иные подобные документы. Бумаги, посвященные различным поощрениям и взысканиям, то есть характеризующие работу сотрудника в компании. Данные бумаги добавляются на всем протяжении работы по мере получения взысканий или поощрений. Особенно важно оформлять такие бумаги в государственном учреждении, ведь они напрямую влияют на дальнейшую службу человека. В коммерческих компаниях они встречаются реже, но их появление возможно. Для государственных организаций актуальны информативные документы о доходах, имуществе и т.п., предусмотренные законом для определенной должности.

    Состав личного дела сотрудника

    Далее представлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Состав документов весьма обширен и включает в себя как те бумаги и справки, которые необходимо занести в папку сразу же после ее открытия, так и те, которые попадают туда уже в процессе работы.

    Этап заведения личного дела работника

    1. Заявление сотрудника при приеме на работу. Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку.
    2. Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником. К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.
    3. Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.
    4. Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.
    5. Различные документы, подтверждающие полученное образования. Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты. Хранятся копии, а не подлинники.
    6. Бумаги, подтверждающие утверждение в должности. Какие именно, зависит от внутреннего устава компании и от того, какую должность занимает сотрудник. Данные бумаги дополняются по мере того, как работник получает повышение или понижение.
    7. Различные письма рекомендательного характера и характеристики с предыдущего места работы.
    8. Инструкции, посвященные должностным обязанностям работника.
    9. Ксерокопии документов, имеющих личный характер, таких как паспорт, свидетельство о браке, военный билет и т.п. При необходимости они должны обновляться (например, при получении нового паспорта или регистрации брака).

    Документы, посвященные увольнению сотрудника из организации. Иные документы, предусмотренные внутренним уставом компании или законодательством для государственных служащих.

    Основные правила создания и ведения личных дел

    Хранение личных дел работниковСуществуют определенные правила формирования и ведения личной карты работника, которым должны следовать все делопроизводители компаний. Они будут даны в качестве конкретных рекомендаций. Необходимо формировать дело в хронологическом порядке. Это означает, что новые бумаги добавляются в состав дела по мере их появления, и располагаются они именно в том порядке, в котором были созданы. В том случае, если сотрудник прекратил работу по той или иной причине, это означает, что дела также закрывается и со временем передается в архив.

    Есть некоторые различия между документами государственных и негосударственных служащих. Личные дела государственных служащих должны храниться в кадровой службе не менее 10 лет, после чего попадают в архив. Это связано с тем, что эти папки могут быть затребованы на новом месте службы (если оно относится к государственным организациям). Что касается сотрудника, работавшего в коммерческой сфере, его дело должно быть передано в архив не позднее, чем через 3 года хранения в отделе кадров. В новую компанию дело не передается.

    Дополнительные сведения

    Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги.

    При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов.

    Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в специальном листе-заверителе необходимо указать, сколько в описи страниц.

    На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды. В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно. Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц. Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

    Выдача документов допускается только по требованию правоохранительных органов либо с целью сохранения здоровья или жизни сотрудника. Такие случаи достаточно редки, руководителям и сотрудникам отдела кадров нужно сохранять осторожность и не допускать нарушения законодательства, ведь содержание дела – это личная тайна. Оформлением личных дел обычно занимаются сотрудники кадрового отдела, профессиональные делопроизводители. В том случае, если компания небольшая и своего отдела кадров в ней нет, данная обязанность возлагается на офисного менеджера, если он обладает достаточными навыками, либо руководителя отдела или всей компании. Если возникает необходимость затребовать какой-то документ из личного дела, то пишется специальный запрос. Он может быть удовлетворен или в нем может отказано. Итак, ведение личных дел работников не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Подобный способ организации делопроизводства помогает решить задачи быстрого и удобного доступа к документации и ее хранения.

    Отправить ответ

    avatar
      Подписаться  
    Уведомление о