Содержание

Контроль дебиторской задолженности — что это такое, внутренний

Контролировать дебиторскую задолженность по предприятию необходимо не только ради анализа и отслеживания необходимой информации по должникам, но и для того, чтобы руководство предприятия всегда имело доступ к реальной информации о состоянии оборотных средств на тот или иной период.

Такие долги со стороны физических, юридических лиц или даже государственных учреждений грозят предприятию финансовыми потерями, рисками утраты материальных ценностей. Поэтому они обязательно должны быть на контроле, а как это сделать, следует изучить способы и схемы подробнее.

Что это такое

Контроль дебиторской задолженности – это урегулирование, управление и бухгалтерский учет суммы долгов по предприятию, образованных пользователями оборотных средств юридического лица – дебиторами (должниками), которыми могут быть другие предприятия, компании, организации, а также физические лица.

Важность такого контроля актуальна не только для крупных корпораций, концернов или производств, но также и для предприятий малого и среднего уровня бизнеса. Что будет, если не контролировать, так называемую, «дебиторку» по предприятию?

В этом случае возможно развитие следующих сценариев:

  1. Суммы денежных средств могут потеряться, причем, во внушительных объемах, найти которые будет очень сложно. Придется дополнительно нанимать специалистов, аудиторов, экспертов, чтобы провел расследование по финансам предприятия. Особенно утрата сумм может оказаться при сотрудничестве с компаниями-однодневками, например.
  2. Будет фиксироваться из месяца в месяц финансовая нестабильность по предприятию. Это, в свою очередь, будет сказываться на регулярности оплаты труда рабочим, погашению обязательств перед государством – налоговые или коммунальные платежи и так далее.
  3. Возникает неэффективность расходования ресурсной базы предприятия. За счет того, что потребуется задействовать силы всех ключевых должностных лиц (директора, бухгалтеров, менеджеров, юристов и прочих) новые проекты будут притормаживаться, а затраты на судебные издержки при тяжбах с должниками будут попросту уменьшать доходные средства предприятия.
  4. Деловая репутация предприятия может пострадать перед лицом новых заказчиков, которые поймут, что им угрожают просрочки по поставкам или изготовлению заказов из-за снижения денежно-ресурсной базы предприятия его должниками.
  5. Степень конкурентоспособности снижается по причине того, что из-за дебиторской задолженности предприятие терпит лишние расходы.

Как видно, все идет как по цепочке – из-за чьих-то долгов предприятие начинает утрачивать свою активность, стабильность, надежность и производительность.

Но главная опасность при игнорировании данного пункта бухучета и аудита заключается в том, что предприятие попросту придет к неизбежному и неуправляемому росту задолженности и материальных потерь. А это, в свою очередь, создаст большие препятствия для развития бизнеса, его роста.

Дебиторскую задолженность воспринимают как актив (то есть возвратные средства считаются пополнением кассы, частью имущества предприятия) и различают по следующей классификации:

 по сроку возврата долга  краткосрочная, долгосрочная задолженность
 по возможностям взыскивания долга  текущая, сомнительная и безнадежная  задолженность
 по факту возврата долга  невыплаченная (потому что еще срок не наступил) и просроченная

Краткосрочная задолженность предполагает получение предприятием обратно платежей в течение 1 календарного года, если брать точкой отсчета отчетную дату.

При долгосрочном варианте – сроки увеличиваются и переваливают за 12 месяцев после отчетных дат. Когда определена текущая задолженность, то это говорит о том, что платежи ожидаются в течение того отрезка времени, который указан в договоре.

При сомнительных долгах само предприятие уверено, что получит обратно свои денежные средства, несмотря на то, что сроки их выплат были дебитором уже пропущены.

Безнадежная задолженность свидетельствует о невозможности возврата долгов и отсутствии реальных способов и возможностей для возврата долга.

Обратите внимание! Крупные корпорации или компании, либо, наоборот, малые предприятия, вполне могут установить свои собственные типы дебиторской задолженности. Все зависит от масштабов деятельности юридического лица.

Как контролировать

Разумный подход к ведению хозяйственной деятельности заключается в том, чтобы максимально точно и постоянно, методично измерять и учитывать все финансовые показатели, в том числе и дебиторскую задолженность.

Для того, чтобы обеспечит грамотный контроль дебиторской задолженности, каждый руководитель предприятия обязан знать целый ряд важных мероприятий, которые при этом должны быть проведены.

Контролировать «дебиторку» следует по определенному алгоритму действий, которые выражены в следующих этапах:

  1. Назначение должного лица, уполномоченного вести регулярный контроль над состоянием дебиторской задолженности. Такая должность часто называется просто – ревизор.
  2. Выявление дат для проведения контрольных действий.
  3. Если применяется такой механизм, как отсрочка платежа, тогда – ввести конкретный и понятный регламент по передаче продукции и проконтролировать его выполнение.
  4. Учетные действия объемов, размеров задолженности.
  5. Установление лимитов отсрочек платежей и их длительности для всех контрагентов без исключения.
  6. Взвешивание состава задолженности – какой величины долг, когда он образовался.
  7. Проведение сравнительного анализа между сроками устранения задолженности и сроками получения кредитования.
  8. Проведение инкассационных расчетов по специальным коэффициентам, которые бы показали, какова доля оплат, которые были сделаны за текущий период времени до того, как продукцию отгрузили.

Очень важно при всем этом обязательно вести постоянный учет компаний, предприятий, организаций и даже физических лиц, с которыми так или иначе предприятие ведет партнерскую деятельность.

При этом не важно, насколько сотрудничество между сторонами окажется долгосрочным или краткосрочным. Параллельно ведется учет всех контрагентов, причисляемых уже к тем, что задолжали предприятию.

Такие маневры позволят вовремя отслеживать сроки, того, кто задолжал и сколько. А такая своевременность на выходе дает возможность вовремя принять те или иные меры, чтобы долги были возвращены в максимально короткие сроки или имели бы высокую степень возвратной гарантии.

Процедурные этапы контроля дебиторской задолженности заключаются в следующих шагах:

  • отгрузка потребителю готовой продукции;
  • контроль над тем, чтобы оплаты за отгруженную продукцию осуществлялись вовремя;
  • инвентаризация задолженности;
  • выставление штрафных санкций нарушителю договорных обязательств при задержках оплат;
  • судебные разбирательства с целью истребования долгов из должников;
  • подключение резервных средств.

Методы

За последнее время большинство предприятий ощущают на себе все более и более растущую дебиторскую задолженность. По мнению экспертов и исследователей, такое положение вещей чаще всего показывает себя из-за замедленных темпов платежных операций (оборотов) между организациями, фирмами, предприятиями.

Для этого, чтобы не опускать подобные явления требуется управлять задолженностью постоянно. При этом наряду с управлением должно проводить корреспондирование «дебиторки» с другими пунктами общей финансовой политики предприятия.

При этом контроль и управление такой задолженности в обязательном порядке должно согласовываться еще и с маркетинговой политикой.

Существуют вполне оптимальные методы контроля дебиторской задолженности, которые заключаются в следующем:

  1. Контроль за состоянием дебиторских счетов.
  2. Ранжирование дебиторов, где выявляются должники с большими долгами.
  3. Анализирование долгов по видам продукции, выгодных, невыгодных товаров.
  4. Реальное оценивание бумаг, возможностей их выгодной реализации.
  5. Проведение работ с должниками в судебном и досудебном порядке.
  6. Отслеживание баланса кредиторской и дебиторской задолженностей.
  7. Расширение рынка, увеличение потребителей.
  8. Нахождение способов, как оптимизировать кредитную политику.
  9. Мотивировать сотрудников, работающих на сбыт продукции.
  10. Способствовать и стимулировать досрочную и своевременную оплату за продукцию.

При решении контролирующих «дебиторку» задач пользуются специальными показателями, которые представлены в относительных величинах, да еще и в динамике за определенный период времени – кварталов, годов.

Самыми ключевыми показателями являются следующие:

  • коэффициент инкассации – благодаря нему можно определять величину и время поступления денег от продаж в конкретный отрезок времени, это ожидаемые поступления от реализации продукции;

  • коэффициент оборотов «дебиторки»;

  • период, когда «дебиторка» погашается;

  • коэффициент нормальной погашаемости «дебиторки».

Результаты от расчетов, которые делаются по таким формулам, можно даже использовать при отслеживании и управлении кредитной политики организации.

Есть также способы рефинансирования «дебиторки», которые заключаются в следующих методах – факторинге, форфейтинг, учеты и подача в залог векселей, а также другие формы финансирования «дебиторки» на недлительный период времени.

Когда изучается состав задолженности, обязательно учитывается результаты анализа по резервным данным, сомнительным долгам, потерях, что зафиксированы фактическими.

Чтобы не допустить роста дебиторской задолженности, можно принять во внимание и использовать следующие методы ее оптимизации:

  1. Требовать предоплату с новых покупателей до отгрузки продукции.
  2. Обеспечить гарантию выплат потребителем в виде залогового имущества, поручительства, либо какой-нибудь банковской гарантии.
  3. Перекрыть «дыры» дебиторской задолженности кредиторской.
  4. Подключить аккредитив – третью сторону, способную решить вопрос платежеспособности потребителя продукции.
  5. Получение кредита в качестве рефинансирования задолженности.

Обратите внимание! Услуга аккредитива весьма дорогостоящая, поэтому ею пользуются крайне редко, и из-за этого она не славится особой популярностью при решении вопросов с дебиторской задолженностью.

Внутренний контроль дебиторской задолженности

Необходимо отметить, что нет каких-либо универсальных методов борьбы с ростом «дебиторки».

Все настолько относительно и каждый случай в отдельности имеет свою специфику, что приходится специалистам каждый раз подыскивать все новые и новые способы контроля и управления дебиторской задолженностью.

Во многом большую роль играет сама хозяйственная деятельность предприятия, какие сумм проходят между бухгалтерией и заказчиками или клиентами, а также ситуации на самом рынке, в нише которого ведет свою деятельность организация.

Но есть уже проверенные способы, которые при стандартной ситуации выступят классическим методом внутреннего контроля «дебиторки»:

  1. Должен существовать всегда плановый уровень задолженности. При выходе за рамки запланированного уровня предпринимаются меры по снижению роста долгов.
  2. Использование отсрочек платежей либо кредитов, но не всем клиентам, а тем, которые гарантированно выплатят свой долг. При этом всегда следует устанавливать конкретный срок отсрочки и закрепить это дополнительным соглашением к договору сотрудничества. Обычно используют 15 или 30 дней отсрочки.
  3. Мотивировать работу сотрудников с целью повышения производительности. Здесь желательно использовать такую систему, которая могла бы сделать выплату заработка сотрудникам в тесной зависимости от сроков дебиторской задолженности.
  4. Разработать саму схему, по которой будет проходить процедура отсрочки платежей, предоставляемые клиентам.
  5. Важно определить параметры и оценить предоставляемую потребителем информации о ценном имуществе, которым можно перекрывать дебиторскую задолженность в случае ее интенсивного роста.
  6. Следует грамотно распределить ответственность, которую несут юридические, коммерческие и финансовые службы, отделы корпорации при контроле за дебиторской задолженностью.

Внутренний контроль желательно проводить 1 раз в год с выборочной проверкой причин и времени появления задолженности.

При этом всегда должны анализироваться все акты сверок, а также при необходимости начинают разработку мероприятий по нейтрализации роста долгов.

Важно здесь также проводить не комплексную работу по выставлению претензий или процессу возмещения ущерба, возникшего как следствие после долгов.

Получается, что если совсем не контролировать дебиторскую задолженность, либо заниматься ею в редких случаях, то по предприятию могут начать вырастать долги, снижаться уровень конкурентоспособности, могут возникать задержки по оплате труда, погашению налогов, оплате коммунальных услуг и прочего.

Для контроля над «дебиторкой» обязательно в штате должны быть люди с соответствующим образованием и опытом.

Либо же регулярно приглашать для управления задолженностью специалистов – аудиторов, которые смогли бы помочь выровнять финансовое состояние предприятия.

Видео: Безнадежная «дебиторка»

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

finbox.ru

что это и чем она отличается от кредиторской

Дебиторская задолженность — все, что должны предприятию другие компании, государство или клиенты-физлица. Каждый такой должник называется дебитором. Дебиторская задолженность, например, появляется, когда компания продала товар, но деньги не получила. Тогда долг покупателя за товар — это дебиторская задолженность. Бывает и наоборот: если фирма перечислила предоплату, а товар не поставили. Переплата налогов или заем сотруднику тоже приводят к дебиторской задолженности.

Сергей Антонов

никому ничего не должен

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Если дебиторская задолженность — это то, что должны компании, то кредиторская — наоборот, когда та сама задолжала контрагенту. Еще к кредиторской задолженности относятся и кредиты.

Примеры видов задолженности

Дебиторская задолженностьКредиторская задолженность
Переплата по налогамНеоплаченная пеня по налогам из-за просрочки
Предоплата поставщику за товарДолг перед поставщиком за отгруженный товар
Заем работнику на покупку жильяОстаток задолженности по кредиту перед банком

Дебиторская задолженность

Кредиторская задолженность

Переплата по налогам

Неоплаченная пеня по налогам из-за просрочки

Предоплата поставщику за товар

Долг перед поставщиком за отгруженный товар

Заем работнику на покупку жилья

Остаток задолженности по кредиту перед банком

Когда образуется дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность появляется в тот момент, когда две стороны одного договора не могут выполнить обязательства одновременно. Например, сначала одна компания отгружает товар, а другая только потом платит за него. Из-за этого разрыва и появляется задолженность: у одного контрагента — дебиторская, у другого — кредиторская. Такой долг может существовать несколько часов, а может зависнуть на годы.

Для продавца было бы идеально, если бы все покупатели вносили предоплату, но на практике такого не бывает. Поэтому клиентам дают отсрочку платежа. Это выгодно участникам сделки: покупатель может, например, перепродать дороже еще не оплаченный товар, а продавец наращивает рынок сбыта. Чем больше у компании клиентов, тем быстрее растет дебиторская задолженность.

Как вести бизнес без штрафов

Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по нескольким признакам.

По срокам погашения — на долгосрочную и краткосрочную. Краткосрочная — долг, погашаемый в течение года с момента заключения договора. Например, если оплата за отгруженные материалы должна поступить через два месяца. Долгосрочная — со сроком погашения больше года. Например, заем для сотрудника.

По срокам погашения обязательств — на нормальную или просроченную. Срочная, или нормальная, — когда еще не пришло время гасить долг. Например, компания поставила клиенту товар, но по договору тот может заплатить в течение 10 дней. Спустя неделю его задолженность еще считается нормальной. Просроченная задолженность появляется, когда указанные в договоре сроки вышли. Например, тот же покупатель не оплатил товар даже спустя месяц.

По основаниям возникновения — в зависимости от того, кто должен компании:

  1. Покупатели — например, по договорам поставки.
  2. Поставщики — от которых не получили товар, хотя перевели предоплату.
  3. Государство — например, когда компания переплатила по налогам.
  4. Работники — например, если компания выдала им заем.
  5. Учредители — если, например, не оплатили свою долю в уставном капитале компании.

По вероятности погашения — на сомнительную и безнадежную. Сомнительная не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Безнадежная — с истекшим сроком исковой давности. Если компания-должник ликвидирована или у приставов не получается взыскать деньги, то долг тоже считают безнадежным. А еще, когда должника исключили из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой.

Управление дебиторской задолженностью

Когда появляется безнадежная дебиторская задолженность, компания недополучает прибыль и остается без оборотных средств. Если таких долгов становится много, предприятие не может закупать сырье, производить продукцию, платить зарплаты и налоги — это чревато не только убытками, но и банкротством. Поэтому задача менеджеров — возвращать долги, а в идеале — предотвращать подобные ситуации. Такая работа называется управлением дебиторской задолженностью.

Вот какие методы можно использовать для управления дебиторской задолженностью:

  1. Инвентаризировать долги — это помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Компания может провести инвентаризацию задолженности в любое время по своей инициативе, но есть случаи, когда ее надо проводить обязательно — например, если обнаружена кража на предприятии или собственники решили ликвидировать организацию. Кроме того, инвентаризацию проводят перед оформлением годового отчета. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом, а по ее итогам бухгалтерия составляет специальную справку.
  2. Определить даты погашения долгов и напомнить о них контрагентам. В этом случае бухгалтерия сверяет задолженность с датами, указанными в договорах, проверяет отгрузки, а также рассылает письма партнерам с напоминанием о дате оплаты.
  3. Оценить трудозатраты для взыскания долга. Возможно, стоимость работы по взысканию не сопоставима с суммой долга — оплата юристов и судебные издержки будут больше, чем деньги, которые удастся вернуть. Поэтому можно установить минимум, ради которого стоит организовывать работу по взысканию, и контролировать только ту задолженность, что выше этой суммы.
  4. Проверить платежеспособность должника. Возможно, уже идет стадия банкротства, и надо срочно делать все, чтобы попасть в реестр кредиторов. В картотеке арбитражных дел можно посмотреть, не подан ли иск о банкротстве контрагента. Посмотреть, не находится  ли он уже в какой-либо стадии банкротства — в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. Проверить, не находится ли должник в стадии ликвидации или реорганизации, можно в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».

Основные задачи управления задолженностью

Чтобы партнеры платили в сроки, сотрудники компании проверяют дебиторов еще до того, как заключить сделку, а также составляют договоры так, чтобы клиенту было невыгодно становиться должником. Например, прописывают штрафы за просрочку платежа.

Кроме того, компания должна контролировать объем просроченной дебиторской задолженности и выставлять претензии недобросовестным клиентам. Управление дебиторской задолженностью подразумевает и взыскание долгов со злостных неплательщиков через суд.

Участники управления задолженностью

Проблемы долгов касаются не только финансистов компании. В управлении дебиторской задолженностью участвуют и другие подразделения. Например, сотрудники службы безопасности проверяют контрагентов, менеджеры по продажам и бухгалтеры мониторят неплатежи, юристы составляют претензии и взыскивают долги в суде. В свою очередь руководство компании организует процесс, контролирует его, мотивирует сотрудников.

Как проверять контрагентов

Процесс управления задолженностью

Процесс управления дебиторской задолженностью делят на четыре этапа:

  1. Планирование, во время которого руководство компании определяет политику работы с дебиторской задолженностью в компании и регламент работы.
  2. Координация сотрудников разных подразделений, которые будут проверять потенциальных контрагентов, оценивать задолженность и контактировать с дебиторами.
  3. Мотивация сотрудников, которые занимаются управлением дебиторской задолженностью.
  4. Контроль над тем, как идет вся эта работа.

Сотрудники компании ведут учет долгов, периодически отчитываясь перед руководством, изучают причины произошедшего, возвращают уже имеющиеся долги и делают так, чтобы не копились новые.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Инвентаризация помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом.

По результатам инвентаризации бухгалтерия составляет справку, которая касается расчетов с дебиторами. В ней указывают данные должника, сумму долга и причину возникновения. Сюда же прилагают документы, которые подтверждают наличие долга, а также доказательства, что компания пыталась взыскать долг. Например, претенциозные письма.

Если задолженность признают безнадежной, то бухгалтерия может ее списать.

Расчет дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность рассчитывают не только когда надо организовать процесс управления ей, но и составляя бухгалтерский баланс. Универсальной формулы для расчета дебиторской задолженности нет, в каждой компании это делают по-разному, так как структура дебиторской задолженности может отличаться. Чтобы рассчитать задолженность, надо собрать информацию по всем счетам бухучета, где она числится, проанализировать суммы долга, количество дебиторов, сроки погашения. После этого бухгалтерия сверяет суммы с контрагентами, а также выявляет сомнительные долги.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Оборачиваемость дебиторской задолженности — это отношение выручки компании от реализации товаров или услуг к средней дебиторской задолженности. Коэффициент оборачиваемости показывает, сколько раз за год компания получила от контрагентов сумму, которая равна среднему остатку дебиторской задолженности. Среднюю дебиторскую задолженность считают так: сумму долгов контрагентов на начало года складывают с долгами на конец года и делят на два.

Коэффициент оборачиваемости = (Продажи в кредит или Выручка) / (Средняя дебиторская задолженность)

Взыскание дебиторской задолженности

Долг начинают взыскивать с досудебной претензии: компания направляет контрагенту письмом претензию, требуя вернуть долг. Если должник это уведомление игнорирует или отказывается возвращать долг, необходимо обращаться в суд.

Если долг меньше 400 тысяч, то кредитор может сразу подать заявление о выдаче судебного приказа. Если больше — исковое заявление о взыскании дебиторской задолженности в арбитражный суд. К иску прикладывают копию претензии, ответ на нее (если имеется), а также документы, которые подтверждают долг — акты, счета и т. д.

Если суд удовлетворит требования, то в арбитраже выдадут исполнительный лист, по которому долг будут взыскивать судебные приставы.

Кредитор имеет право взыскать долг и в рамках банкротного дела. Если компанию внесут в реестр кредиторов, то она может рассчитывать на выплату долга из денег, которые выручат от продажи имущества.

Срок исковой давности

Минимальный срок давности по такому иску — три года. Максимум — 10 лет для ситуаций, когда срок исковой давности приостанавливается.

Общий срок исковой давности.
Ст. 196 ГК РФ 

В этом правиле могут быть исключения. Например, по договорам транспортной экспедиции требования можно заявлять в суд в течение одного года.

Дата начала течения срока исковой давности может быть разной в зависимости от обстоятельств и условий договора:

  1. Если в договоре указан срок платежа, то срок давности считают с даты, которая следует за последним днем выплаты по договору.
  2. Если в договоре нет срока платежа — компания-кредитор может установить конкретную дату выплаты долга, а срок давности начнется после этой даты.
  3. Если в договоре нет срока платежа, а кредитор направил требование погасить долг — срок давности начинается с момента, когда выставили требование.

Срок исковой давности может приостановиться:

  • если в последние шесть месяцев срока давности кредитор не смог обратиться в суд из-за обстоятельства непреодолимой силы — например, стихийного бедствия; или если одна из сторон находится в вооруженных силах, которые перевели на военное положение;
  • если стороны пытаются договориться без участия суда — например, при помощи посредника.

Если срок давности по какой-то из этих причин приостанавливали, а потом возобновили, но до даты истечения осталось меньше шести месяцев, то срок давности увеличивается до полугода.

Если срок давности истек, то кредитор должен списать дебиторскую задолженность.

Сроки погашения долгов

Срок погашения дебиторской задолженности — это математический показатель, который показывает финансовую устойчивость компании. Его рассчитывают, когда нужно оценить, например, ликвидность компании, или темпы прироста дебиторской задолженности. Срок погашения показывает средний период, который проходит от поставки товара покупателю до погашения дебиторской задолженности. Показатель рассчитывают по специальной формуле:

Срок погашения = Длительность периода × (Долг дебитора / Выручка от продаж)

Срок погашения и длительность периода считают в днях, а дебиторский долг и выручку — в рублях.

Срок погашения показывает среднее число рабочих дней, которые нужны компании, чтобы взыскать дебиторскую задолженность. Чем ниже результат, тем быстрее дебиторская задолженность превращается в реальные деньги. Высокий срок погашения свидетельствует о том, что у компании трудности со взысканием долгов.

Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также долги, нереальные для взыскания, списываются. Сделать это можно только на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя компании. «Нереальность взыскания» определяет кредитор, руководствуясь собственными соображениями.

Важно, что если кредитор признал долг нереальным для взыскания и списал его как убыток, то сама задолженность в балансе не аннулируется. Ее нужно отражать еще пять лет с момента списания, так как у должника могут появиться деньги.

Списание дебиторской задолженности. Положение по ведению бухгалтерского учета

Доказать, что долг погасить нельзя, можно выпиской из ЕГРЮЛ о ликвидации дебитора, решением суда об отказе в удовлетворении требований кредитора или актом судебного пристава, где говорится, что долг взыскать невозможно.

Как снизить дебиторскую задолженность

Чтобы нормальная задолженность не превратилась в просроченную, компания должна контролировать процесс платежей контрагентов: проверять надежность контрагентов; разрабатывать систему предоплаты за товар для каждого клиента индивидуально; прописывать в договоре пени и штрафы за просрочку оплаты; контролировать все расчеты с контрагентами; взыскивать долги сразу после первых дней просрочки — рассылать претензии, а после обращаться в суд.

Страхование дебиторской задолженности

Если есть подозрения, что покупатель превратится в должника, компания может застраховать дебиторскую задолженность. Это практикуют при сотрудничестве с организациями, которые приобретают товар в рассрочку или под реализацию. Страхует долг страховая компания.

Перед тем как заключить договор страхования, кредитор должен предоставить страховщику реестр старения дебиторской задолженности, список клиентов, покупающих товар в рассрочку, и другую информацию о компании-кредиторе.

Существует два распространенных вида такого страхования.

Страхование по полису — на каждую отгрузку с отсрочкой платежа выписывается полис, где указывают дату отгрузки, номер накладной, сумму долга и кредитный лимит. Выплаты производят по заявлению кредитора в пределах лимита.

Генеральная схема не предусматривает полис на каждую сделку. Продавец и страхователь заключают одно общее соглашение, которое касается всех покупателей, работающих по системе рассрочки.

Страхование дебиторской задолженности дает возможность переложить работу по проверке покупателя на страховую компанию. В договор включают сделки только с действительно рискованными клиентами. Фактически страховщик выполняет роль службы безопасности для продавца. Но часто страховые компании стараются составить договор так, чтобы страхователю было тяжело получить выплату. Поэтому надо внимательно читать договор — какие страховые случаи в нем перечислены, какие лимиты ответственности прописаны, какие документы надо предоставить, чтобы получить выплату и т. д.

Продажа дебиторской задолженности

Компания может сама взыскивать долг, а может продать его. Цена будет меньше самого долга, но кредитор избавит себя от досудебной переписки с должником, судебных разбирательств и волокиты с приставами. Есть несколько вариантов, как оформить такую сделку.

Основания и порядок перехода прав кредитора к другому лицу.
Ст. 382 ГК РФ 

По договору уступки требования — цессии, если такая процедура предусмотрена в договоре, на основании которого появился долг. По сути цессия — это соглашение, в соответствии с которым кредитор передает кому-то свои права требования долга.

Цессия. Гл. 3 ГК РФ 

Переуступку можно оформить как трехсторонний договор, возмездную или безвозмездную цессию. При этом если речь идет о недвижимости, то цессию обязательно надо регистрировать в Росреестре.

Через факторинг работают, когда продавцу срочно нужны деньги, а покупателю важно работать с отсрочкой платежа. Банк или факторинговая компания кредитуют поставщика, выкупая его дебиторскую задолженность. Вот как это работает

Финансирование под уступку денежного требования.
Гл. 43 ГК РФ 

  1. Продавец отгружает товар, но выставляет счет не покупателю, а факторинговой компании.
  2. Факторинговая компания оплачивает продавцу основную часть суммы — например, 90%.
  3. Покупатель проверяет товар, и если все в порядке, то факторинговая компания перечисляет продавцу оставшиеся деньги.
  4. Через оговоренное в договоре время покупатель перечисляет деньги факторинговой компании, фактически получая отсрочку платежа.

Банк или факторинговая компания дают возможность продавцу сразу получить деньги, а покупателю заплатить потом — например, после перепродажи товара. При этом, в случае чего, взыскивать долг будет уже не продавец, а факторинговая компания.

Через вексель — если покупатель передает вексель в счет оплаты товара, то кредитор может потом передать эту ценную бумагу или продать кому-то. Преимущество векселя в том, что сам он — уже подтверждение долга, никаких дополнительных документов, например для суда, не требуется.

ФЗ «О переводном и простом векселе»

journal.tinkoff.ru

Контроль дебиторской задолженности

К управлению дебиторской задолженностью необходим грамотный подход. Часть руководителей четко выстраивают все бизнес-процессы, связанные с предоставлением контрагентам отсрочки платежа, другие предпочитают пустить все на «самотек». Если организация, как свидетельствует практика, не уделяется должного внимания работе с дебиторской задолженностью, она очень часто приходит к печальному финалу.

Дебиторская задолженность (Accounts receivable) является составной частью оборотного капитала и характеризует отвлечение средств из оборота предприятия и использование их дебиторами. С юридической точки зрения, под дебиторской задолженностью понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав (ст. 128 ГК РФ). Имущественные требования организации к контрагентам, которые своевременно не оплатили товары, выполненные работы, оказанные услуги и т.п., являются типичными и самыми распространенными примерами дебиторской задолженности. В значительно меньших объемах дебиторская задолженность возникает в рамках недоговорных обязательств: из причинения вреда или неосновательного обогащения. В сфере вертикальных правоотношений дебиторская задолженность возникает, когда по каким-либо основаниям государственные органы обязаны произвести организации компенсационные выплаты. Таким образом, дебиторская задолженность — это входящие в состав имущества организации ее имущественные требования к другим лицам.


Доводы в пользу необходимости контроля

Вопрос управления дебиторской задолженностью требует тщательной проработки, поскольку, прежде всего, это вопрос финансовой устойчивости и, следовательно, безопасности бизнеса.

Позволяя вопросам дебиторской задолженности решаться «самим собой», собственники и руководители компаний тем самым ограждают себя от траты времени и сил, необходимых для наведения порядка в данной сфере (разработки документов, анализа «дебиторки», контроля действий сотрудников и т.п.). И вроде бы все хорошо. Вот только, готовы ли собственники потерять бизнес, в который они вложили столько сил и времени? Готовы ли топ-менеджеры потерять работу и лишиться репутации по причине краха бизнеса, не выдержавшего проблем с дебиторской задолженностью …?

Ответ, казалось бы, очевиден. Тем не менее, в подавляющем большинстве организаций контролем дебиторской задолженности пренебрегают, что приводит к таким негативным последствиям, как:

  1. Потеря денежных средств. Она обусловлена проблемой компаний-однодневок, получивших без каких-либо разумных оснований отсрочку платежа и не вернувших долг. С такой компании взять нечего, и поэтому даже наличие решения суда не гарантирует бизнесу кредитора возврат своих денежных средств.
  2. Потеря финансовой устойчивости компании. Если дебиторская задолженность не погашается, компании нечем будет оплачивать имеющиеся у нее обязательные платежи (налоги, заработная плата персонала и т.п.).
  3. 3. Низкая эффективность использования ресурсов компании. Возвратом долгов, как правило, занимаются в компании многие сотрудники: менеджеры, юристы, директор. На это тратится время, которое можно было бы использовать более эффективно, например, на развитие и новые проекты. Кроме того, стоит помнить и про судебные издержки при взыскании долгов, которые могут также составлять значительные суммы.
  4. Потеря или ухудшение деловой репутации. В бизнесе важно всё, однако репутация и отношения с клиентами имеют особое значение. Если компания отгрузила продукцию одному клиенту, значит, продукция не досталась другому. Либо другая компания получила продукцию гораздо позже. В итоге ухудшение отношений с покупателями. Но, скорее всего, помимо репутационных проблем возникнут и финансовые. Клиент, заинтересованный в совершении сделки не будет ждать, а закажет аналогичную продукцию у конкурентов. Конечно, речь не идет о продукции, которой затоварен склад, и которую компания вынуждена продавать на любых условиях.
  5. Потеря конкурентных преимуществ. Любая дебиторская задолженность — это замороженные денежные средства. Причем они либо заемные, либо собственные. Собственные деньги можно вложить в бизнес и получать с этого доходы. За заемные деньги нужно платить проценты. В любом случае возникают дополнительные расходы, которые в микроэкономике называются альтернативными.

Тщательный анализ может выявить наличие и других проблем. При этом необходимо каждую организацию рассматривать комплексно. Очевидно одно — дебиторская задолженность всегда дополнительная нагрузка на бизнес, и, как показывает практика, не каждый бизнес способен вынести такую нагрузку.

Одно из ключевых правил менеджмента гласит: «хочешь управлять, начни измерять». Именно поэтому при управлении «дебиторкой» так важно проводить периодический анализ ее показателей.

Методы и мероприятия контроля

Эффективный контроль дебиторской задолженности предполагает отдельный учет двух основных ее видов: непросроченной и просроченной. Непросроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса не наступили. Они, в принципе, могут быть получены при надлежащем исполнении должником своих обязанностей. Следовательно, эта задолженность реальна к взысканию.

Просроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса наступили и нарушены дебиторами.

Выявлению дебиторской задолженности способствует инвентаризация расчетов с контрагентами, которая в обязательном порядке проводится перед составлением годового отчета. Однако для получения достоверной информации о состоянии расчетов этого недостаточно, поскольку проблемы с контрагентами могут возникать и в течение отчетного года. Поэтому основным способом контроля состояния дебиторской задолженности должна быть регулярная (лучше — ежемесячная) сверка расчетов с контрагентами. Если позволяют трудовые ресурсы, то желательно такой контроль осуществлять не менее двух раз в месяц. Это связано, прежде всего, с человеческим фактором. Мотивация менеджеров по продажам часто «завязана» на собираемости денежных средств, что, несомненно, правильно. Но менеджеры используют для этого много разных способов, и не все они в интересах компании. Поэтому нужен комплексный подход, который наравне с используемыми способами и методами мотивации персонала включает также организационные мероприятия, связанные с финансовым контролем.

В понимании подавляющего большинства руководителей финансово-экономическая служба только мешает и тормозит развитие бизнеса. Но с объективной точки зрения, она — якорь, который необходим каждому кораблю. В данном случае контрольные мероприятия, проводимые этой службой по работе с дебиторской задолженностью, позволяют вернуть в компанию немалое количество денежных средств. Даже сам факт введения контрольных мероприятий дисциплинирует менеджеров по продажам.

Мероприятия по управлению дебиторской задолженностью можно условно разделить на мероприятия организационного характера и мероприятия, направленные на оценку различных показателей дебиторской задолженности.

Для реализации организационных мероприятий, как минимум, требуется:

  • назначить ответственного за контроль дебиторской задолженности в компании, это может быть ревизор или внутренний аудитор;
  • установить контрольные точки, в какие именно даты будет контролироваться дебиторская задолженность;
  • ввести четкий регламент по отгрузке товаров (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа и оформлению документов. Исполнение регламента после его введения в действие нужно в обязательном порядке контролировать;
  • учесть величину дебиторской задолженности (показатели дебиторской задолженности) в системе мотивации сотрудников компании, занимающихся продажами;
  • установить кредитные лимиты для всех контрагентов по длительности и сумме предоставляемой отсрочки платежа. Сформировать кредитный комитет, ввести и соблюдать его регламент работы. На основании решений кредитного комитета контрагентам будет предоставляться отсрочка платежа;
  • назначить ответственным лицом за состояние дебиторской задолженности коммерческого директора, а контролировать её должен ревизор либо внутренний аудитор, причем важно, чтобы ревизор подчинялся напрямую руководителю (генеральному директору).

Для оценки различных показателей дебиторской задолженности необходимо:

  • организовать подготовку бюджета дебиторской задолженности в разрезе контрагентов — покупателей и направлений их деятельности. Такая классификация позволяет лучше понять клиентов, использовать дифференцированные методики оценки их различного статуса и условий кредитования. Составление такого бюджета поможет прогнозировать уровень дебиторской задолженности на будущий период и вовремя его скорректировать;
  • для планирования дебиторской задолженности на конец каждого месяца рекомендуется рассчитывать коэффициент инкассации, который показывает долю оплаты ранее отгруженной продукции в текущем периоде. Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% — в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего — 20%.

С помощью коэффициента инкассации составляется план погашения дебиторской задолженности, на основе которого можно спрогнозировать ее остаток на конец каждого месяца, а также сроки поступления денежных средств;

  • отслеживать динамику изменения такого показателя деловой активности компании как коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. По этому коэффициенту можно судить о том, сколько раз в среднем в течение отчетного периода дебиторская задолженность превращается в денежные средства, т.е. погашается. Этот коэффициент сравнивают со среднеотраслевыми коэффициентами, со значениями коэффициента компании за предыдущие периоды.
    Кроме того, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности полезно сравнивать с коэффициентом оборачиваемости кредиторской задолженности. Такой подход позволяет сопоставить условия коммерческого кредитования, которыми компания пользуется у других фирм, с теми условиями кредитования, которые предприятие предоставляет другим компаниям.
  • использовать для анализа оборачиваемости дебиторской задолженности также показатель длительности ее оборота, который часто называют «сроком кредитования». Он дает расчетное количество дней для погашения кредита, взятого дебиторами.

Для оценки степени деловой активности компании можно сравнивать сроки погашения дебиторской задолженности с фактическими сроками, на которые предоставляется кредит покупателям.

Таким образом, можно определить эффективность механизмов кредитного контроля, а также получить представление о надежности дебиторов.

Пример.

Проведенное Министерством Торговли США исследование показало, что доля безнадежных долгов находится в прямой зависимости от продолжительности периода, в течение которого дебитор обязуется погасить свою задолженность. При этом зависимость такова: в общей сумме дебиторской задолженности по срокам погашения до 30 дней около 4% относится к разряду безнадежной; 31—60 дней — 10%; 61-90 дней — 17%; 91-120 дней — 26%; при дальнейшем увеличении срока погашения на очередные 30 дней доля безнадежных долгов повышается на 3 — 4%.

Кроме этого, для оценки различных показателей дебиторской задолженности рекомендуется устанавливать критический срок оплаты, который представляет собой дату, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по коммерческому кредиту. В общем виде критический срок оплаты определяется, как дата возникновения дебиторской задолженности плюс установленное количество дней отсрочки. При этом момент возникновения дебиторской задолженности каждая компания определяет самостоятельно.

Учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед дебитором, весьма полезно, так как иногда можно произвести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность.

Среди мероприятий, направленных на оценку различных показателей дебиторской задолженности, рекомендуется проводить оценку её реального состояния.

Взвешенное «старение» счетов дебиторов — довольно распространенный в мировой учетно-аналитической практике прием. В этой фазе анализа подробно рассматривается состав просроченной задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, то есть оценивается качество дебиторской задолженности. Исходной информацией для анализа служат данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов, при этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения.

Для получения информации о просроченности задолженности следует провести анализ договоров с контрагентами.

Когда такая информация получена, составляется реестр «старения» счетов дебиторов, где все дебиторы ранжируются на 12 групп по убыванию величины задолженности. Такая группировка позволяет прогнозировать появление безнадежных долгов.

Ну и, наконец, рекомендуется создавать резерв на списание безнадежных долгов. Предоставляя товар в кредит, компания рано или поздно столкнется с ситуацией, когда покупатели не оплатят поставленные товары или услуги. К сожалению, по российскому законодательству списанные безнадежные долги непосредственно не уменьшают налогооблагаемую базу. Бухгалтер должен исходить из того, что резерв на списание безнадежных долгов должен быть достаточно большим, чтобы покрыть всю дебиторскую задолженность, которая просрочена, например, более чем на 180 дней, и определенную небольшую часть просрочки в других временных интервалах.

Предложенная система комплексного подхода с указанием современных методов контроля дебиторской задолженности может помочь выработать логику принятия решений в области её эффективного управления.

Сопутствующие риски

Образование сомнительной к взысканию дебиторской задолженности из-за «неблагонадежных» контрагентов сопряжено с рядом рисков.

Среди «неблагонадёжных» могут быть организации, которые фактически находятся и ведут деятельность в регионе действия компании, но при этом имеют регистрационные данные (ОРГН, ИНН) другого региона. Очень часто подобные контрагенты оказываются фирмами-однодневками.

Имеется также высокий риск при работе с компаниями, которые только что организованы. В данном случае не понятно, насколько успешно они будут развиваться. Или с компаниями, которые не имеют на балансе никакого имущества. В случае образования задолженности взять с дебитора, несмотря на решение суда и исполнительный лист, будет нечего.

Риск возникает, если компания имеет в качестве директора некое номинальное лицо, встретиться и пообщаться с которым не представляется возможным. Если руководителем представляется один человек, а в договоре указан другой, то это повод задуматься и получить больше информации о контрагенте перед тем, как заключать с ним сделку.

Если компании находятся в разных регионах, важно понять, насколько их сотрудничество удобно с точки зрения логистики. В случае отсутствия выгоды от логистики встает вопрос, почему компания не работает с поставщиками своего региона. Речь, конечно же, не идет о компаниях, имеющих филиалы в различных регионах и ведущих через них свою деятельность.

Чтобы определить «серость» контрагента, надо проверить факт занесения сведений о компании в ЕГРЮЛ, запросить копии учредительных документов, а также ксерокопии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Бывает также, что проблемы с «дебиторкой» возникают в компании из-за отступлений работников от установленных в компании правил предоставления отсрочки платежа контрагентам, а порой из-за откровенных мошеннических действий сотрудников.

Примеры.

  1. Профессиональный менеджер по продажам может «играть» с цифрами не хуже высококлассного финансового сотрудника, но в своих личных интересах.
  2. Обычно для получения премии нужно до первого числа собрать денежные средства за месяц. При этом срок оплаты первые числа месяца. Чтобы сотруднику отдела продаж не «портить отношения» с клиентом, проще попросить покупателя заплатить до конца месяца. В итоге он получит свою премию, а компания — покупатель лишний месяц попользуется чужими деньгами. И премию менеджер может получить в таком случае не только от своего руководства. Откаты, увы, устоявшиеся практика во многих российских компаниях. Таким образом, в описанной ситуации, менеджер компании — поставщика и клиент будут довольны друг другом, а компания — поставщик будет терять свои деньги.
  3. Реализация товара или оказание услуги не всегда проводятся в бухгалтерской базе данных. За проведение документов обычно отвечают операторы, которые часто не понимают важности своей работы, и поэтому сотрудники отдела продаж могут, как показывает практика, с ними легко договориться. При этом «продажника» не наказывают за просрочку, а поставщик формально выполняет условия контракта. Вот только у компании в таком случае нет документальных оснований для взыскания задолженности.
  4. Часто у сотрудника отдела продаж бывают «карманные» фирмы, через которые он проводит реализацию конечным потребителям. Проблема в том, что поставщик продает «карманной» фирме с отсрочкой и по минимальной цене, а она, в свою очередь, продает полученное уже по другой цене и, как правило, с предоплатой. Потери компании-поставщика, в которой трудится такой менеджер по продажам, не нуждаются в дополнительном описании. И таких примеров, к сожалению, множество.

Проводя регулярный контроль дебиторской задолженности, факты, перечисленные выше и им подобные, можно выявить. Разумеется, для этого требуется грамотный аналитик, услуги которого стоят определенных денег. Многие компании решают сэкономить и обойтись без него. В результате, сэкономив на аналитике, компании регулярно теряют значительные суммы от злоупотреблений сотрудников, аферы которых остаются незаметными для компании.

Таким образом, наличие у компании дебиторская задолженность не грозит ей гарантированными финансовыми потерями и окончательно упущенной выгодой. Напротив, грамотно построенная система управления дебиторской задолженностью позволит менеджерам выбирать «правильных» дебиторов, а предприятию — увеличить портфель заказов и величину операционной прибыли.

upr.ru

Списание просроченной дебиторской задолженности. Пошаговый алгоритм и образцы

Когда может появиться просроченная дебиторская задолженность? Как ее списать? Какие документы составить? Ответы на эти другие вопросы по дебиторке – в статье. Вы также найдете бланки, которые понадобятся компании на разных этапах списания недоимки.

Из статьи вы узнаете:

Просроченная дебиторская задолженность – это…

Дебиторская задолженность может быть трех видов:

  • просроченная: недоимка, которая образовалась из-за того, что оплата от одной из сторон не поступила вовремя;
  • сомнительная: любой просроченный долг, необеспеченный залогом, банковской гарантией, поручительством;
  • безнадежная: сомнительный долг, по которому истек срок давности. Сюда относятся и долги с обязательствами; прекращенными по одной из двух причин — компанию ликвидировали или госорган вынес соответствующий акт.

Нельзя однозначно ответить на вопрос, просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ) — это сколько месяцев. Не существует единого правила, чтобы определять, когда недоимку можно считать просроченной. Для каждой отдельной ситуации этот срок нужно вычислять по договору.

Срок может быть сложно определить, потому что в договоре по этому поводу нет никаких комментариев. Тогда нужно придерживаться принципа разумности при определении даты, после которой дебиторку можно считать просроченной. Как правило, это 7 дней после получения претензии от кредитора.

Прогнозируйте платежи и дебиторку клиентов на год вперед. Excel-модель спрогнозирует поступление платежей клиентов на основе плана продаж компании. Модель рассчитает показатели по контрагентам помесячно и сгруппирует последних по каналам сбыта. Решение поможет актуализировать бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств в течение года или составить прогноз с нуля. 

Скачать Excel-модель

Появление дебиторки

Прежде чем перейти к вопросу о том, как списать просроченную дебиторскую задолженность, разберем когда, у кого она может образоваться. Назовем причины, по которым появляется дебиторка:

Таблица 1. У кого появляется недоимка

Сторона договора

Причина

Заказчик

Исполнитель не оказал услугу или не выполнил работу, хотя получил аванс

Исполнитель

Заказчик не перевел деньги за уже оказанную услугу

Кредитор

Заемщик вовремя не вернул заемные средства

Покупатель

Поставщик получил аванс, но не отгрузил товар

Поставщик

Покупатель не расплатился за отгруженные ему товары

Работодатель

Работник получил средства под отчет, но не отчитался по ним

Исковая давность

Общий срок исковой давности составляет три года по ГК. Такой порядок установили в статье 196 документа. Основная сложность при определении срока заключается в установлении точки отсчета для него. Расчеты могут усложнить перерывы. Разъясним порядок действий для разных ситуаций:

№ п/п Описание случая Как считать
1 Есть обязательство с определенным сроком исполнения Отсчет начинается по окончании срока исполнения обязательства
2 и 3 Срок исполнения обязательства не установлен либо определен моментом востребования Отсчет начинайте со дня, когда получили от кредитора требование. Он может, например, прислать письмо, с этого дня ведите отсчет
4 Должнику дали время для исполнения обязательства Должнику нужно дождаться последнего дня, который у него есть для исполнения обязательства. На следующий день после этого следует начинать отсчет

Учитывайте, что если срок исковой давности прерывался, порядок расчета изменится. А именно – отсчет нужно начинать заново. То есть время до перерыва в новом расчете учитывать не нужно. Далее покажем на примерах, как считать срок давности при перерыве или его отсутствии.

Читайте также: Как списать кредиторскую задолженность с истекшим сроком давности

Пример №1. Перерыва не было

Предположим, что поставщик отгрузил товары покупателю 18 ноября 2019 года. Согласно заключенному договору, покупатель оплачивает услугу за 10 календарных дней после отгрузки. Значит, продавец должен получить деньги не позднее 28 ноября. Но в установленный срок покупатель не сделал платеж.

Срок исковой давности компания начнет отсчитывать от 29 ноября 2019 года. Завершится он 29 ноября 2022 года, когда исполнится три года с окончания срока исполнения обязательства. О списании просроченной дебиторской задолженности после 3 лет расскажем в следующих разделах статьи.

Как заинтересовать специалистов компании в сокращении просроченной дебиторской задолженности

Пример №2. Был перерыв

Возьмем ситуацию из первого примера, но немного изменим ее. Предположим, что 2 декабря 2019 года покупатель направил поставщику претензионное письмо. А 5 декабря они составили акт сверки.

Изначально покупатель должен был отсчитывать срок исковой давности с 29 ноября. Но покупатель признал свой долг. Поэтому срок нужно отсчитывать с новой даты – 6 декабря 2019 года.

Просроченная дебиторская задолженность в бухгалтерском и налоговом учете

Бухгалтерский учет

Порядок действий компании при проведении этой операции зависит от одного фактора – есть ли у нее резерв по сомнительным долгам. При положительном и отрицательном ответе на этот вопрос организация нужно действовать по-разному. Проводки для списания просроченной дебиторской задолженности покажем в таблице.

Таблица 2. Проводки

Проводка

Суть операции

Дебет

Кредит

91(второй субсчет)

91(2)

сформирован резерв по сомнительным долгам

63

60… 62… 76

за счет созданного резерва списана дебиторская задолженность

91(2)

60… 62… 76

списана дебиторская задолженность (если резерва не было или его оказалось недостаточно для покрытия недоимки)

51

007

отражение списанной ДЗ за балансом (если есть вероятность, что контрагент вернет долг)

Налоговый учет

Позиция Минфина: вправе включить в расходы дебиторку предприятия, считающие налог на прибыль методом начисления (нет зависимости от даты фактического поступления средств). Предприниматели и организации на спецрежимах, упрощенке и вмененке, лишены такой возможности (Письмо от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).

Для налогового учета важно, есть ли у организации резерв по сомнительным долгам. Если такой резерв есть, недоимку учитывают за счет него. В противном случае долг списывают во внереализационные расходы.

Просроченная дебиторская задолженность – как списать

Приведем пошаговый алгоритм для списания ПДЗ. Как и любую другую операцию, его нужно оформить с помощью первичных учетных документов (ст. 9 Закона о бухучете).

Как максимально дорого продать просроченную дебиторскую задолженность

Шаг 1. Составить приказ руководителя об инвентаризации

У организации есть выбор: составить собственную форму или использовать установленную форму № ИНВ-22.

Если компания решит воспользоваться установленной формой, ей нужно показать следующую информацию:

  • состав инвентаризационной комиссии;
  • наименование имущества, обязательств, которые подлежат инвентаризации;
  • даты начала и завершения инвентаризации;
  • причину инвентаризации;
  • дату, когда сдать материалы по инвентаризации бухгалтерам.

Шаг 2. Провести инвентаризацию

Установите размер просроченной дебиторки и зафиксируйте его в акте инвентаризации. Существует унифицированная форма № ИНВ-17, но использовать его необязательно. Компания может разработать собственный бланк. Главное — показать все необходимые реквизиты. А именно – наименование документа, дату его составления и пр.

Унифицированная форма делится на два раздела. В первом показывают информацию по дебиторке, которую удалось выяснить на инвентаризации, во втором – по кредиторке. Чистый бланк акта инвентаризации можно скачать выше.

Не забудьте приложить к акту инвентаризации документы, которые подтвердят ее возникновение, например, товарные накладные.

Совет! Чтобы не допустить промахов при проверке имущества, воспользуйтесь рекомендациями Минфина. В 1995 году ведомство выпустило приказ, положения которого до сих пор актуальны. В 2010 году документ обновляли. В нем также есть рекомендации по инвентаризации кредиторки.

Шаг 3. Составить приказ о списании дебиторской задолженности

В приказе, утверждающем списание просроченной дебиторской задолженности, обычно показывают:

  1. Основание для списания дебиторки *
  2. Сумму дебиторской задолженности и причину появления;
  3. Ответственного за отражение операции в бухучете;
  4. Контролера за исполнением приказа. 

* В этом качестве могут выступить, например, акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, справка из налоговой о ликвидации должника и бухгалтерская справка. В последнем документе назовите причины списания.

См., развернутую инструкцию по списанию дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности>>

Важные документы

Рекомендуем ознакомиться с письмами Минфина и ФНС, которые помогут понять, как работать с ПДЗ и списывать ее. К каждому документу привели краткую аннотацию к его содержанию.

Дата возникновения ПДЗ

Датой исполнения задолженности нужно считать тот день, когда решение суда начало действовать. При условии, что для его исполнения нет пресекательных сроков. Источник: письмо Минфина от 24.05.2019 № 02-09-07/37960.

Досудебное взыскание просроченной дебиторской задолженности

Возможность отнести ПДЗ к безнадежной

Допустимо в случае с обязательствами:

  • с истекшим сроком исковой давности;
  • невозможными к исполнению, например, из-за ликвидации фирмы, и прекращенными по этой причине.

Источник: письмо столичного управления ФНС от 22.03.2011 № 16-15/[email protected]

Работа с ПДЗ для упрощенцев

Доходы в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком давности не учитывают те, кто работает на упрощенке. Источник: письмо Минфина от 07.02.2008 № 03-11-04/2/29.

Судебная практика по нетипичным ситуациям

Дело № А60-49812/2014

Директор вправе взыскивать ПДЗ при непродолжительном пребывании в должности руководителя. Такой вывод следует из постановления Арбитражного суда Уральского округа от 10 октября 2018 года.

Конкурсный управляющий должника-организации пытался привлечь бывшего директора к субсидиарной ответственности через суд. Судьи удовлетворили требование. Впоследствии экс-руководителю оспорить решение не удалось.

В суде не сработал аргумент руководителя о том, что возможности взыскать ПДЗ у него не было. Ведь он пребывал в качестве директора организации всего несколько месяцев.

Взыскать просроченную дебиторку без суда

Дело № А40-299700/2018

Суды поддерживают поставщиков, лишающих дистрибьюторов бонусов при наличии у последних ПДЗ.

Поставщик вправе прописать в дистрибьюторском соглашении отказ начислять задолжавшему дистрибьютору бонусы. Так, поставщик установил в документе, что если у дистрибьютора образуется ПДЗ перед ним, он лишит его дополнительных начислений.

www.fd.ru

Что такое контроль дебиторской задолженности? :: BusinessMan.ru

В условиях современных коммерческих отношений между производителем и покупателем может возникнуть ситуация, когда платеж за полученные товары или услуги поступает на счет компании несвоевременно. Задержка может быть вызвана различными факторами. Долги заказчиков, покупателей могут накапливаться. Это ведет к замедлению оборотного цикла, невозможности предприятия финансировать свою деятельность.

Чтобы избежать негативных последствий, руководство компании обязано проводить контроль дебиторской задолженности. Это позволяет своевременно принять необходимые меры по ее уменьшению. Как происходит этот процесс, следует знать каждому финансовому менеджеру.

Понятие дебиторской задолженности

Контроль дебиторской и кредиторской задолженности выполняется любым предприятием независимо от сферы его деятельности. Это необходимо для обеспечения условий для нормального функционирования всех составляющих элементов компании.Контроль дебиторской задолженности

Задолженность дебиторов представляет собой часть оборотного капитала организации. Это средства, которые временно отсутствуют на счете предприятия. Их какое-то время используют в своей деятельности дебиторы (должники). Это имущественные права компании, которые являются одним из объектов граждан.

Самым типичным примером дебиторской задолженности является долг контрагентов компании, которые не оплатили сразу же после отгрузки товаров, выполнения работ или услуг оговоренную их стоимость. Реже такие имущественные права компания получает при недоговорных обязательствах, например, при нанесении материального ущерба физическими или юридическими лицами.

Необходимость контроля

При работе с клиентами вопрос контроля их задолженности появился естественным путем. Он требует тщательной, внимательной проработки. Учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности относятся к вопросам финансовой стабильности организации, ее безопасности. Также подобная процедура влияет на получение предприятием чистой прибыли, оборачиваемость капитала и рентабельность бизнеса. Поэтому пренебрегать подобным анализом нельзя.Контроль дебиторской и кредиторской задолженности

Контроль дебиторской задолженности позволяет руководству компании вовремя отреагировать на возникшие в этой сфере проблемы. Если контрагенты не рассчитываются по своим долгам вовремя, компания не может вовремя закупить необходимые материалы для производства, рассчитаться по собственным долгам за предоставленные им услуги других организаций.

Оборотный цикл в этом случае замедляется. Чистая прибыль компании снижается. Все показатели финансовой стойкости и стабильности снижаются. В результате организацию ждет крах. Чтобы этого не допустить, аналитики и руководство должны осуществлять контроль дебиторской и кредиторской задолженности.

Последствия отсутствия контроля

Анализ и контроль дебиторской задолженности должен выполняться на каждом предприятии. Если руководство не уделяет этому вопросу должного внимания, возникает ряд серьезных проблем.

Компания теряет денежные средства. Если покупатель получает отсрочку без веских на то оснований и перспектив возврата долга, даже в судовом порядке вернуть свой долг не получится. Это серьезный ущерб для любой организации.Учет и контроль дебиторской задолженности

Также снижаются показатели финансовой устойчивости. Компания не сможет в итоге рассчитаться по своим налоговым обязательствам, заплатить зарплату персоналу и т. д. Снижаются показатели эффективности использования ресурсов. Средства, которые числятся в обороте, на самом деле временно не участвуют в производственной деятельности. Их можно было бы направить на развитие предприятия, но в данный момент этот капитал отсутствует.

При росте дебиторской задолженности компания постепенно теряет свою деловую репутацию и конкурентоспособность продукции.

Цели контроля

Учет и контроль дебиторской задолженности преследуют определенные цели. Управление долгами контрагентов необходимо для ограничения их количества до приемлемого уровня. Также контроль позволяет выбрать условия продаж, которые гарантируют своевременное поступление оплаты после реализации товаров или услуг.

Анализ дебиторской задолженности позволяет выработать определенный подход к каждому клиенту. Для одной группы покупателей требуется система скидок, а для другой, наоборот, надбавок.Внутренний контроль дебиторской задолженности

Также контроль позволяет скорее потребовать возврат долга, уменьшить бюджетную задолженность. Менеджер при этом сможет оценить издержки, связанные с управлением долгами, упущенными возможностями в результате замораживания средств в обороте.

Классификация задолженности

Бухгалтерский учет и контроль дебиторской задолженности предполагают разделение долгов на непросроченную и просроченную. К первой категории относятся обязательства покупателей, срок погашения которых, указанный в договоре, еще не наступил. Также в эту группу попадают долги, срок существования которых не превышает 1 месяца. Они связаны с нормальным процессом произведения расчетов (это указывается в соглашении).Учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности

К просроченной задолженности относится сумма средств, которые покупатель уже должен был внести на счет продавца, но этого не произошло. В этом случае предприятие может подать в суд на своего контрагента.

Также существует такое понятие, как сомнительный долг. У поставщика товаров или услуг в этом случае нет уверенности, что покупатель оплатит свою задолженность. Однако не следует путать сомнительные и безнадежные долги. Дебиторская задолженность последнего типа может списываться с баланса предприятия, так как срок ее исковой давности уже прошел. Сомнительные же долги учитываются предприятием до тех пор, пока они не станут безнадежными.

Методы контроля

Контроль дебиторской задолженности на предприятии производится на основе инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками. Эту работу в обязательном порядке производят аналитики перед составлением годового отчета.Контроль дебиторской задолженности на предприятии

Однако проводить инвентаризацию долгов раз в год недостаточно. Проблемы могут возникнуть и накопиться в течение нескольких месяцев. Поэтому мероприятия по совершению контроля должны проводиться регулярно. Лучше всего уделять внимание этому вопросу раз в месяц. Для некоторых предприятий рекомендуется инвентаризировать долги контрагентов два раза в месяц, что связано с человеческим фактором.

Менеджеры по продажам должны быть мотивированы по принципу собираемости денежных средств с покупателей. Также необходим финансовый контроль дебиторской задолженности. Это позволяет вернуть в оборот значительное количество средств.

Мероприятия

Система контроля дебиторской задолженности базируется на определенных мероприятиях. Их условно делят на две группы. К первой категории относятся организационные мероприятия, а ко второй – оценка различных показателей задолженности дебиторов.

Чтобы провести организационные мероприятия, назначается сотрудник, на которого возлагается ответственность за проведение контроля. Чаще всего это может быть внутренний аудитор или ревизор.Анализ и контроль дебиторской задолженности

После этого менеджер устанавливает контрольные даты, в которые будет произведена оценка соответствующих показателей. Разрабатываются условия предоставления отсрочки, а также документальное ее оформление. Регламент контролируется ответственным за выполнение проверки лицом.

Величина дебиторской задолженности должна учитываться в мотивации менеджеров по продажам. Для всех контрагентов устанавливаются кредитные лимиты. За состояние дебиторской задолженности должен отвечать коммерческий директор.

Техническое обеспечение

Чтобы выполнять внутренний контроль дебиторской задолженности, многие предприятия используют специальные компьютерные программы. Они значительно упрощают процесс обработки данных. Наиболее популярной на предприятиях нашей страны является программа «1С». С ее помощью можно составить реестр дебиторов, а также вести контроль старения их долговых обязательств.

Если менеджеры будут вести учет задолженности в подобной программе, они смогут отследить, у каких покупателей долги накопились относительно недавно, а у каких они уже значительно устарели.

В программе для этого необходимо сформировать соответствующий отчет. В нем дебиторская задолженность будет отсортирована по дате ее возникновения. В отчете могут появиться контрагенты, долг которых образовался неделю, две недели, месяц и год назад. Учитывая тип деятельности предприятия, полученные данные относят к старым или свежим долгам.

Оценка показателей

Контроль дебиторской задолженности производится на основе определенных показателей. В ходе его проведения необходимо подготовить бюджет задолженности по каждому контрагенту (при помощи программы). В конце каждого месяца рассчитывается коэффициент инкассации. Это позволит оценить долю оплаченного товара в общем объеме отгруженной продукции.

На основе условий договоров с контрагентами составляется план погашения задолженности дебиторов. Отслеживается динамика коэффициента оборачиваемости долгов контрагентов.

На основе полученных данных также рассчитывается длительность оборота задолженности дебиторов. Такой анализ позволяет оценить эффективность кредитного контроля, определить степень надежность контрагентов.

Проблемы внутреннего характера

Контроль дебиторской задолженности должен вестись опытным аналитиком. При этом удается найти и внутренние проблемы, из-за которых могли возникнуть долги. Возможно, сотрудники, ответственные за продажи, не придерживаются установленных норм предоставления отсрочки по платежам. Также случаются факты явной махинации сотрудников компании.

Так, например, для получения премии в конце месяца сотрудник, ответственный за продажи, стремится включить в отчет больше средств реализации. Поэтому он может попросить клиента купить товар фиктивно. То есть, средства заказчик не перечисляет, но как будто ему отгрузили партию товара. Эти средства поступают на баланс покупателя. Менеджер получает свою премию, а клиент – возможность привлечь в оборот дополнительные средства. Причем заказчик может за это также заплатить менеджеру по продажам определенную премию. Компания в этом случае остается в проигрыше.

Кредитный лимит

Контроль дебиторской задолженности может вернуть в оборот значительную сумму средств. Чтобы предупредить возможный ущерб для деятельности предприятия используется подход, который предполагает устанавливать кредитный лимит. Это уровень дебиторской задолженности, которая будет безопасной для компании.

Причем кредитный лимит устанавливается как для организации в целом, так и для каждого контрагента в отдельности. Также может устанавливаться подобный предел для каждого коммерческого отдела. Их выделяют по отраслевому принципу. Кредитный лимит устанавливается в соответствии с количеством выручки за прошлый месяц, который приносит подразделение. Этот показатель утверждает генеральный директор организации.

Контроль дебиторской задолженности необходим каждому предприятию. Это позволяет повысить показатели рентабельности и финансовой устойчивости организации.

businessman.ru

Организация внутреннего контроля дебиторской задолженности

Библиографическое описание:

Сергиенко О. В., Грекова В. А. Организация внутреннего контроля дебиторской задолженности // Молодой ученый. — 2017. — №15. — С. 464-467. — URL https://moluch.ru/archive/149/42047/ (дата обращения: 22.12.2019).



В современных условиях развития экономики экономические субъекты должны уделять особое внимание применению современных методов и приемов внутреннего контроля, что позволит эффективно управлять их деятельностью. В процессе хозяйственной жизни практически у каждой организации возникает дебиторская задолженность. Расширение рынков сбыта, увеличение объемов реализации продукции, неизбежно приводит к образованию дебиторской задолженности у организаций.

Под дебиторской задолженностью следует понимать задолженность покупателей и заказчиков, поставщиков и подрядчиков, работников организации, а также физических лиц [8]. Задолженность может возникнуть по всем видам расчетов организации с юридическими и физическими лицами и включает в себя суммы задолженностей по подотчетным лицам, по недостачам товарно-материальных ценностей, обнаруженным при их приемке, по штрафам, пеням, неустойкам, по выданным авансам, по расчетам с поставщиками и покупателями.

Дебиторская задолженность оказывает влияние на все стороны финансово-хозяйственной деятельности организации, при этом существует вероятность негативного влияния на прибыль организации, денежные потоки от реализации продукции и в целом на финансовое состояние [9].

Организация эффективного управления дебиторской задолженностью является важным условием для поддержания ликвидности и платежеспособности организации. Управление дебиторской задолженностью необходимо как при формировании имиджа надежного заемщика, так и с точки зрения обеспечения эффективной текущей деятельности организации.

Высокая дебиторская задолженность увеличивает срок ее погашения, замедляет оборачиваемость, увеличивает финансовый цикл, что отрицательно влияет на деятельность организации [5]. Пренебрежение организацией управления дебиторской задолженностью приводит к увеличению долгов, а также последствиям, представленным на рисунке 1.

Рис. 1. Последствия увеличения дебиторской задолженности

Данные рисунка 1 позволяют сделать вывод, о том, что пренебрежение управлением дебиторской задолженностью приводит к таким последствиям как: потеря денежных средств, потеря финансовой устойчивости, низкой эффективности использования ресурсов, а также потерям конкурентных преимуществ.

Снижение дебиторской задолженности возможно посредством организации системы внутреннего контроля, который представляет собой процесс, обеспечивающий надлежащее функционирование организации, принятый управленческим решением и направленный на успешное достижение поставленной цели. Основная цель функционирования системы внутреннего контроля дебиторской задолженности в организации является подтверждение полноты, права, существования и стоимостную оценку сальдовых остатков по счетам расчетов с поставщиками и покупателями [7]. Основные задачи контроля дебиторской задолженности представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Задачи контроля дебиторской задолженности

Порядок организации внутреннего контроля, а также обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, зависят от характера и масштабов деятельности, особенностей системы управления организации [3]. Внутренний контроль, как правило, могут осуществлять лица, представленные на рисунке 3:

Рис. 3.Лица, осуществляющие внутренний контроль в организации

Внутренний контроль над дебиторской задолженностью чаще всего осуществляют главный бухгалтер или иное должностное лицо организации, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета.

Методические приемы контроля над дебиторской задолженностью включают в себя методы, представленные на рисунке 4.

Рис. 4. Методические приемы контроля над дебиторской задолженностью

Осуществление контроля над дебиторской задолженностью предусматривает отдельный учет двух основных ее видов: нормальной и просроченной. Нормальной признается задолженность за отгруженные товары, работы, услуги, срок оплаты по которым еще не наступил, но право собственности перешло к покупателю [6]. Просроченная, в свою очередь, это задолженность за товары, работы и услуги, срок оплаты по которым согласно договору истек. Возникновение такой задолженности связано с нарушением покупателем или заказчиком сроков расчетов за предоставленные товары, работы, услуги, невозвращенные в срок суммы, выданные подотчетным лицам, а также выявленные хищения товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Обнаружению дебиторской задолженности способствует инвентаризация расчетов с контрагентами. Инвентаризация является основным способом контроля за состоянием дебиторской задолженности и позволяет выявить просроченные долги. Осуществлять такой контроль рекомендуется не менее двух раз в месяц.

Распространенным методом контроля над дебиторской задолженностью является изучение состава долгов. На этой фазе анализа рассматривается состав просроченной задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, то есть оценивается качество дебиторской задолженности. Исходной информацией для анализа служат данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов, при этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения.

Расчетно-аналитические методические приемы контроля основаны на применении методов анализа дебиторской задолженности, что дает возможность оценить и выявить динамику этой задолженности и исследовать причины образования нереальных к взысканию долгов [8]. Расчетно-аналитические приемы включают в себя расчет определенных показателей.

На конец каждого месяца рекомендуется рассчитывать коэффициент инкассации, который позволит определить долю оплаты ранее отгруженных товаров (работ, услуг) в текущем периоде. На основании рассчитанного коэффициента инкассации составляется план погашения дебиторской задолженности, позволяющий сделать прогноз ее остатка на конец месяца, а также сроки поступления денежных средств.

Следующим показателем рекомендуется рассчитывать коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Данный коэффициент позволяет судить о том, сколько раз в среднем в течение отчетного периода дебиторская задолженность превращается в денежные средства, т. е. погашается.

Оценить степень деловой активности организации может сравнение сроков погашения дебиторской задолженности с фактическими сроками, на которые предоставляются кредиты покупателям. Что позволит определить эффективность организации кредитного контроля, а также получить информацию о надежности дебиторов [6].

Документальные методы требуют использования приемов исследования сущности и содержания расчетных операций для выяснения полноты, законности и правильности отражения расчетов с дебиторами. Выявление нарушений расчетов отражаются в соответствующем разделе акта (заключения) ревизионной комиссии.

Таким образом, внутренний контроль за дебиторской задолженностью обеспечивает последовательную и эффективную работу организации, сохранение активов в связи с своевременным отслеживанием сомнительной задолженности, своевременное и полное отражение хозяйственных операций по расчетам с клиентами в бухгалтерском учете.

Литература:

  1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете». [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/.
  2. Информация Минфина России N ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» от 26.12.2013. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_156407/
  3. Внутренний контроль предприятия малого бизнеса. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.26–2.ru/qa/1609-vnutrenniy-kontrol-predpriyatiya-malogo-biznesa.
  4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_3028/.
  5. Дронова Ю. В. Дебиторская задолженность в теплоэнергетике: причины возникновения и пути решения проблемы [Текст] / Ю. В. Дронова, О. А. Владимирова // Экономика и предпринимательство. — 2016. — № 2. — С. 274–280.
  6. Кириченко, Т. В. Финансовый менеджмент [Текст]: учебник / Т. В. Кириченко. — М.: Дашков и К, 2016. — 483 с.
  7. Косолапова М. В. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности [Текст]: учебник / М. В. Косолапова, В. А. Свободин. — М.: Дашков и К, 2016. — 246 с.
  8. Куприянова Л. М. Оценка эффективности управления дебиторской задолженности [Электронный ресурс] / Л. М. Куприянова, А. Н. Болдырев // Мир новой экономики. — 2015. — № 2. — С. 47–55. — Режим доступа: http://www.fa.ru/dep/mne/Pages/Arhiv.aspx.
  9. Линг В. В. Управление дебиторской задолженностью на предприятии [Текст] / В. В. Линг // Экономика и предпринимательство. — 2015. — № 10. — С. 1166–1169.

Основные термины (генерируются автоматически): дебиторская задолженность, внутренний контроль, бухгалтерский учет, методический прием контроля, задолженность, лицо, рисунок, срок оплаты.

moluch.ru

Управление дебиторской задолженностью – учет, оборачиваемость, взыскание, списание задолженности

Содержание:

1. Учет дебиторской задолженности
2. Работа с дебиторской задолженностью
3. Взыскание просроченной дебиторской задолженности
4. Погашение дебиторской задолженности внутри компании
5. Списание дебиторской задолженности — безнадежная задолженность

Учет дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность

Управление дебиторской задолженностью – это необходимый инструмент регулирования финансового положения компании и неотъемлемая часть взаимоотношений с контрагентами. Снижение дебиторской задолженности – ваша важная задача, поскольку такие меры увеличивают оборачиваемость средств. 

Дебиторская задолженность подразделяется на текущую и просроченную:

1. Текущая дебиторская задолженность представляет собой суммы, срок выплаты которых должником еще не наступил. Эту группу долгов контролировать и взыскивать проще всего. Нужно только своевременно отслеживать сроки выплат по договорам и напоминать контрагенту о погашении задолженности.

В этом поможет программа автоматизации, где данные о расчетах с каждым контрагентом собраны на отдельной странице, а на главной странице выводится общая информация о финансовом состоянии компании с необходимой детализацией расчетов по группам.

2. Просроченной дебиторская задолженность становится, если вы не организовали учет дебиторской задолженности правильно или если ваши контрагенты оказались недобросовестными. В свою очередь, просроченная дебиторка делится на:

  • ожидаемую к погашению;
  • сомнительную;
  • безнадежную.

Читайте также: Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Работа с дебиторской задолженностью

Текущая задолженность

Если вы согласовали с проблемным контрагентом условия погашения просроченной дебиторской задолженности, ее можно считать ожидаемой. При этом предполагается, что у должника есть возможность все-таки выполнить свои обязательства.

Сомнительная дебиторская задолженность – это долг, не обеспеченный ни дополнительными договоренностями, ни третьими лицами (поручителями или банковской гарантией). Такая задолженность считается реальной к взысканию в течение срока исковой давности.

В общем случае он составляет три года, если иное не предусмотрено договором. По истечении этого срока долг переходит в категорию безнадежной дебиторской задолженности.

Как уже отмечалось, в первую очередь нужно контролировать погашение текущей дебиторской задолженности. Это нормальная составляющая взаиморасчетов, и ее нужно предусмотреть в рамках обычных операций и служебных обязанностей сотрудников. 

Читайте также: Анализ дебиторской задолженности 

Взыскание просроченной дебиторской задолженности

Взыскание просроченной дебиторки – это всегда дополнительные, незапланированные расходы для компании. Ведь при заключении договоров вы ориентируетесь на возвращение ваших денег в срок. Нарушение этих сроков означает ваши потери – в том числе, от снижения оборотов. 

При работе с просроченной дебиторской задолженностью принимайте во внимание:

  • реальность погашения задолженности;
  • размер долга;
  • общий характер взаимоотношений с должником;
  • усилия и средства, требуемые для взыскания дебиторской задолженности.

Затраты на взыскание дебиторской задолженности – это, прежде всего, стоимость рабочего времени (вашего и ваших сотрудников), которое нужно потратить на выбивание долга. Оценивайте это время не только напрямую по суммам оплаты труда, но и в терминах упущенной выгоды. 

Можно применить финансовый критерий и при оценке необходимости взыскания долгов через суд. Иногда судиться бывает дольше и дороже, чем просто забыть о долге. Если вы прибегаете к услугам коллекторов, тоже посчитайте, не обойдутся ли вам их усилия дороже, чем вся сумма взыскиваемой задолженности.

Если просроченная дебиторская задолженность образовалась в расчетах с постоянным клиентом, в первую очередь выясните ее причины. Разовые затруднения, вызванные форс-мажорными обстоятельствами, простительны. 

Приоритеты во взыскании просроченной дебиторской задолженности по разовым контрактам будут зависеть от размера и характера долга. Маленькие и практически нереальные к взысканию долги дешевле будет оставить без внимания, а основные усилия лучше бросить на получение крупных сумм ожидаемой задолженности. 

Читайте также: Кредиторская задолженность в организации: управление, анализ, учет

Погашение дебиторской задолженности внутри компании

Учет задолженности

Помимо задолженности по договорам, нужно контролировать:

  • объемы ущерба от растрат и хищений;
  • недостачи;
  • своевременно не возвращенные сотрудниками в кассу подотчетные средства.

Эти суммы также входят в состав дебиторской задолженности. Поэтому работа с дебиторской задолженностью организации должна включать и меры, направленные на уменьшение долгов такого рода. 

Программа автоматизации поможет наладить финансовую дисциплину. Прежде всего, проводите периодические инвентаризации – на складе, в магазине, инвентаризации других активов и обязательств. Для эффективного управления дебиторской задолженностью разных видов предусмотрите в учетной политике организации более частые инвентаризации, чем обязательная ежегодная.

С облачным сервисом для автоматизации магазина Бизнес.Ру вы сможете проводить инвентаризацию легко и быстро. Программа позволяет выгружать необходимые документы, выполнять операции по списанию и оприходованию товара в «пару кликов».
Попробуйте весь функционал программы для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Недостачи по результатам инвентаризации уменьшатся, если за каждый участок и каждую операцию назначить ответственного, который организовывает процесс и обновляет данные в программе. Повысится добросовестность и внимательность работников – а значит, снизятся риски растрат, хищений, порчи товара. 

Кроме того, прямо в программе для автоматизации магазина можно контролировать выполнение сотрудниками поставленных задач – в том числе, отчеты по полученным на руки деньгам. При этом контролировать можно не только подотчетное лицо, но и бухгалтера, который обязан следить за состоянием расчетов и вовремя взыскивать дебиторскую задолженность с работников. 

Читайте также: Как правильно вести инвентаризацию расчетов с контрагентами

Списание дебиторской задолженности — безнадежная задолженность

Дебиторская задолженность

Безнадежная (нереальная к взысканию) дебиторская задолженность списывается на внереализационные расходы.
Списание дебиторской задолженности возможно:

  • по истечении срока исковой давности;
  • по обстоятельствам непреодолимой силы, мешающим выплате долга;
  • в случае ликвидации юрлица-должника (или смерти физлица) – если не назначен правопреемник, который будет отвечать по его долгам.

Для списания безнадежной дебиторской задолженности нужен определенный набор документов:

  • подтверждающие ее возникновение первичные документы;
  • инвентаризационная опись расчетов;
  • оправдательные документы, из которых ясна нереальность долга к взысканию;
  • бухгалтерская справка;
  • внутренние документы компании, обосновывающие списание долга (решение инвентаризационной комиссии с обоснованием и ваш приказ).

После списания дебиторской задолженности с баланса ведется забалансовый учет безнадежной задолженности в течение пяти лет. Если положение должника улучшится и долг можно будет взыскать, суммы задолженности опять переводятся на баланс. Также дебиторская задолженность вновь отражается в балансе, если компания вдруг получит сумму полной или частичной оплаты просроченной задолженности.

Читайте еще о различных видах задолженностей: 

  1. Расчет лимита остатка кассы
  2. Эффективная работа с дебиторской задолженностью
  3. Гарантийное письмо об оплате задолженности: как написать
  4. Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами
  5. ФНС упростила уплату налога со «списанной» задолженности

www.business.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о