Содержание

когда требуется и как обойтись без нотариуса

В этой статье я расскажу о том, как правильно удостоверять протоколы, когда требуется нотариальное заверение протоколов и как обойтись без нотариуса, а также что по этому поводу почитать в своем уставе и что делать, если участник в ООО всего один.

Ни для кого, надеюсь, не секрет, что все решения общего собрания участников ООО оформляются Протоколом. Если участник в ООО всего один – этот же документ называется Решение. Все протоколы подшиваются в единую книгу и так хранятся. По требованию участников потом могут выдаваться выписки из книги протоколов. Выписки заверяет исполнительный орган – директор. Все эти правила следуют из пункта 6 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». 
 

Про обязательное нотариальное удостоверение там ни слова не написано. Об этом нужно почитать Гражданский кодекс РФ – документ, обладающий бОльшей юридической силой, а именно: часть 1-ю, статью 67.1. Эта статья в кодексе появилась не так давно благодаря Федеральному закону от 05.05.2014 № 99-ФЗ. Итак, согласно пункту 3 части 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ, нотариальному удостоверению подлежит факт принятия решения общим собранием участников ООО, а также состав участников, присутствовавших на собрании. «Если иной способ удостоверения, — говорит Закон, — не предусмотрен Уставом ООО или самим решением общего собрания, принятым всеми участниками единогласно». К таким «иным способам» удостоверения Гражданский кодекс РФ относит: подписание протокола всеми участниками (или частью), использование технических средств фиксации принятия решения, а также другие легальные способы.

 

Коротко и ясно: нужно ли протокол ООО заверять у нотариуса?
 

Итак, с 1 сентября 2014 года протоколы общего собрания ООО должны быть заверены нотариально, ЕСЛИ участники ООО не выбрали другие способы удостоверения. Эти «иные способы» должны быть указаны в Уставе ООО или в конкретном решении общего собрания.

Здесь важно понять, что нотариальное удостоверение всех протоколов подряд не обязательно – участники могут выбрать и свой способ удостоверения протоколов (например, подписями участников). Главное – выбрать способ удостоверения и заверить протокол.

Из этого правила есть исключение: Протокол с решением об увеличении уставного капитала ООО, а также состав участников, присутствовавших при принятии такого решения, обязательно должен быть удостоверен нотариально (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
 


Если в Уставе ООО нет способа удостоверения протокола или протокол без нотариального удостоверения

 

Открыли Вы свой родной Устав, наконец-то его почитали и вдруг выяснили, что в Вашем учредительном документе ни строчки о том, как удостоверяются решения общего собрания. Собственно говоря, не страшно. Есть три варианта дальнейшего развития событий. 

Вариант 1 – не самый простой: внести изменения в Устав. Помните, что все изменения в Устав вносятся по решению все того же общего собрания участников (часть 4 статьи 12 Федерального закона «Об ООО»? Понадобится, кстати, большинство голосов – не менее 2/3 от общего числа участников Общества. И, конечно, все изменения в Устав обязательно должны быть зарегистрированы в налоговой.  Поэтому здесь придется поработать и совершить больше действий. Может, в сумме и хлопотнее, но зато долгосрочно.

В Уставе ООО может быть вот такая формулировка: 7.10. 

Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при принятии решения, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, которые являются участниками Общества – в этом случае я использовала вариант подписания протокола частью участников.
 

Вариант 2 – проще: в повестку дня конкретного собрания включить вопрос о способе удостоверения принятия решения этим собранием (без нотариуса). За желаемый ненотариальный способ фиксации принятия решения и состава участников должны проголосовать все участники Общества единогласно. Важно: все участники Общества (а не все участники собрания)! Тогда нотариальное удостоверение этого протокола будет не нужно. Обратите внимание, я не случайно написала «этого протокола» — для будущих протоколов тоже нужно будет в повестку дня включать вопрос о способе желаемого ненотариального удостоверения. Вот так этот способ, конечно, проще, но зато требует многократного повторения одного и того же действия.

 

Вариант 3 – пожалуй, еще проще: согласитесь, не всегда ВСЕ участники Общества смогут присутствовать на каждом собрании – как же тогда единогласно голосовать за способ удостоверения протокола без нотариуса? Здесь юристами придуман такой вариант: сделать отдельный протокол с единогласным голосованием всех участников ООО, в котором будет определен способ удостоверения всех последующих протоколов. В последующих протоколах, конечно, нужно будет давать ссылку на этот решающий протокол (можно делать выписку или заверенную руководителем ООО копию). В любом случае у этого третьего способа есть очевидные преимущества: изменения в устав не вносятся, можно обойтись без нотариуса и каждый раз собирать всех участников ООО на собрание не нужно.

 


А если участник в ООО всего 1?

Обратили внимание, что до этого я писала «участников» и говорила только о протоколах. Следовательно, возникает логичный вопрос, а как заверять решения единственного участника ООО? Ответ следующий: на ООО, состоящее из одного участника, положения статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ не распространяются. Это значит, что все решения принимаются единственным участником ООО единолично, оформляются письменно и подтверждаются подписью такого участника. Такой вывод вытекает из части 2 статьи 7 и статьи 39 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью. 

Исключение: Решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала подтверждается его подписью, подлинность которой должна быть засвидетельствована нотариусом

 (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

 

Подведем итоги

Итак, протокол ООО можно не заверять у нотариуса, если: подписать всеми участниками или подписать частью участников –  например, только председателем и секретарем собрания, или сделать видеосъемку собрания или провести аудиозапись собрания или придумать иной доступный Вашей фантазии легальный способ.

Выбранный ненотариальный способ удостоверения принятия решения общим собранием участников и состав участников, присутствовавших при принятии такого решения, можно отразить: в Уставе ООО или в каждом новом протоколе ООО или в специальном протоколе ООО и потом ссылаться на это решение.

При этом: 

Протокол/решение об увеличении уставного капитала обязательно удостоверяется нотариусом.

Автор: Татьяна Решетилова

Добавили: 19.09.2016 Обновили: 07.04.2019

Какие решения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью должны быть нотариально удостоверены | ФНС России
Какие решения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью должны быть нотариально удостоверены | ФНС России | 54 Новосибирская область
Как теперь заверяется протокол общего собрания участников ООО.
Заверение протокола или решения участников ООО - ЮК

Может ли ООО отказаться от нотариального удостоверения решений общего собрания участников ООО и решений единственного участника ООО?

В соответствии с пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников ООО решения посредством очного голосования и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения, или иной не противоречащий закону способ) не предусмотрен уставом общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Верховный суд Российской Федерации в своем Обзоре судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах от 25 декабря 2019 года, разъяснил порядок подтверждение решений общего собрания ООО, а также решений единственного участника ООО.

Так в пункте 2 Обзора указывается, что решение общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, в соответствии с которым в отношении решений общества будет применяться альтернативный способ подтверждения, требует нотариального удостоверения.

Общество представило в регистрирующий орган заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, в том числе протокол общего собрания участников, на котором было принято решение о внесении соответствующих изменений.

Решением регистрирующего органа обществу отказано в государственной регистрации указанных изменений со ссылкой на подпункт «а» пункта 1 статьи 23 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Указанные обстоятельства послужили основанием для обращения общества в арбитражный суд с требованием о признании незаконным решения регистрирующего органа.

Удовлетворяя заявленные требования, суды первой и апелляционной инстанций исходили из отсутствия у регистрирующего органа правовых оснований для отказа в государственной регистрации, поскольку общество представило все необходимые для этого документы.

Судебные акты судов первой и апелляционной инстанций были отменены судом кассационной инстанции с вынесением нового решения об отказе в удовлетворении требования по следующим основаниям.

Из оспариваемого решения регистрирующего органа следовало, что регистрирующий орган счел непредставленным протокол общего собрания участников ввиду несоблюдения обществом требования подпункта 3 пункта 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) о его нотариальном удостоверении.

Суд кассационной инстанции указал, что суды первой и апелляционной инстанций проигнорировали довод о том, что решение общего собрания, которым устанавливался иной способ подтверждения, не было удостоверено нотариально.

С учетом изложенного арбитражные суды, по мнению суда кассационной инстанции, пришли к ошибочному выводу о представлении обществом в регистрирующий орган всех необходимых для государственной регистрации документов и неправомерно удовлетворили заявленные им требования.

В связи с этим суд кассационной инстанции отменил состоявшиеся судебные акты и отказал в удовлетворении требования.

В пункте 3 Обзора, также даются разъяснения Верховным Судом РФ, а должен ли единственный участник общества заверять у нотариуса свои решения, принятые единолично?

Так, Верховный суд РФ считает, что подпункт 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ направлен на то, чтобы исключить фальсификацию решения, принимаемого высшим органом управления общества, и действие указанной нормы в равной мере распространяется и на решение единственного участника общества, которое также подвержено риску фальсификации.

Кроме того, закон не содержит исключения в отношении решений единственного участника в части требования о нотариальном удостоверении, установленного подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ.

Как на этот обзор отреагировала Федеральная нотариальная палата РФ?

Заверение протокола или решения участников ООО у нотариуса - ЮК

Федеральная нотариальная палата России своем Письме №121/03-16-3 от 15 января 2020 года, разъяснила применение второго и третьего пунктов обзора, которые напрямую касаются работы нотариусов.

Так, Федеральная нотариальная палата России дает комментарий следующего содержания по пункту 2:
Если в уставе не прописан другой порядок подтверждения, а участники выбирают альтернативный, то используется нотариальное удостоверение. Порядок установлен статьей 103.10 закона о нотариате.

Дополнительно ФНП обращает внимание на пункт 107 Постановления Пленума Верховного суда №25 от 23 июня 2015 года. Правило указывает на ничтожность решений, не удостоверенных в порядке ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ нотариусом или ведущим реестр акционерного общества лицом.

Исходя из этого правила, с 25 декабря 2019 года меняется нотариальная практика. Если нотариусу принесут протокол общества, где принятое после этой даты решение не будет надлежаще утверждено, то нотариус не сможет использовать протокол как подтверждение.

Если участники для такого случая принесли предыдущее решение о выборе альтернативного подтверждения, то это решение должно быть нотариально удостоверено или таким образом, как диктует устав.

ФНП также дает комментарий следующего содержания по пункту 3:
Для удостоверения решения одного участника рекомендовано засвидетельствовать подлинность подписи этого участника на указанном решении. По аналогии предложено поступать и в ситуации, когда акционерное общество состоит из одного акционера.

Документ: ФНП от 15.01.2020 N 121/03-16-3

Навигация по записям

Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО

Нотариальное удостоверение протокола ООО — необходимая процедура для правильного оформления этого документа. Без заверения нотариуса в большинстве случаев протокол будет недействительным, это прописано в статье 67.1 Гражданского Кодекса РФ.

В каких случаях нужно заверять протокол у нотариуса?

Протокол ООО в обязательном порядке заверяется нотариусом, если собрание участников приняло решение об увеличении уставного капитала. При этом нотариус  заверяет факт принятия решения и состав участников, которые присутствовали на собрании.

Увеличение уставного капитала общества допускается только после его полной оплаты.

О проведении внеочередного или очередного собрания нотариусом выдается свидетельство об удостоверении решения общего собрания Общества!

Для этого необходимо:

Лицу, которое созывает  общее собрание участников Общества (Генеральный директор, Председатель совета директоров либо участники) необходимо  подать заявление нотариусу об удостоверении  проведения общего собрания Общества с датой, временем, местом проведения собрания и вопросами повестки дня.

Необходимые документы дляпроведении собрания:

  • Действующий устав;
  • Свидетельства о государственной регистрации и Свидетельство о постановке на учет;
  • Решение о проведении собрания;
  • Приказ;
  • Список участников общества;
  • Справка о полной оплате доли в уставном капитале Общества  участниками Общества;
  • Уведомление участников о проведении собрания, (все документы подаются нотариусу в оригинале).

Для подачи в регистрирующий орган сведений об изменении в сведение ЕГРЮ и изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, Генеральный директор приходит к нотариусу со следующими документами:

— паспорт, оригиналы учредительных документов (Свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на учет, действующий устав, Решение о назначении на должность, подтверждение продления полномочий), свидетельство об удостоверении решения общего собрания Общества, Заявления о внесении изменений (формы Р13001 и Р14001), Протокол общего собрания участников общества.

Для свидетельствования подлинности подписи единственного участника на Решении об увеличении уставного капитала нотариусу подаются следующие документы:

  • Действующий устав;
  • Свидетельства о государственной регистрации и Свидетельство о постановке на учет;
  • Решение единственного участника;
  • Справка о полной оплате доли в уставном капитале Общества  (все документы подаются нотариусу в оригинале).

Можно ли заверить протокол без нотариуса?

Самый простой и эффективный способ удостоверения протокола — это его заверение в нотариальной конторе. Но в некоторых ситуациях нотариальное вмешательство необязательно, участники могут сами решить этот вопрос. Если в действующем Уставе общества не прописан пункт о том, как заверять протокол, можно выбрать один из этих способов:

  • участники общества вносят изменения в устав ООО, а затем регистрируют новый устав в налоговых органах. При этом за изменения должны проголосовать не менее 2/3 всех участников.
  • на общем собрании вынести решение о способе удостоверения протокола. Однако в данном случае для всех последующих протоколов придется устраивать аналогичные собрания. Проголосовать «за» должны абсолютно все участники, причем, не собрания, а всего общества.
  • наиболее простой способ — сделать отдельный протокол, в котором будет указан выбранный способ заверения всех будущих протоколов. Решение в данном случае должно быть принято единогласно всеми участниками ООО.

Сэкономьте свое время, поручив заверение протокола собрания ООО нотариальной конторе. Звоните по номеру +7 495  767-12-77 и записывайтесь на прием!

Протокол собрания участников общества с ограниченной ответственностью

Советы юристов:

1. Надо ли ставить печать на протоколе общего собрания участников ООО, а также печать на его сшиве? Участники — два юридических лица.

1.1. Способ подтверждения принятого решения устанавливается в уставе (по общему правилу, если иное не предусмотрено уставом — нотариальное удостоверение): Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ (далее — Закон N 99-ФЗ), вступившим в силу с 01.09.2014, в ГК РФ введены правила удостоверения решений общих собраний участников хозяйственного общества (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

На сшиве протокола проставляется печать ООО, по которому проводилось ОСУ.

Вам помог ответ? Да Нет

2. Нужно ли нотариально заверять протокол общего собрания учредителей ООО, если в уставе указано: собрание считается правомочным, если собран кворум. Т е на собрании присутвуют все участники Общества для продления полномочий Директора. Единогласно принято решение. Нужно ли его заверять нотариусом?

2.1. Если в Уставе не прописан иной порядок удостоверения протокола ОСУ, то надо заверять нотариально (кворум не имеет значения), но можно избежать удостоверения. Для этого пропишите в протоколе дополнительно повестку дня: «Определение способа подтверждения принятия решений и состава участников Общества, присутствовавших при принятии решений на настоящем ОСУ». В качестве решения по этому вопросу укажите: «Определить в качестве способа подтверждения принятия настоящим ОСУ Общества решений и состава участников Общества, присутствовавших при их принятии – подписание протокола всеми участниками собрания.» И подписать протокол всему участниками. Возле каждой подписи указать: «С протоколом ознакомлен. Возражений и дополнений не имею. Принятие очередным общим собранием указанных в протоколе решений и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии, подтверждаю»

Вам помог ответ? Да Нет

3. Нужно ли заверять в 2020 году (обязательно) протокол общего собрания участников ООО? В частности по вопросу продления полномочий ген директора, решения принимаются единогласно.

3.1. Нужно, но только если у вас нет протокола об избрании иного способа подтверждения принятых решений, который удостоверен нотариусом.

Вам помог ответ? Да Нет

4. Нужно оформить решение об одобрении крупной сделки для участия в торгах. Доли в уставном капитале ООО: учредитель — 50%, доля вышедшего учредителя оставшаяся у Общества — 50%. Решение должно быть единственного участника или протокол общего собрания участников? Если протокол общего собрания, то представителем самого общества должен быть директор ООО?

4.1. Если участников Общества два, то необходим протокол общего собрания участников. При этом доля, принадлежащая самому Обществу, не учитывается при определении результатов голосования (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Поэтому в протоколе Вам необходимо указать сведения о том, что при голосовании по вопросам повестки дня будет учитываться голос только одного участника, обладающего 50% уставного капитала. При этом представителем самого Общества необходимо указать либо самого директора, либо лицо, которое уполномочено представлять интересы ООО на общем собрании на основании выданной директором доверенности.

С уважением, Мусорин Алексей.

Буду признателен за оценку моей консультации. Ваше мнение очень важно для меня. Спасибо.

Вам помог ответ? Да Нет

5. В ООО вступает новый участник, нужно ли заключать новый договор с единоличным исполнительным органом? Переизбирать генерального директора новым составом участников? Ведь ранее управляющую компанию и генерального директора избирали участники в старом составе и есть протокол общего собрания участников.

5.1. Переизбирать директора необходимо только если новый участник получает более 10% в уставном капитале и требует созыва общего собрания для переизбрания единоличного управляющего органа (ст. 35 Закона об ООО). Если же новый участник не возражает против полномочий единоличного органа, то и делать ничего не нужно.

Вам помог ответ? Да Нет

5.2. Пока срок полномочий не истек — не нужно.

Вам помог ответ? Да Нет

5.3. Нет не нужно. Смотрите Устав внимательно.

Вам помог ответ? Да Нет

6. Я учредитель ООО с долей 50%. Второй учредитель — ген. Дир. так же с долей 50%. Второй учредитель выплачивает себе дивиденды без протокола общего собрания. Что можно сделать со вторым участником общества? Возможно ли отстранить от должности и вывести его из состава участников?

6.1. Юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом. Сведения о том, что юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, указываются в едином государственном реестре юридических лиц.

Типовой устав, утвержденный уполномоченным государственным органом, не содержит сведений о наименовании, фирменном наименовании, месте нахождения и размере уставного капитала юридического лица. Такие сведения указываются в едином государственном реестре юридических лиц.

Ст.52 ГК РФ.

Нужно ознакомится с уставом. Вы какие действия предпринимали?

Вам помог ответ? Да Нет

7. Необходимо сделать запись в трудовой книжке генеральному директору, который работает по найму (общество с ограниченной ответственностью). В графе 4 указывается основание для приема на работу, в нашем случае протокол внеочередного общего собрания участников общества. Вопрос: как корректно это написать? «Протокол ВНЕОЧЕРЕДНОГО общего собрания участников общества» или просто « протокол общего собрания участников общества»?

7.1. Запись должна соответствовать названию текста документа, которое является основанием для приема на работу.

Вам помог ответ? Да Нет

8. На собрании участников ООО присутствовало 51% от уставного капитала. В протоколе их считать за 100%, т.е. при наличии «ПРОТИВ» писать: «ЗА» — 51%, «ПРОТИВ» — 49% или «ЗА» — 26%, «ПРОТИВ» — 25% и писать «Решение принято простым большинством»?

8.1. Вам в первую очередь необходимо посмотреть устав, какое количество голосов имеет каждый участник на собрании. Если у Вас всего 51% присутствовало, посмотреть есть ли кворум для решения вопросов вынесенных на повестку дня.
Затем голоса подсчитываете исходя из числа голосов присутствовавших на собрании, если по уставу у Вас каждый участник имеет на собрании число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале Общества, тогда общее количество у Вас 51 голос, и если Все присутствовавшие Голосовали: «ЗА» — 51 голос.
«ПРОТИВ» — НЕТ
«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» — НЕТ.

Вам помог ответ? Да Нет

9. В ООО 2 участника, один из них решил выйти. Нужно оформить документы в налоговую для внесения изменений в ЕГРЮЛ. Подскажите пожалуйста, мне нужно оформить протокол собрания этих двух участников или же уже решение единственного остающегося участника?

9.1. На момент созыва учредителей это лицо еще является участником общества, соответственно, оформлять следует протокол собрания.

Вам помог ответ? Да Нет


10. В 2015 я вошла в состав учредителей ООО со своей долей. Регистрации в ЕГРЮЛ не было, долю я тоже не вносила, но дивиденды какое-то время получала. В 2016 г. были новые изменения в ЕГРЮЛ, о чем есть запись. Т.Е. я так и осталась только в протоколе собрания учредителей. Могу ли я восстановить свои права и быть полноценным участником общества,

10.1. Чтобы вам компетентно помочь необходимо ознакомиться:
— протоколом собрания учредителей;
— изменениями в ЕГРЮЛ.
По общему правилу долю нужно внести в течении 4 месяцев. Но существуют способы восстановить срок. Нужно изучать вашу ситуацию.

Вам помог ответ? Да Нет

11. Не поделись ли Вы своим мнением по спорной ситуации-будут ли легитимны документы ООО подписанные лицом по доверенности от имени ген. директора перед третьими лицами, если на должность ген. директора назначает общее собрание участников. Или должен был быть протокол участников ООО о возложением полномочий в период отсутствия избранного ген. директора на другое лицо. Заранее спасибо! С уважением, Николай.

11.1. Доверенность выданная генеральным директором в соответствии с требованиями предъявляемыми к доверенностям, позволяет поверенному совершать все действия указанные в доверенности, и его подпись будет «легитимной» перед третьими лицами на ее основании. Собрания не требуются.

Вам помог ответ? Да Нет

12. После проведения внеочередного собрания ООО участникам общества в течение 3 дней отправляется копия протокола собрания. Учредитель жалуется, что помимо протокола ему не выслали свидетельство от нотариуса. Обязано ли общество отправлять свидетельство выданное обществу нотариусом присутствовавшим на данном собрании о свидетельствовании присутствующих и принятых решениях?

12.1. Елена. Данный вопрос регулируется ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом общества. Данными вопросами обычно занимается штатный юрист, но если такового нет, то имеет смысл обратиться к адвокату для абонентского обслуживания организации.

С Уважением, Адвокат в г. Волгограде – Степанов Вадим Игоревич.

Вам помог ответ? Да Нет

13. Хотим ввести нового участника ООО. По заявлению и протоколу общего собрания участник вносит свою долю (ден. ср-ВА) в уст. капитал в течение 3 месяцев. В какой момент нам подаВАть документы в налоговую? Только после внесения доли или можно сначала внести изменения, а потом внести долю в указанный срок? Спасибо.

13.1. Документы Вы должны подать в налоговую сразу о принятых изменениях по составу учредителей, последний же обязан внести свою долю в уставной капитала в сроки установленные уставом и протоколом..

Вам помог ответ? Да Нет

Консультация по Вашему вопросу

8 800 505-91-11

звонок с городских и мобильных бесплатный по всей России

14. Открываем ООО наУСН 6 процентов в обществе 5 участников один имеет 51 процент Можно ли сделать вклады в имущество общества на пополнение чистых активов согласно ст 27 денежными средствами, все указать в протоколе собрания, как лучше средства внести в кассу предприятия или участникам на р.счет и будет ли это считаться доходом на УСН, или лучше оформить займами от участников, чтобы не рисковать? Спасибо, жду ответа.

14.1. Видим два варианта решения вашей задачи: 1. увеличение уставного капитала (внесение соответствующих изменений в уставные и учредительные документы), а далее взносы участников в кассу Общества (если есть кассовая дисциплина и касса) или внесение участниками в кассу банка. 2. Оформление договор займов с участниками (процентных или беспроцентных). Ни в первом ни во втором случае доходами это являться для ООО не будет.

Вам помог ответ? Да Нет

15. Участников ООО было 2 имеющих доли 50%, один участник вышел и передал долю 50% Обществу. Что нужно составить для оформления выхода из общества участника и распределения его доли: Протокол общего собрания участников или Решение единственного участника?

15.1. В рассматриваемой ситуации — протокол общего собрания участников общества, безусловно
Всего доброго, желаю удачи!

Вам помог ответ? Да Нет

16. Участников ООО было 2 имеющих доли 50%, один участник вышел и передал долю 50% Обществу. Оставшийся участник имеющий долю 50% желает сменить директора ООО. Как оформить: протокол общего собрания, т.к. ООО не участвует в голосовании или решением с указанием о не участии ООО в голосовании. Доля ООО не распределена?

16.1. Уважаемый клиент Спасибо что обратились на наш сайт за консультацией. Решением единственного участника общества с ограниченной ответственностью будет назначаться директор.

Вам помог ответ? Да Нет

17. Мы открыли ООО, протоколом общего собрания участников директором избран один из трех учредителей. Нужно ли заключать трудовой договор с данным лицом? Если нужно, то как оформить данное лицо, если он работает на другом основном месте работы в не руководящей должности?

17.1. Оформлять по трудовому договору директора не обязательно, но если вы хотите ему делать отчислений и платить заработную плату, то можете его принять по совместительству.

Вам помог ответ? Да Нет

17.2. Да, должны оформить трудовое соглашение, (скажем — можете по совместительству), с внесением записи в трудовую книжку. Удачи Вам.

Вам помог ответ? Да Нет

18. В ООО два участника — юридические лица. Составляем протокол о смене директора общества, от имени участников общества выступает физическое лицо на основании выданных ими доверенностей, это же физическое лицо избирается на должность генерального директора. Кого можно уполномочить на подписание с ним трудового договора? Может ли он сам подписать трудовой договор с двух сторон, так как он председательствовал на общем собрании (п.1 ст. 40 ФЗ «Об ООО»)?

18.1. Яна! Ваш вопрос относится к коммерческой деятельности, обращайтесь к любому юристу сайта в личную почту, заключайте соглашение на оказание платных юридических услуг или сопровождение хозяйственно-финансовой деятельности и получайте консультации по всем интересующим вас вопросам. Успешно решить Ваш вопрос можно с юридической помощью.
Спасибо за то, что воспользовались услугами сайта!

Вам помог ответ? Да Нет

18.2. От имени организации трудовой договор с директором подписывает председатель либо лицо, уполномоченное на то собранием участников.

Вам помог ответ? Да Нет

19. Если в протоколе общего собрания участников ООО указано: «Прекратить трудовой договор с генеральным директором с 26.05.2017 г.». Какая дата будет считаться последним днем работы генерального директора?

19.1. Яна! Последним рабочим днем будет считаться дата приказа об увольнении, который будет подписан участником ООО, которому делегированы права на подписание такого приказа. Протокол написан некорректно, должна быть другая формулировка. Будут проблемы — обращайтесь к юристам в личную консультацию и получите грамотную консультацию по данному вопросу и возможности защиты ваших прав. Успешно решить Ваш вопрос можно с юридической помощью.
Спасибо за то, что воспользовались услугами сайта!

Вам помог ответ? Да Нет

19.2. В этом случае последним днем работы генерального директора общества будет двадцать шестое мая две тысячи семнадцатого года.

Вам помог ответ? Да Нет

19.3. Днем увольнения всегда считается последний рабочий день.
Соответственно, 26 мая — последний рабочий день генерального директора, в этот день он должен сдать все дела.

Вам помог ответ? Да Нет

20. Как можно оформить одновременно выход участника из ООО (в ООО 2 участника) и произвести смену директора? Кто подписывает заявление на выход и увольнение директора? Можно ли все документы: заявление и выходе, протокол ОСУ назначение нового директора создать одним числом с подать в ИФНС в одном заявлении Р 14001?

20.1. Можно одним протоколом и заявлением.
Увольнение директора производит оставшийся учредитель (если он увольняется после выхода 2 учредителя), если увольняется до этого момента, то подписывается приказ в соответствии с Уставом ООО.

Вам помог ответ? Да Нет

20.2. Решение о назначении нового директора должно принять общее собрание участников, так же как и решение о выходе участника, который может выйти путем отчуждения своей доли.

Вам помог ответ? Да Нет

21. На годовом собрании участников ООО (утверждение годового отчета и бух. отчетности, распределение дивидендов) присутствует только один из трех участников, но у него доля в ООО составляет 86%. Может ли он единолично принять решение и правомочно ли оно будет? Нюансы при составлении протокола?

21.1. Порядок принятия решений прописывается в Уставе. Откройте и прочтите.
Всего доброго. Спасибо, что выбрали наш сайт.

Вам помог ответ? Да Нет

22. Нас в ООО два учредителя, у меня 98% уставного капитала, у него 2%.прошло собрание участников ООО, он проголосовал, а подписывать решение протокола подписывать отказался. Считается собрание проведенным. Могу я оформлять документы у нотариуса? Спасибо.

22.1. В данном случае Вам нужно было пригласить на собрание нотариуса и удостоверить его отказ. Без его подписи ничего не получится.

Вам помог ответ? Да Нет

23. Юридическое лицо — ООО. Есть намерение внести в состав участников общества новое лицо (ныне который директор). Можно ли внести такого участника «задним» числом, т.е. протокол сделать июлем 2016 года, а зарегистрировать его в существующий момент, т.к. в настоящее время решение собрания о входе участников подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Какие предполагаются особенности увеличения уставного капитал за счет имущества (его минимальная номинальная стоимость, оценка и пр.)?

23.1. Нет, это невозможно, регистрацию изменений нужно делать в течение 30 дней. Вам налоговая инспекция просто не проведет регистрацию.

Вам помог ответ? Да Нет

24. По протоколу собрания учредителей была приобретена доля у ООО на основании подделанной подписи у одного участника чем грозит.

24.1. Это грозит признанием данного протокола недействительным и соответственно подвергает сомнению данное приобретение.

Вам помог ответ? Да Нет

25. В ООО 2 учредителя, один из них является директором и один наемный работник. При составлении протокола общего собрания, и указании способа удостоверения протокола, только учредители являются «всеми участниками Общества» и должны подписывать его, или наемный работник тоже является и должен подписывать протокол?

25.1. В ООО 2 учредителя, один из них является директором и один наемный работник. При составлении протокола общего собрания, и указании способа удостоверения протокола, только учредители являются «всеми участниками Общества» и должны подписывать его, или наемный работник тоже является и должен подписывать протокол?

Ну, Вы же сами пишите, что наемный работник — учредитель, кому же еще подписывать, как не ему и второму учредителю.
Директор такой же наемный работник, кстати!

Вам помог ответ? Да Нет

25.2. Протокол должны подписывать учредители ООО, в том числе и наемный работник, являющийся учредителем, в соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ.

Вам помог ответ? Да Нет

25.3. Протокол общего собрания должны подписывать только учредители. Работник не должен подписывать протокол, так как не имеет право принимать решения от имени ООО.

Вам помог ответ? Да Нет

26. На сегодняшний день в ООО Единственный учредитель и он же Директор, планирует ввести еще учредителя и назначить Директора (Новый Директор не является участником общества.). Как правильно все это оформить Решением единственного участника или Протоколом собрания? Где прописать назначение нового Директора? Спасибо.

26.1. На сегодняшний день в ООО Единственный учредитель и он же Директор, планирует ввести еще учредителя и назначить Директора (Новый Директор не является участником общества.). Как правильно все это оформить Решением единственного участника или Протоколом собрания? Где прописать назначение нового Директора? Спасибо.
Ксения, добрый день. Оформляется решением. Если нужен комплект документов для налоговой, готовы подготовить. Цена не высокая, зато все будет правильно. Доброго дня.

Вам помог ответ? Да Нет

26.2. На сегодняшний день в ООО Единственный учредитель и он же Директор, планирует ввести еще учредителя и назначить Директора (Новый Директор не является участником общества.). Как правильно все это оформить Решением единственного участника или Протоколом собрания? Где прописать назначение нового Директора? Спасибо.

Здравствуйте. Принятие решения о введении нового участника, оформляется решением.

Вам помог ответ? Да Нет


27. На сегодняшний день в ООО Единственный учредитель и он же Директор, планирует ввести еще учредителя и назначить Директора (не входящий учредитель). Как правильно все это оформить Решением единственного участника или Протоколом собрания? Спасибо.

27.1. Первый документ решение об увеличении уставного капитала, второй — протокол об утверждении итогов внесения доп. уставного капитала вступившим участником

С уважением к Вам, Филатов Евгений Павлович.

Вам помог ответ? Да Нет

28. В ООО 2 учредителя. Один выходит из общества и отчуждает долю в УК оставшемуся участнику, но при этом остается Генеральным директором. Какие документы при этом оформляются? Протокол общего собрания или Решение единственного участника?

28.1. Сначала-то всё равно необходимо провести ОС учредителей с повесткой дня о выходе второго члена общества из состава его учредителей.
И должен быть Протокол именно данного собрания.
А затем уже, когда оставшийся учредитель будет полноправным «хозяином» общества, то именно он, как единственный участник и принимает решение на следующем общем собрании о назначении второго, бывшего участника — Генеральным директором данного общества, с составлением соответствующего Протокола, если, конечно, в Уставе не указано иное.

Вам помог ответ? Да Нет

29. Умер единственный учредитель ООО (мой отец) Его 100 % доля перешла по наследству мне и маме. Сейчас подаю документы в налоговую о в несении изменений в ЕГРЮЛ. Возник вопрос нужен протокол общего собрания участников сообщества, но ведь мы еще не участники, и участников как таковых еще нет. Какой документ подавать в налоговую? Собрание наследников?

29.1. Составьте такой протокол и будете правы. Всего самого доброго и удачи. Обращайтесь на сайт 9.111. ru .

Вам помог ответ? Да Нет

29.2. Ваш ответ относится к предприним. Деятельности и ответ на него можно получить платно. Всегда будем рады помочь

С уважением к Вам, Филатов Евгений Павлович.

Вам помог ответ? Да Нет

29.3. Вы по наследству получили доли в уставном капитале, значит являетесь участниками. Можете проводить собрания и принимать решения.

Вам помог ответ? Да Нет

30. Как доказать подделку протокола осу и незаконное назначение нового директора ООО.

30.1. Александр, добрый день!

Только в судебном порядке путем признания решений, принятых на данном ОСУ недействительными.

Вам помог ответ? Да Нет

Все ООО обязали заверять свои протоколы у нотариуса

С сентября 2014 г. по закону юрлица в форме ООО обязаны удостоверять у нотариуса протоколы общего собрания его участников. Такую норму (подпункт 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ) внес в Гражданский кодекс Федеральный закон от 05.05.2014 N 99-Ф.

На практике это оборачивалось проведением собраний у нотариуса, но у этой процедуры была альтернатива. Иной способ удостоверения может быть предусмотрен уставом или решением общего собрания участников общества, принятым единогласно. Соответственно, общее собрание участников утверждало иной порядок удостоверения протокола собрания, занося его в протокол, или же положение о ненотариальном способе утверждения заносилось в устав, общее собрание участников утверждало иной порядок, по которому удостоверялись протоколы, это решение заносилось в устав, и к нотариусу можно было не ходить. Кроме того, в правоприменительной практике сложилось мнение, что эта норма ГК не касается общества с единственным участником.

В результате большинство предпринимателей, ведущих деятельность в форме ООО, практически не почувствовали влияние поправок, внесенных в ГК РФ: они успешно избегали визитов к нотариусу, включая во все протоколы вопрос о неудостоверении их решений. Нотариальное удостоверение протокола общего собрания после этого считалось необязательным. А единственные участники обществ вообще спокойно вели свою деятельность безо всяких изменений, поскольку считалось, что их это требование не касается.

Это продолжалось более пяти лет, но накануне 2020 года все изменилось. Верховный Суд РФ опубликовал Обзор судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах (утверждён Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019 г.), который внес существенные изменения в правоприменительную практику и существенно усложнил жизнь владельцам ООО. Остановимся на двух позициях суда, которые касаются каждого участника общества.

Если тебе не нужен нотариус — сходи к нему

Решение общего собрания участников каждого ООО, которое утверждает альтернативный вариант, подтверждающий решения этого общества, теперь в обязательном порядке нужно нотариально подтвердить.

Верховный суд считает, что если участники ООО не хотят нотариально удостоверять протоколы своих собраний, то они всё равно обязаны сходить к нотариусу и заверить своё решение об этом. Иными словами, нотариус подтвердит, что вы к нему действительно не хотите идти.

Что было ранее. Ранее считалось, что участники могут сами постановить, что они не будут удостоверять принятые ими решения и состав участников нотариально и закрепить это в протоколе. Протокол же не подлежал нотариальному удостоверению (ведь они сами так решили).

Что изменится. Теперь в любом случае нужно будет сходить к нотариусу – хотя бы для того, чтобы закрепить в уставе положение о том, что нотариальное удостоверение протоколов ООО не требуется.

А вдруг ты сам себя обманешь?

Решение одного участника ООО тоже должно удостоверяться нотариально. Это следует из п. 3 Обзора: соответствующее требование, установленное подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ, распространяется и на такие общества.

Что было ранее: Ранее считалось, что ООО с одним участником может не удостоверять у нотариуса состав участников общего собрания а также решения, которые были на нем приняты, ведь по сути, и собрания-то нет: участник всего один. Это следовало из п. 2.3. Пособия по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (утверждено Письмом Федеральной нотариальной палаты от 01.09.2014 N 2405/03-16-3). Такая точка зрения была преобладающей, но не единственной.

Теперь Верховный Суд РФ сделал противоположный вывод: норма ГК РФ, в соответствии с которой требуется нотариальное удостоверение, нужна для того, чтобы решение, принимаемое высшим органом управления ООО, не было фальсифицировано. Это требование должны выполнять в том числе ООО с единственным участником.

Что изменится. Как однозначно утверждает обзор судебной практики 25.12 2019, нотариальное удостоверение решений обязательно и для единственного участника ООО.

Он точно так же имеет право закрепить положение в уставе о том, что его решения у нотариуса не удостоверяются (для чего всё равно сходить к нотариусу).

Подпишитесь на блог и получите скидку
на ближайшее мероприятие!

Получить скидку

В любой непонятной ситуации иди к нотариусу

Вывод: Верховный суд России раскрыл подлинный смысл нормы подпункта 3 п. 3 ст. 67.1, внесённого в ГК РФ Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ. Чтобы не позволить участникам обществ с ограниченной ответственностью, будь то один участник или несколько, фальсифицировать решения, нужно идти к нотариусу и альтернативы этому нет. Единственное послабление: к нотариусу можно не ходить постоянно для подтверждения каждого решения участников, а прийти один раз, чтобы заверить внесение изменений в устав. Так что нотариальное удостоверение собраний ООО стало обязательным абсолютно для всех.

В заключении хочется задать риторический вопрос: если законодательная и судебная власть и дальше будет так заботиться об электорате и предпринимательском сообществе, чтобы как пишет суд «исключать фальсификации», то в каких случаях завтра придется идти к нотариусу? Чтобы подписать налоговую декларацию? При заключении брака? При выборе невесты или жениха? Во время президентских выборов? Ведь в этих ситуациях тоже не исключена возможность фальсификации! Оставят ли нам самим возможность принимать решения, не подтверждая его нотариусом, или свобода самостоятельных решений будет сужаться до пределов туалетной кабинки? Хотя, там, наверное, тоже возможна фальсификация…

 

Список литературы:

  1. ГК РФ Статья 67.1. Особенности управления и контроля в хозяйственных товариществах и обществах
  2. Федеральный закон «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» от 05.05.2014 N 99-ФЗ (последняя редакция
  3. Обзор судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах (утверждён Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019 г.)
Составление протокола собрания о выходе участника из ООО

В протоколе общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью не только отражается факт выход участника из ООО, но и содержится решение относительно доли выбывшего участника: продажа третьему лицу, распределение между действующими участниками или погашение. Протокол необходимо удостоверить нотариально или другим способом, предусмотренным в уставе.

Содержание:

1. Образец протокола о выходе участника из ООО

Пример составления протокола

2. Правила оформления протокола

Протокол общего собрания участников ООО составляется в свободной форме: на компьютере или от руки. Удобнее всего заранее подготовить шаблон и вносить в него данные в ходе собрания.

Правила оформления протокола стандартные:

  • В шапке документа указывается наименование ООО, дата составления, информация об участниках собрания с указанием ФИО и паспортных данных.
  • В основной части описывается выбранный вариант распределения доли между учредителями или продажа третьему лицу. Назначается ответственное лицо за регистрацию изменений в налоговой.

В протоколе необходимо указать количество голосов при проведении голосования. В уставе нужно взять сведения — сколько голосов принадлежит каждому участнику. Как правило, их количество равно доле в капитале ООО, т.е. если к примеру, учредитель владеет 30% общества, значит у него 30 голосов. Но уставом может быть предусмотрено и иное положение, например, каждый участник владеет одним голосом не зависимо от доли.

3. Повестка дня в протоколе о выходе из ООО

На собрании необходимо рассмотреть следующие вопросы:

  • Признать участника вышедшим из общества. Обязательно зафиксируйте в протоколе этот факт, иначе налоговая может отказать в регистрации изменений.
  • Зафиксировать переход доли к обществу в течение 1 месяца с момента получение заявления участника о выходе.

Дополнительно можно затронуть вопрос о распределении доли: общество может сделать это сразу или в течение года с момента перехода доли выбывшего участника. Например, если ООО планирует продать долю, но ещё не обладает информацией о покупателе — вопрос можно отложить. Если в течение года доля участника не будет распределена — она будет погашена, а уставный капитал уменьшен на её размер.

4. Способы удостоверения протокола

Протокол общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью необходимо заверить нотариально, если уставом не предусмотрен иной вариант удостоверения протокола.

Для нотариального заверения протокола потребуется:

  • заполненный протокол и список участников собрания
  • оригинал устава
  • свидетельство или лист записи ИНН, ОГРН организации
  • паспорта всех участников
  • документ-подтверждение полномочий руководителя, т.е. приказ или решение о назначении

Как удостоверить протокол без нотариуса

В качестве альтернативного способа удостоверения протокола могут быть использованы подписи всех или нескольких участников, присутствовавших на собрании, подписи председателя и секретаря, а также аудио или видеозапись собрания. Однако ненотариальный способ заверения протокола должен быть предусмотрен в уставе.

Есть несколько вариантов, как закрепить норму о ненотариальном способе удостоверения:

  • Добавить в устав ненотариальный способ заверения протокола и зарегистрировать внесенные изменения в налоговой. Этот способ достаточно непростой и долгий.
  • Принять отдельный протокол, в котором указать способ удостоверения всех последующих протоколов. В дальнейшем достаточно будет просто ссылаться на него. Это удобный вариант, только обратите внимание, что за выбор ненотариального способа должны проголосовать единогласно все участники общества.
  • Добавить в протокол о выходе участника пункт о способе его удостоверения. Этот способ допускается только, если он принят единогласно и на собрании присутствуют все участники общества.
90000 How To Write Effective Meeting Minutes with Templates and Examples 90001 90002 90003 New to writing meeting minutes? 90004 90005 Whether you’ve been tasked with taking notes for a committee or you’ve been appointed Secretary to the Board of your organization, preparing meeting minutes does not have to be an arduous task. Here are some tips and ideas that will help you get started with writing and preparing effective meeting minutes, as well as a meeting minutes sample and a meeting minutes template that you can follow.90006 90005 This guide on how to write meeting minutes was prepared by Wild Apricot to help the volunteers and / or staff of small non-profits and membership organizations who may be new to the task of taking and preparing minutes of meeting for committees or Boards of Directors . 90006 90005 Please note that since the format, style and content requirements for meeting minutes varies depending on the organization and the type of committee or Board, this article offers only general guidelines to help get you started.90006 90002 90003 What is the purpose of meeting minutes? 90004 90005 You should not be intimidated by the term «minutes» since it’s actually a little misleading. After all, your committee or Board does not want or need a record of its meeting proceedings minute by minute! But it is important to capture the essence of the meeting, including details such as: 90006 90016 90017 decisions made (motions made, votes, etc.) 90018 90017 next steps planned 90018 90017 identification and tracking of action items 90018 90023 90005 Minutes are a tangible record of the meeting for its participants and a source of information for members who were unable to attend.In some cases, meeting minutes can act as a reference point, for example: 90006 90016 90017 when a meeting’s outcomes impact other collaborative activities or projects within the organization 90018 90017 minutes can serve to notify (or remind) individuals of tasks assigned to them and / or timelines 90018 90023 90005 Download our Meeting Minute Checklist for Associations and Nonprofits with examples and learn how to take better minutes. 90006 90003 Why are they called minutes of a meeting? 90004 90005 According to Today I Found Out, the «minutes» of «meeting minutes» do not refer to the minute measurement of time, but to the «minute» (my-newt) notes taken during meetings.90006 90003 What’s involved with meeting minutes? 90004 90005 As mentioned above, there are essentially five steps involved with meeting minutes: 90006 90042 90017 Pre-Planning 90018 90017 Record taking — at the meeting 90018 90017 Minutes writing or transcribing 90018 90017 Distributing or sharing of meeting minutes 90018 90017 Filing or storage of minutes for future reference 90018 90053 90054 1. Pre-planning meeting minutes: 90055 90005 A well-planned meeting helps ensure effective meeting minutes.If the Chair and the Secretary or minutes-taker work together to ensure the agenda and meeting are well thought out, it makes minute taking much easier. For example, depending on the meeting structure and the tools you use, the minutes-taker could work with the Chair to create a document format that works as an agenda and minutes outline as well. 90006 90054 What is the agenda of a meeting? 90055 90005 90061 Meeting agenda = outline: 90062 90006 90005 At the very least, it’s important to get a copy of the meeting agenda and use it as a guide or outline for taking notes and preparing the minutes — with the order and numbering of items on the minutes of meeting matching those of the agenda.90006 90005 In addition, the agenda and / or meeting notice also provides information that will need to be included in the minutes, such as: 90006 90016 90017 the names of all the meeting attendees, including guests or speakers 90018 90017 documents that are sent out with the agenda or handed out in the meeting — copies (digital or hard copy) of handouts should be stored with the meeting minutes for future reference and for sharing with those who were unable to attend the meeting (and others as determined by the meeting’s Chair).90018 90023 90074 Clarifying Expectations: 90075 90005 When you take on a new role as minutes-taker or Secretary, be sure to ask the Chair of the committee or Board what their expectations are of your role during the meeting, as well as the type of detail he / she expects in the minutes. For example, if your Board or committee will be dealing with motions, or voting on items / issues, be clear on whether you need to offer names of those making motions, seconding, etc. If you will be dealing with this type of procedures, you (and your Chair) may want to refer to Robert’s Rules of Order.90006 90054 2. What should be included in meeting minutes? 90055 90005 Before you start taking notes, it’s important to understand the type of information you need to record at the meeting. As noted earlier, your organization may have required content and a specific format that you’ll need to follow, but generally, meeting minutes usually include the following: 90006 90016 90017 Date and time of the meeting 90018 90017 Names of the meeting participants and those unable to attend (e.g., «regrets») 90018 90017 Acceptance or corrections / amendments to previous meeting minutes 90018 90017 Decisions made about each agenda item, for example: 90016 90017 Actions taken or agreed to be taken 90018 90017 Next steps 90018 90017 Voting outcomes — e.g., (if necessary, details regarding who made motions; who seconded and approved or via show of hands, etc.) 90018 90017 Motions taken or rejected 90018 90017 Items to be held over 90018 90017 New business 90018 90017 Next meeting date and time 90018 90023 90018 90023 90005 You can find more templates and details on formatting meeting minutes here.90006 90005 90061 Tips that might help your note taking: 90062 90006 90016 90017 90061 Create an outline 90062 — as discussed earlier, having an outline (or template) based on the agenda makes it easy for you to simply jot down notes, decisions, etc. under each item as you go along. If you are taking notes by hand, consider including space below each item on your outline for your hand-written notes, then print these out and use this to capture minutes. 90018 90017 90061 Check-off attendees as they enter the room 90062 — if you know the meeting attendees, you can check them off as they arrive, if not have folks introduce themselves at the start of the meeting or circulate an attendance list they can check- off themselves.90018 90017 90061 Record decisions or notes on action items 90062 in your outline as soon as they occur to be sure they are recorded accurately 90018 90017 90061 Ask for clarification if necessary 90062 — for example, if the group moves on without making a decision or an obvious conclusion, ask for clarification of the decision and / or next steps involved. 90018 90017 90061 Do not try to capture it all 90062 — you can not keep up if you try to write down the conversation verbatim, so be sure to simply (and clearly) write (or type) just the decisions, assignments, action steps , etc.90018 90017 90061 Record it 90062 — literally, if you are concerned about being able to keep up with note taking, consider recording the meeting (eg, on your smart phone, iPad, recording device, etc.) but be sure to let participants know they are being recording. While you do not want to use the recording to create a word-for-word transcript of the meeting, the recording can come in handy if you need clarification. 90018 90023 90005 Download our Meeting Minute Checklist for Associations and Nonprofits with sample minutes taken at a meeting and learn how to take better minutes.90006 90054 Meeting Minutes Template: 90055 90005 Here’s a simple template you can refer to next time you need to take meeting minutes. 90006 90054 90055 90005 You can also find more meeting minutes templates made for Microsoft Word here. 90006 90054 Meeting Minutes Sample: 90055 90005 Still wondering if you’re taking notes correctly? Here’s a sample of what meeting minutes at a board meeting might look like. 90006 90054 3. The Minutes Writing Process 90055 90005 Once the meeting is over, it’s time to pull together your notes and write the minutes.Here are some tips that might help: 90006 90054 4. Do meeting minutes have to be approved? 90055 90005 Before you share your meeting minutes, make sure that the Chair has reviewed and either revised and / or approved the minutes for circulation. They are not an official record of a meeting unless this has taken place. Depending on your Board, minutes may also be formally approved at the beginning of the next meeting. 90006 90054 5. Distributing or Sharing Meeting Minutes 90055 90005 As the official «minutes-taker» or Secretary, your role may include dissemination of the minutes.90006 90074 Online sharing 90075 90005 The method of sharing or distribution will depend on the tools that you and your organization use. Since minutes and other documentation can create a pile of paper, it’s great if you can use a paperless sharing process. For example, if you are using a word processing tool (e.g., Microsoft Word) that does not offer online sharing, you might want to create a PDF of the document and send this and the other attachments or meeting documentation via email. Alternately, if you are all using Google docs — for meeting invitations, agenda and additional document sharing — you can simply «share» the document with that group once it has been finalized.Committee or Board members can simply read the documents online and save a few trees! 90006 90074 Sharing in the Cloud? 90075 90005 If your organization is using a cloud-based membership management system (like Wild Apricot), you can publish the minutes as a web page and give access only to the committee or Board members, depending on your organization’s needs. Through members-only webpages, you can create a secure online Intranet for your Board and committees. 90006 90074 90061 Tools Specifically For Meeting Minutes: 90062 90075 90005 If you are wondering about the types of tools you might use specifically for meeting minutes, here are some tools that organizations we’ve worked with have found helpful: 90006 90016 90017 90061 Google Docs: 90062 Also supports collaborative note taking.[Here are some meeting minute sample templates in Google docs. If you send out a meeting request using Google Calendar, you can attach a Google doc agenda outline. Once minutes are crafted (using the outline), you can simply share the document with the group using their email addresses.] 90018 90017 90061 OneNote: 90062 (if you are a Microsoft user) — Very fast and allows for organization of notes. Also support audio recording with corresponding note time-stamping. 90018 90017 90061 Lucid Meetings: 90062 Fantastic meeting-tool to automate your meeting processes like notes, attendance, and organization.90018 90017 90061 Evernote: 90062 Great note taking tool. 90018 90017 90061 Agreedo 90062: supports creation of meeting minutes and tracking the results. 90018 90017 90061 minutes.io: 90062 allows you to quickly take meeting minutes with hotkey shortcuts and the ability to work online or offline. 90018 90023 90054 6. Filing / Storage of Meeting Minutes 90055 90005 Most committees and Boards review and either approve or amend the minutes at the beginning of the subsequent meeting.Once you’ve made any required revisions, the minutes will then need to be stored for future reference. Some organizations may store these online (e.g., in Google docs or SkyDrive) and also back these up on an external hard drive. You may also need to print and store hard copies as well or provide these to a staff member or Chair for filing. 90006 90054 And … If You’re a Nonprofit with Regular Board and Member Meetings 90055 90005 If you’re a nonprofit with regular board and member meetings and you want to save time and money managing your organization, get a free trial of Wild Apricot, an all-in-one membership management software which allows you to: 90006 90016 90017 Easily schedule online events with instant online payment processing and automated invoices.90018 90017 Create a stunning website with online member applications. 90018 90017 Access an easy-to-search and filter contact database. 90018 90017 Send out professionally-designed newsletters and emails. 90018 90017 and much more. 90018 90023 90005 Find out all the features of Wild Apricot’s free membership management software here. 90006 90005 90006 90005 Wild Apricot is also the the # 1 rated membership management software used by over 20,000 organizations every day.Get your free trial now. 90006 90005 90006 90054 90055 90005 Additional Resources on How to Write Meeting Minutes: 90006 90054 In closing … enjoy your new role 90055 90005 Meeting minutes are important — after all, they capture the essential information of a meeting. But taking and preparing minutes does not have to be a daunting task. We hope this article helps meeting minutes newbies in getting started in creating effective meeting minutes for your organization. 90006 90005 Thank you for reading our guide on how to write meeting minutes! 90006 .90000 How to structure a general management meeting? 90001 90002 Last Updated on 90003 January 23 2017 90004 90005 90006 What is a general management meeting? 90007 90002 General management meetings are probably the most common meetings in many organizations. Whether you run a department, an entire company, a school or a church, you will have meetings with representatives or leaders of all departments together. While these meetings are common, they are also the most challenging meetings to organize.90005 90006 Challenges with organizing a general management meeting. 90007 90002 As we all know and as explained in previous articles, a good meeting starts with an agenda. Having a meeting without an agenda, is like doing an exam without studying; you will fail. 90005 90002 The challenge with a general meeting is that you will discuss various topics that may not be relevant or of interest to some of the participants. Just to give an example from my own experience. In my weekly management meeting we discuss the following topics: 90005 90016 90017 Sales (somehow that always seems to be the most important thing in companies!) 90018 90017 Marketing activities 90018 90017 Product development 90018 90017 Human resources 90018 90017 Finance and accounting 90018 90017 IT 90018 90029 90002 Since you will be discussing so many different topics you really have to be clear of the goal of each topic.In most cases the discussion will be informative and an update by the department head on what is going on in that specific department. 90005 90002 In other cases however, it can be a discussion on a topic that affects all departments. Examples are a new CRM system, a new product, a new (geographical) market, an acquisition, basically any big change that affects everyone. If it is really big it is probably better to hold a separate meeting, discussing only that one big change and not any other topics.90005 90006 How to structure the information in your general management meeting? 90007 90002 It is very important to set clear boundaries between topics and close off a topic when you switch from one topic to the next. You could approach the general management meeting as a collection of smaller separate meetings. 90005 90002 When you start a topic make sure all attendees know what the goal of your discussion is. (Ideally this is already communicated in the agenda). During the discussion, stay focused on the topic at hand and do not be tempted to discuss other issues.If something comes up outside the scope of the current agenda item, place the new issue on the Parking Lot so you can address it in another meeting. 90005 90002 When you are done discussing a topic, close it; summarize and review any action items created. Writing down the keypoints, decisions and tasks is extremely important. You need to have a record of what was decided and a list of tasks. If you do not, you most likely will have the same discussion again in the future, tasks will not be completed and you have wasted your time and that of the meeting participants.Wasting time is not only expensive (see our meeting cost calculator), but it is also bad for morale and your organization’s culture. 90005 90006 How to best make an agenda and write meeting minutes for your general management meeting? 90007 90002 Your meeting documentation has various parts: 90005 90016 90017 The actual agenda and minutes documents 90018 90017 The communication of these documents 90018 90017 Managing and following up on meeting tasks 90018 90017 Managing and sharing supporting materials, like reports, design proposals and other files.90018 90029 90002 You can use various tools to prepare, manage and document your meetings so they are more productive. You can use Word, Google docs or Evernote to prepare the agenda and write your minutes, email to distribute the information, a task or project management tool to keep track of your tasks and Dropbox, box.com or Google drive to share files. 90005 90002 However, managing all your meeting information in 3 or 4 tools is highly time consuming and inefficient. The result is that we do not prepare, document and follow-up and we continue to have bad meetings.90005 90002 To make managing all your information related to all your meetings more efficient we developed MeetingKing. MeetingKing helps you to have more productive meetings with less effort, from agenda preparation, to writing minutes and managing your meeting task list. 90005 90002 Our mission is to «90063 Help the World get rid of bad meetings 90064» and whatever tool you use, we hope this information will help you to have more productive meetings. 90005 90066 90067 Edwin Siebesma 90068 90002 Edwin is the former CEO of WinZip Computing as well as VP of sales of the largest electronics and appliances retail chain in The Netherlands and VP of commercial affairs of a large retail chain in Peru.In all these capacities he attended and chaired many meetings and was frustrated by the lack of an integrated tool that followed the entire workflow around meetings from preparing the agenda, writing the minutes to manage tasks. There are many task management tools and note-taking solutions, but nothing covered all stages of a meeting. After leaving WinZip Edwin started Meeting king to help people have more effective meetings. 90005 .90000 What are Meetings and Minutes? 90001 90002 What are Shareholders ‘Meetings 90003 90004 Every state requires a corporation to have an annual 90005 (or regular) 90006 shareholders ‘meeting. This meeting is necessary to elect the Board of Directors and to conduct other regular business 90005 (annual reports) 90006. Generally, the bylaws specify the timing and location of the annual meetings. Beyond an annual shareholders ‘meeting, 90009 special shareholders’ meetings can also be called for extraordinary actions 90010 90005 (i.e. mergers, conversions, etc.) 90006 by the Board of Directors. 90013 90004 Notice regarding these meetings is imperative, but state laws generally have basic requirements for notice. For annual shareholders ‘meetings, notice only requires the date, time, and place of the meeting. For special meetings, the purpose of the meeting should be specified within the notice. 90009 Generally, notice should be given at least 10 days, but no more than 60 days before a meeting. 90010 All voting shareholders must be given notice, but not all shareholders must be present for the meetings.Generally, states give a default quorum requirement of a majority of voting shareholders. However, states do allow corporations to specify within their bylaws their own quorum requirement. Some states do have a minimum 90005 (e.g., Delaware allows quorums to be reduced up to one-third of voting shareholders) 90006, but other states have no limitations on how many shareholders must be present. 90013 90004 During these meetings, the chair presents different agenda items and the shareholders vote.Agenda items could include appointing directors to the board, removing directors, voting on shareholder initiatives, and board-initiated transactions that require shareholder approval 90005 (i.e. mergers, sale of assets, or dissolution) 90006. Voting requirements for each of these actions may differ and so 90009 each corporation should look to its state to determine the minimum number of votes required for the approval of any action. 90010 90013 90002 What are Board of Directors ‘Meetings 90003 90004 The board of directors is responsible for the management of the corporation and so its meetings revolve around that purpose.Typically, directors establish broad policies and objectives for the organization of the corporation; select, support, and review the performance of the chief executive; ensure the adequacy of financial resources; approve the annual budget; assessing to its stakeholders on the corporation’s performance; and set its own salary and compensation. Actions that make a fundamental change to the corporation 90005 (i.e. mergers, conversions, dissolutions) 90006 generally require subsequent shareholder approval.90009 All directors should be notified of any meeting, but not all directors are required to be present at these meetings. 90010 The bylaws can specify the quorum requirement for these meetings, but the general default rule is that a majority of directors must be present. For larger corporations 90005 (e.g., publicly traded corporation) 90006, greater state and federal scrutiny is given. Federal regulation requires greater accountability for various activities conducted by the board. At this point, professional assistance is a necessity.90013 90002 What are Minutes? 90003 90004 Minutes are an essential part to any meeting and are used as an official account of the decisions made during a board / shareholder meeting. With that said, minutes should remain light. Only information of substance should be included, while extensive details on what was presented excluded. The minutes should also include basic information 90005 date, time, and place) 90006 as well as the people in attendance 90005 (if attendees arrive late or leave early, the minutes should state when an attendee arrived or left with a special note) 90006.The agenda items for the meetings, and any voting actions 90005 (whether approved or not) 90006 should be listed within the minutes. Agenda items should include a brief description of each item, but comments on each agenda item are unnecessary, unless specified by the commentator to be included within the minutes. Voting actions should detail the voting results, including the manner in which individuals voted. Adjournment of a meeting should also be included with the time of adjournment should be listed.Because minutes are used as official documents, participants should be given an opportunity to amend the minutes before making them official. 90013 .90000 The Importance of Recording a Meeting | Work 90001 90002 It is standard procedure in most workplaces to record everything of importance that transpires in a meeting. Methods of record-keeping may vary, but the most common method is having a secretary take notes. These notes, or minutes, are usually first circulated in draft form so that all participants have the opportunity to check for accuracy and to make corrections if necessary. This ensures that all participants agree that the record is accurate.90003 90004 Attendance and Accountability 90005 90002 The names of everyone in attendance at the meeting are usually the first things recorded. This serves two purposes: Absent members can stay in the loop and keep abreast of what they missed at the meeting, and their absence from this meeting becomes part of the public record. If some participants regularly find ways to avoid meetings, they might be more reluctant to skip a future meeting when they realize their repeated absences have been noted.90003 90004 Reference Purposes 90005 90002 Unfortunately, human memory is fallible. Some participants are likely to have selective memories and forget whatever does not substantiate their viewpoint, particularly for controversial issues. A public record is an objective means to remind everyone what was agreed upon and why. It is especially important to have records to refer back to after a significant amount of time has passed and people are no longer sure what transpired. New managers find it helpful to review previous meeting minutes to quickly learn how the organization has been functioning and to detect patterns in behavior of the participants.90003 90004 Open Communication 90005 90002 Recording a meeting and making the record available to other interested parties who were not invited to participate in the meeting is a way to be more inclusive. Although the others might not have been able to provide their input during the meeting, they can still see how decisions were made. They will have some knowledge about the decision-making process and will know who the key players were. They will be able to approach meeting participants and offer their point of view if they so choose.90003 90004 Action Plans 90005 90002 Meetings tend to become more efficient when participants are aware of being recorded; they are more likely to stay on topic. The minutes provide a record of decisions made and who is responsible for taking action. There is an increased chance that these actions will be carried out. Without a record, the participants might not remember who is responsible for the next step of the action plan and disputes might arise. With a public record to refer to, those responsible will be held accountable and expected to proceed as agreed.Unresolved issues will not be forgotten and can be revisited at a subsequent meeting. 90003.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о