Содержание

Как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2019-2020 году

Содержание страницы

В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Для чего нужно заверять трудовую книжку

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

  • Подтверждение источника дохода заемщика.
  • Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
  • Взыскание долга с зарплаты заемщика.
  • Подтверждение информации, изложенной в анкете.
  • Установление, часто ли человек меняет места работы.
  • Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

  • Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
  • Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
  • Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
  • На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательное обоснование новых правил

До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

Особенности внесения дополнительной записи

С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

  1. На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  2. Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
  3. Подпись лица, заверяющего документ.
  4. Указание даты заверения.
  5. Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
  6. Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

  • Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
  • На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
  • На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
  • Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
  • Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
  • Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
  • Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

  • Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
  • Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
  • Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
  • Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
  • Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Дополнительные особенности

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:

Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.

Как заверить копию трудовой книжки?

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Во взаимоотношениях работодателя и гражданина при выполнении последним своих должностных обязанностей существенное значение имеет порядок оформления необходимых документов. Особое место среди них отведено трудовой книжке. Обязанность по ее ведению целиком возложена на работодателя. И именно он после получения запроса работника должен выдать заверенную копию такого документа. Исполнение данного предписания может быть затруднительно, так как образец правильного заверения копии трудовой книжки положениями трудового законодательства России не утвержден и не разработан.

Оформление трудовых отношений

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 56 ТК России взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в статьях 21 и 22 Трудового кодекса России.

Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания статьи 66 Кодекса, подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом.

Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.

В соответствии с пунктом 7 Правил каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица. Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.

Следует отметить, что статья 62 Трудового кодекса России предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей. Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки.

Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.

Заверение копии трудовой книжки

В настоящее время на территории России применяется «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный нормативный акт утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

Пункт 3.26 ГОСТа содержит образец заверения копии трудовой книжки. В этой же норме указаны все реквизиты, необходимые для надлежащего оформления соответствия копии документа его оригиналу:

  • отметка «Верно»;
  • должность работника, выполнившего заверение;
  • его личная подпись и ее расшифровка;
  • дата удостоверения копии;
  • проставление оттиска печати.

Аналогичный порядок закреплен в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, из которого также можно узнать, как должна быть заверена копия трудовой книжки.

Важное дополнение, введенное названным Указом, заключается в том, что при удостоверении копии документа необходимо проставлять оттиск печати организации.

Оформление копии трудовой книжки

В большинстве случаев оформления копии трудовой книжки в порядке, предусмотренном нормативными актами России, достаточно. Однако для конкретных ситуаций алгоритм оформления может быть несколько иным.

Например, для того, чтобы ответить на вопрос, как заверить трудовую книжку для кредита, необходимо руководствоваться требованиями конкретного банка, так как отсутствует нормативный порядок подобного оформления.

Проведя анализ таких требований, можно отметить, что для большинства банков копия трудовой книжки должна содержать как общие реквизиты, так и отметку о том, что работник продолжает работать в организации по настоящее время.

Условием правильного заверения трудовой книжки является необходимость проставления отметок о соответствии копии ее оригиналу на каждом листе. Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя.

Указанное требование обязательно для случаев выдачи копий трудовых книжек. Для большинства прочих документов допустимо использовать заверение не каждого листа, а только сшивки.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?

Перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия его трудовой книжки, достаточно широк. Он не ограничивается только получением кредита.

Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта. Приказ МИД России от 29.03.2016 N 4270 не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке. Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию.

Также некоторые консульские учреждения иностранных государств в составе пакета документов, необходимых для получения визы, могут потребовать предоставить в их адрес копию книжки. Каждая страна самостоятельно разрабатывает такой перечень.

Всем работникам рекомендуется иметь у себя заверенную копию трудовой книжки. Данный документ будет полезен, например, если произойдет утеря или порча ее оригинала. Пример заверения копии трудовой книжки для этого случая указан в пункте 3.26 ГОСТа, приведенного выше.

Помимо случаев, указанных выше, копия трудовой книжки может потребоваться для составления резюме и предоставления ее для изучения будущему работодателю.

Заверенная копия указанной книжки может потребоваться работнику в случае его поручительства по кредиту третьего лица. Образец заверения работодателем трудовой книжки для банка (независимо от цели ее предоставления) можно скачать по данной ссылке. Такое удостоверение подлинности допускается использовать и для предоставления в другие организации.

Следует подчеркнуть, что перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия трудовой книжки, не установлен законодательно и не является исчерпывающим. Он подлежит корректировке с учетом жизненных обстоятельств и разных целей.

Где заверить трудовую книжку, если не работаешь?

При наступлении некоторых событий копия трудовой книжки может потребоваться и от неработающего гражданина. В данном случае заверить ее у работодателя не получится.

Неработающему гражданину заверить копию его трудовой книжки сможет нотариус. В силу статьи 77 Основ законодательства России о нотариате именно он наделен правом свидетельствовать верность копии документа его оригиналу. В данном случае удостоверяется только факт соответствия подлинника и его копии. Нотариус не проверяет его содержание.

Следует помнить, что нотариус оказывает свои услуги на возмездной основе. Работодатель же обязан заверить копию трудовой книжки абсолютно бесплатно.

Также читайте:

Как правильно заверить трудовую книжку работает по настоящее время

Трудовые книжки — это важнейшие документы для современного человека. Ведь именно в них отражается вся история трудовой деятельности каждого человека. Скажем честно, утерянный паспорт можно запросто восстановить, а вот для восстановления этого документа понадобится затратить немало времени.

Сохранность рабочего документа — первостепенная задача работодателя, который нанимает сотрудников.

Этот документ при приеме на работу отдается на хранение в организацию-наниматель, а получить на руки ее можно только в случае увольнения. Но в жизни случается немало ситуаций, когда без данного бланка не обойтись.

Новые правила для работников кадровой службы говорят, что выдача на руки оригинала документа недопустима. А при необходимости предоставления в иные места выдается ксерокопия рабочего документа, заверенная работодателем.

Разберемся:

  • куда требуется копия трудовой книжки;
  • кто заверяет документ;
  • сколько действует копия трудовой книжки;
  • как правильно заверить копию трудовой.

В каких случаях требуется копия трудовой книжки?

Жизнь современного человека требует наличия все большего пакета документов для удовлетворения своих потребностей. Для многих уже стало нормой иметь при себе сканы самых важных документов, таких как паспорт, свидетельства о рождении детей и иных бумаг. Этот минимальный пакет позволяет без задержек решать многие вопросы.

Если говорить о том, для чего нужна копия трудовой книжки, то самыми распространенными местами, где может потребоваться такая ксерокопия, являются банки, паспортные столы, иные работодатели.

Без ксерокопии рабочего документа не обойтись при подаче документов для оформления загранпаспорта. Также она понадобится тем, кто оформляет заграничные визы в европейские страны или в Америку. Ведь именно наличие официальной и постоянной работы может стать определяющим для консульских работников при принятии решении о выдаче долгосрочной визы.

Копия трудовой книжки понадобится и для банка. Когда речь идет о выдаче банковского кредита, одним из главных условий при подаче заявки является наличие рабочего места и определенного отработанного стажа. Обычно в банки требуется заверенная ксерокопия документа, которая подтвердит, что претендент на получение займа имеет не менее полугода непрерывного стажа на последнем месте работы. Заверенная бумага может сыграть решающую роль для получения кредитных средств в банке.

Ну и конечно же, заверенная копия трудовой может понадобиться при трудоустройстве на дополнительную работу.

Кто может оформить копию трудовой книжки?

Сделать ксерокопию трудовой книжки можно и самостоятельно, если она в данный момент находится на руках у гражданина. Но такой скан не будет иметь юридической силы при представлении его в другие организации или банки. Для получения официальной копии рабочей книги для банка или иной организации необходимо знать, как правильно заверить данный документ и кто может это сделать.

Заверение копии трудовой книжки возможно двумя способами:

  1. У работодателя. Такой вариант подходит всем, кто официально трудоустроен. На имя руководителя пишется заявление о выдаче копии трудовой. По заявлению работники кадровой службы подготавливают и выдают заверенную ксерокопию рабочей книги. Делается это абсолютно бесплатно.
  2. У нотариуса. К такому варианту придется прибегнуть тем, кто не работает в настоящее время. Неудобство данного метода на лицо. Мало того что придется потратить время на посещение нотариальной конторы, так еще и придется оплатить услуги по установленным тарифам. Но для неработающих это единственная возможность, как сделать заверение ксерокопированному документу.

Всегда трудовую книжку для банка или иного места представления заверяют по установленным правилам. Несоблюдение установленных норм сводит на нет все труды, а бумагу придется получать повторно.

Порядок оформления копии трудовой книжки

Для выдачи дубликата необходимо знать требуемые к нему параметры. Иногда работнику необходима лишь  выборочная информация о своей работе. Например, необходимо сканировать запись, которая касается информации о том, что человек работает по настоящее время в организации. А некоторые организации потребуют сканы полные, с развернутой информацией.

Выдача копии трудовой книжки проводится по установленному порядку:

  1. Сотрудник, желающий получить документ, пишет заявление на выдачу копии трудовой книжки. Если организация маленькая или это ИП, то данный пункт вполне может быть пропущен, так как он не является обязательным для выдачи заверенного скана. А вот в больших организациях без заявления не обойтись, там кадровые работники ведут строгий учет таким заявкам.
  2. В течение трех дней кадровик, получив заявление на копию рабочего бланка, подготавливает необходимый документ и выдает его на руки заявителю. Кадровый служащий делает запись о выдаче ксерокопии трудовой книжки в соответствующий журнал. Получающий скан работник ставит там роспись.

Все действия ответственного кадрового служащего должны быть согласованы с правилами заверения рабочего бланка. Лимит на подачу таких заявлений и выдачу заверенных документов неограничен. Каждый работник в любое время может по требованию получить данную бумагу, обратившись к начальнику или кадровому специалисту.

Необходимые реквизиты

Чтобы узнать, как заверить трудовую книжку для банка или иного места правильно, необходимо следовать ниже представленной инструкции.

В заявлении от сотрудника должна быть информация о том, куда нужен бланк и почему он выдается.

Конечно, работник не обязан писать правдивую информацию. Например, ему может потребоваться документ для оформления на ином месте работы, а он не желает об этом распространяться. В этом случае он  может отделаться общей фразой. Сути дела данный факт не меняет, он все равно имеет право взять скан у заверяющего сотрудника.

Заверение копии трудовой книжки потребует следующих реквизитов:

  1. Данных о заверителе, имеется в виду его ФИО и должность. Это может быть начальник отдела кадров или непосредственно генеральный директор. Иногда оформленная бумага заверяется главным бухгалтером, но только в том случае если фирма небольшая.
  2. Личная подпись оформившего бумагу. Ставиться исключительно шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование факсимиле на таких бумагах недопустимо.
  3. На каждой странице проставляется печать предприятия.

Перед выяснением вопроса: как правильно заверять копию трудовой книги, следует определиться с тем, как оформить саму бумагу. По правилам книжку можно отксерокопировать, отсканировать и потом распечатать. А если документ заполнен неразборчиво, то можно даже набрать данные на компьютере в формате Word, а затем распечатать его. Все три варианта одинаково законны.

Способы заверения копии

Существует несколько способов заверить документ. При использовании каждого из возможных способов потребуется соблюдать основные правила оформления.

Как правильно оформить заверение:

  • 1-й способ заключается в собственноручной сделанной надписи на каждом откопированном листе следующего содержания – «копия верна».
  • 2-й способ позволяет воспользоваться заранее изготовленным оттиском с фразой того же содержания.

В обоих случаях после фразы «копия верна» ставится должность заверяющего, его ФИО и личная подпись. И так на каждом листе без исключения. Если ксерокопия была двусторонней, то заверяют каждую сторону.

На последнем листе обязательно должна содержаться информация о том, что сотрудник работает по настоящее время. Печать ставится на каждую сделанную надпись. При этом оттиск печати должен частично захватывать сам текст надписи и роспись заверяющего.

Можно воспользоваться и еще одним вариантом для заверения ксерокопии. Все отсканированные листы сшиваются ниткой, а на последнем листе эта нитка проклеивается кусочком чистой белой бумаги. Бумага не только скрепляет нить, не давая возможности подменить листы, на ней также ставится запись о том, что ксерокопия верна, затем только проставляется подпись заверяющего и печать организации.

Неправильное проставление печати, когда оттиск сделан на пустом месте или не захватит подпись заверителя, сделает копию недействительной.

Срок действия заверенной копии

Для получателя необходимо знать, сколько действительна копия трудовой книжки. Оформить ксерокопию нельзя на год или несколько лет. К сожалению, срок действия копии трудовой книжки довольно скоротечен. Он ограничивается всего одним месяцем со дня его выдачи. Конечно, имеет значение, зачем нужна копия трудовой книжки. Например, если бумага берется с целью показать иному работодателю свой стаж и имеющиеся в профессии навыки, можно не обращать внимания на сроки. Наниматель просто получит справочную информацию и ему этого будет достаточно. А вот если ксерокопию делают для получения кредита или загранпаспорта, то необходимо соблюдать установленные сроки.

Отсутствие ограничений по количеству полученных ксерокопий позволяет каждому работающему человеку обращаться за их получением к работодателю неограниченное количество раз.

Образцы документов

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка сегодня является важным документов, содержащим обширный перечень очень важной информации. Потому при первой же возможности стоит обязательно обзавестись её копией.

Важно помнить об одном моменте – действительной данная копия может быть только при соответствующем заверении (оно имеет свои особенности).

Для чего это нужно

На данный момент копия какого-либо документа может иметь юридическую силу. Причем требуется она порой в самых разных случаях:

  • при обращении в банк для получения кредита;
  • оформление загранпаспорта;
  • составление резюме;
  • получение визы;
  • иное.

Перечень ситуаций, когда возникает необходимость в копии трудовой книжки, достаточно обширен. Но следует помнить, что действительной данная копия будет только лишь при наличии соответствующего заверения.

Особенно когда дело касается обращения в какие-либо серьезные государственные учреждения – ФМС, паспортный стол или же ПФР. Причем Пенсионный фонд может даже потребовать не заверенную копию, а оригинал.

Заверение, выполненное соответствующим образом, является подтверждением подлинности всей представленной в копии документа.

Так как нередки прецеденты, когда граждане с целью получения какой-либо выгоды попросту подделывают трудовую книжку. Необходимо помнить, что подобное деяние подпадает под действие соответствующей статьи Уголовного кодекса РФ.

Но при этом сама процедура заверения обязательно должна быть реализована в соответствии с действующим на территории РФ порядком.

Его нарушение будет означать недействительность копии. Она не будет принята не только в государственных учреждениях, но и любых других.

Стоит учитывать данный момент. Перечень должностных лиц,  имеющих право осуществлять заверение данного документа, перечисляется в соответствующих НПД.

Как заверить копию трудовой книжки и ее образец

Сама процедура заверения трудовой книжки должна выполняться в строго установленном порядке.

Это происходит следующим образом:

  • при помощи ксерокса или другого технического устройства делается копия каждой страницы трудовой книжки, включая:
    • первую, где обозначается фамилия/имя/отчество работника, а также наличие у него образования, иные данные;
    • последнюю – где указывается текущее или же последнее место работы;
  • на каждой странице необходимо в обязательном порядке расположить следующие элементы:
    • дату заверения;
    • подпись ответственного лица – обязательно с расшифровкой;
    • печать организации.

После осуществления данной процедуры копия трудовой может считаться заверенной. Но необходимо помнить о следующих существенных нюансах, обязательных к соблюдению:

  • печать организации обязательно должна заходить немного на саму копию и частично на подпись должностного лица;
  • если работник и далее будет трудоустроен на текущем месте работы, необходимо в обязательном порядке на последней странице сделать запись «работает вплоть до настоящего времени».

Если по какой-то причине у ответственного за изготовление подобных копий лица соответствующий опыт отсутствует, стоит просто разыскать правильно составленный образец.

Это позволит избежать допущения типичных ошибок. И как следствие – необходимости изготавливать новую копию по заявлению работника. Стоит лишь обзавестись образцом из надежного, авторитетного источника.

Важно помнить об ограниченности срока действия рассматриваемого документа. Согласно законодательным нормам, данная копия может быть предоставлена куда-либо лишь в течение одного месяца.

Но при этом в случае внесения в трудовую книжку дополнительных данных копия становится недействительной. Данный момент также отражается в соответствующих НПД.

Несколько иначе обстоят дела с копией, заверенной нотариально. Срока действия такой документ не имеет, он остается действительным до тех пор, пока в трудовую не будет внесена новая запись. Именно поэтому, по возможности, стоит делать копию у нотариуса.

Это позволит избежать излишних трат времени на изготовления нового документа в случае, если в течение месяца он по какой-то причине не был использован по назначению.

Существует множество способов заверения трудовой книжки. Все они полностью равноценны – за исключением срока действия. Потому простому работнику стоит использовать наиболее удобный для него (подходящий в конкретный момент времени).

Кто должен это делать

Осуществить процедуру заверения копии трудовой книжки могут следующие лица:

  • главный бухгалтер;
  • исполнительный директор;
  • генеральный директор;
  • кадровый работник;
  • нотариус;
  • иное должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.

В первую очередь простому работнику при возникновении необходимости изготовления трудовой книжки следует обратиться в кадровую службу.

Так как хранение трудовых книжек, их заполнение и иные манипуляции с ними (например, заверение) именно этот сотрудник обязан осуществлять.

При этом не обязательно привлекать к данной процедуре непосредственного начальника или же иных лиц. Что достаточно существенно упрощает и ускоряет процедуру рассматриваемого типа.

Если же по какой-то причине кадровик не имеет возможности изготовить и заверить копию трудовой, то данную процедуру может выполнить исполнительный директор или же главный бухгалтер.

Эти должностные лица имеют достаточно существенные полномочия. Потому заверенная их подписью, подкрепленная печатью копия трудовой книжки будет действительна. Возможность заверения этими лицами обозначается в законодательстве.

Если же и главный бухгалтер/исполнительный директор не имеют возможности изготовить и заверить копию данного документа, то возможно обратиться к иному должностному лицу.

Но оно обязательно должно обладать соответствующими полномочиями, а также правом использовать печать организации – её наличие на копии документа строго обязательно.

Нередко случается, что копия трудовой книжки требуется, но по какой-то причине работник официально не трудоустроен. В таком случае любой из бывших работодателей имеет полное право отказать в изготовлении копии трудовой – на основании отсутствия заключенного трудового соглашения.

Единственным способом разрешить подобную ситуацию будет являться обращение к юристу. Данное физическое лицо имеет право осуществить всевозможные юридически важные действия – в том числе заверять документы любого типа (трудовые книжки).

Следует помнить лишь о двух важных нюансах, связанных с заверением трудовой книжки у нотариуса:

 подобная услуга требует оплаты  в том числе государственной пошлины
 для свершения этого действия потребуется оригинал  дабы юрист имел возможность убедиться в подлинности всех данных (он несет ответственность за заверенные им документы)

Причем именно второй момент имеет максимальную важность. По причине необходимости наличия оригинала трудовой книжки становится затруднительным нотариальное заверение трудовой уже работающего по договору гражданина РФ.

Так как согласно правилам хранения и ведения трудовых книжек работодатель несет ответственность за её сохранность. Потому получить на руки её у простого работника, скорее всего, возможности попросту не будет.

Лишь некоторые работодатели идут навстречу своим сотрудникам и предоставляют им трудовую книжку на руки под подписку.

Но следует помнить, что в случае её утери ответственность за подобный инцидент все равно будет нести именно работодатель и он обязан будет восстановить её. Важно не забывать об этом.

Тем не менее, именно нотариально заверенные копии трудовых имеют наибольшую юридическую силу (не официально). Подобным документам банки и иные учреждения (государственные в том числе) доверяют больше всего.

Срок действия

Необходимо помнить об ограниченности действия копии трудовой книжки. В случае нотариального заверения – она бессрочна, если заверена иным лицом/учреждением – 1 месяц.

Важно помнить о некоторых сложных нюансах, связанных с этим моментом:

 в случае внесения любых изменений в оригинал  копия прекращает свое действие (даже если была сделана в этот же день, это правило не имеет исключений)
 нотариально заверенная копия в данном случае приравнивается к оригиналу  но при предоставлении её более, чем через 1 месяц с момента заверения, велика вероятность требования и самого оригинала

Подобное требование правомерным не будет являться и является нарушением действующего законодательства. Физическое лицо, в таком случае, может обратиться в суд.

Но гораздо проще иногда просто представить оригинал. Это существенно сократит время на разрешение различных важных вопросов. Так как судебные разбирательства иногда затягиваются на достаточно длительный срок.

Также бессрочным действием будет обладать копия трудовой книжки, заверенная работодателем в случае, если работник её потерял.

Но после изготовления дубликата длительность действия копии с момента свершения данного действия будет составлять опять же всего 1 месяц. Очень важно учитывать этот момент. Так как в противном случае можно будет попасть в ситуацию, когда срочно потребуется изготовить новую копию.

Как написать заявление на выдачу

Для получения копии трудовой книжки необходимо будет в обязательном порядке составить специальное заявление. Какой-либо унифицированной формы у данного документа попросту нет – он может быть составлен в произвольной форме.

Но при этом требуется обязательно обозначить в нем следующие основные моменты:

  • полные реквизиты (Ф.И.О.) и наименование должности лица, на имя которого пишется данное заявление;
  • полные реквизиты и наименование должности самого заявителя;
  • обозначить в тексте документа просьбу о выдаче копии трудовой и при необходимости указать на основание для осуществления данного действия;
  • перечень прилагаемых документов – это может быть решение суда, исполнительный лист или же нечто другое;
  • дата составления документа;
  • подпись заявителя с расшифровкой.

Работодатель, с которым у работника заключен трудовой договор, не имеет права отказать в выдаче данного документа. Причем копия должна быть изготовлена не позже, чем в течение 3 дней с момента регистрации заявления.

При отсутствии опыта составления данных заявлений следует обязательно ознакомиться с правильно сформированным образцом. Это позволит избежать типичных ошибок.

Сегодня копия трудовой книжки представляет собой важный юридический документ. Он может потребоваться в самых разных ситуациях. Потому стоит обязательно заранее обзавестись им – это позволит избежать множества затруднений – впоследствии.

Видео: Что делать, если вы потеряли трудовую книжку

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Делаем заверенную копию трудовой книжки по всем правилам

При различных жизненных ситуациях возникает необходимость в заверенных копиях документов. Дабы избежать лишних хлопот, каждый грамотный человек должен знать, где и как сделать заверенную копию трудовой книжки. Заверенный документ может понадобиться вам:
kak-sdelat

  1. для получения кредита в банке или оформления поручительство по кредиту,
  2. для оформления документов на получение загранпаспорта,
  3. в налоговую инспекцию для получения социальных вычетов или любых социальных льгот,
  4. для оформления наследства и пенсии. Это далеко не полный список мест, куда могут потребовать копию заверенной трудовой.

По закону, согласно документу «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», который был утвержден правительственным постановлением № 225 от 16 апреля 2003 г, работник имеет право, предоставив руководству письменное заявление, получить заверенную копию своей трудовой книжки.

Тем не менее, каждый работающий человек должен знать, как выглядит заверенная копия трудовой книжки, чтобы, получив копию на руки, убедиться в правильности ее оформления.

К кому обратиться, чтобы получить заверенную организацией копию трудовой книжки

Оригинал трудовой книжки работающего гражданина храниться в организации, где он работает на данный момент. Кто отвечает за ведение трудовой книжки, к кому обратиться?

Крупная организация

В крупной организации существует собственная кадровая служба: это может быть департамент по кадрам, кадровый отдел или просто специалист по кадрам. Именно у них находится трудовая книжка, они отвечают за своевременное и грамотное заполнение этого вашего документа. Именно они, по вашему письменному заявлению, обязаны предоставить запрошенную копию вашей трудовой книжки, предварительно заверив ее, в срок, не превышающий 3 дней.

Небольшая организация

Небольшие организации не имеют возможность держать целое структурное подразделение, которое бы занималось кадровыми вопросами – эти обязанности обычно перепоручаются либо секретарю руководителя, либо бухгалтеру. Следует написать заявление на имя директора с просьбой предоставить вам заверенную организацией копию вашей трудовой книжки. Сотрудник, выполняющий обязанности кадровика знает, как правильно заверять копии трудовой книжки.

Возможны несколько способов изготовления копии:

  • ксерокопия документа}
  • сканкопия документа}
  • компьютерный набор информации, содержащейся в трудовой книжке}
  • переписывание от руки.

В зависимости от того, какая организация запросила заверенную копию, следует принять решение, как правильно снять копию трудовой книжки. При серьезных случаях следует настоять на изготовлении компьютерной копии – в книжке могут содержаться записи, сложные для прочтения в связи с неразборчивым почерком, которым они выполнены, или неяркие печати, при копировании которых утратится четкость оттиска. Наличие любого из данных недостатков может стать причиной отклонения документа организацией, которая ее запросила.

Приняв решение, как оформить копию трудовой книжки, следует иметь в виду, что существует 2 способа заверить документ.

  1. На копии каждой страницы делается запись «Копия верна», роспись с расшифровкой ответственного лица, дата и печать организации. Часто возникает вопрос, нужно ли заверять каждую страницу копии трудовой книжки – при таком оформлении документа это необходимо.
  2. Копии страниц книжки нумеруются и брошюруются. Шнур прошивки выводится на последнюю страницу и проклеивается листочком бумаги, на который и ставится заверяющая печать и подпись ответственного лица. Ниже пишется «пронумеровано и прошнуровано» с указанием количества листов.

Часто работники, выполняющие по совместительству функции кадровика, не уверены, нужно ли ставить дату заверения на копии трудовой книжки. Не лишним будет проверить наличие даты заверения либо на каждой странице (1 способ заверения), либо на последней (2 способ), в связи с тем, что юридически копия является действительной в течение 1 месяца.

Необходимо знать, что писать на копии трудовой книжки:

  • в случае, если вы работаете в организации, пишут «Продолжает работать»}
  • если не работаете, пишут « Не работает» с указанием даты увольнения}
  • если вы пенсионер – «Не работает, назначена пенсия» с указанием основания и датой назначения.

Получив на руки копии трудовых книжек, не существенно, заверяются ли организацией или нотариально эти документы, следует потратить дополнительное время и проверить грамотность заверения документа во избежание наличия ошибок. Неверно сделанная или заверенная копия не будет принята по месту требования и придется все делать заново, теряя время, которое часто весьма ограничено.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец

Пока гражданин не уволился с предприятия, трудовая книжка хранится там. При необходимости, он может запросить ее копию у работодателя. Заверение трудовой книжки делает специалист кадровик или другие ответственные лица.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки

Трудовая книжка – документ, отображающий периоды труда граждан и наличие официального трудоустройства.

Ксерокопию книжки, заверенную должным образом, может требовать:

  • Кредитное учреждение – при выдаче займов.
  • Организация при трудоустройстве – если человек находит новое место труда.
  • ПФР – при назначении пенсии.
  • Соцзащита – при назначении пособий.

Также существует еще множество других вариантов, где может потребоваться этот документ.

Где происходит заверение копии трудовой книжки

Есть две организации, где и у кого можно правильно заверить копию трудовой книжки:

  • по месту, где работаешь;
  • через нотариуса.

Обычно, трудовую книжку заверяют на работе. Кадровые специалисты всегда знают, как заверить копию трудовой книжки правильно.

Иногда граждан интересует, где заверить трудовую книжку, если не работаешь. Получить такую услугу всегда можно у нотариуса.

Как заверяется копия трудовой книжки у работодателя

Инструкция, как заверить копию трудовой книжки работодателем:

  1. На работе требуется подойти в отдел кадров и написать соответствующее заявление. Оно содержит следующие обязательные данные:
    • Наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя.
    • Ф. И. О. заявителя, а также его должность и структурное подразделение.
    • Посередине листка пишется слово «заявление».
    • Текст заявления, включающий просьбу выдачи документа.
    • Дата и виза.
  2. На протяжении трех дней специалист подготовит копию. Этот срок установлен законом для подготовки всех справок и копий.

В назначенное время можно забрать запрошенную бумагу. Лучше сразу, при получении копии, проверять правильность его оформления.

Рекомендуется подавать работодателю два экземпляра заявления. На одном из них специалист поставит отметку о принятии. Тогда тянуть с предоставлением копии служба точно не станет.

Как заверить трудовую книжку: правила оформления

Есть несколько важных моментов, как правильно заверить трудовую книжку:

  • Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
  • Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится:
    • круглая печать;
    • словосочетание «копия верна»;
    • дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
  • На последнем листе пишут: «работает по настоящее время». Рядом проставляется: круглая печать, подпись, должность и расшифровка ответственного лица.
  • Нельзя осуществлять заверение трудовой книжки с исправлениями.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец нельзя найти в нормативных актах, но есть стандартные правила, предъявляемые к оформлению документа.

Важно! Печать ставится на текст и подпись лица, ответственного за заверение трудовой книжки.

Законодательство не предусматривает меры наказания за неправильно заверенные бумаги. Но, нужно придерживаться основных правил, как заверяется копия трудовой книжки. Неверно оформленная копия считается недействительным документом.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, – образец

Пример заверения копии трудовой книжки

Обязательно требуется заверить образец всех копированных листов трудовой книжки. Если документ имеет слишком много листов, можно запросить выписку из трудовой книжки. Тогда, заверяется первая страница и те листы, где содержатся нужные данные.

Как заверить трудовую книжку для кредита

Когда люди оформляют займы, их начинает интересовать, как правильно заверить трудовую книжку для банка. Кредитные специалисты просят копию трудового документа с целью подтверждения фактической официальной занятости на момент оформления займа. Также специалист банка обращает внимание на сроки работы на последнем месте.

Образец трудовой книжки, заверенной работодателем для банка, ничем не отличается от другой идентичной документации. Правила оформления едины для всех структур.

Срок действия

Копия трудовой книжки имеет определенный период действия. Многие организации принимают такую документацию лишь в течение одного месяца со дня заверения. К примеру, это касается банков или отделов по субсидиям. Поэтому, правила содержат обязательное условие проставления даты на копии документа.

Фактически же, копия будет недействительна с момента внесения изменений в трудовую книжку. С этого момента предоставлять в инстанции устаревший документ уже нельзя.

Каждому человеку рекомендуется разобраться, как должна быть заверена копия трудовой книжки. Это поможет избежать лишней беготни. Если кадровик допустит ошибку можно сразу попросить ее исправить.

Обратите внимание, что с 1 июля 2018 года действуют новые правила заверения трудовой книжки. Их вы найдете здесь.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о