ИНДЕКС ДОКУМЕНТА В ОПИСИ ЛИЧНОГО ДЕЛА ЧТО ЭТО — ВОПРОСЫ К ЮРИСТУ

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке). Это:

  1. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
  2. дела со сроком хранение более 10 лет,
  3. дела с постоянным сроком хранения,

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27).

Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной.

Внутренняя опись документов личного дела

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

К ним относятся

    те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет), а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?

  • Как присваивается номер личного дела?
  • Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?
  • Как присваивается регистрационный индекс документа во внутренней описи?

Ответ на 1 вопрос: Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?

Личное дело хранится в отдельной папке на каждого сотрудника. Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют. Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст.

Индекс личного дела

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме.

В этом случае индексом дела будет его порядко­вый н

Что такое индекс документа? Что значит «индекс документа»? — Карта мира финансов

Что такое индекс документа? Что значит «индекс документа»?

Что такое индекс документа? Что значит «индекс документа»?

Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Индексации подлежат все регистрируемые документы. Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм (журналы регистрации, регистрационные карточки). На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся. И включает в себя несколько элементов.

Регистрационный индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь — порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например:

01-15/115, где
01-15 — индекс дела по номенклатуре дел;
115 — порядковый регистрационный номер.

Систематизация таких категорий документов, как приказы, распоряжения, протоколы, решения коллегиальных органов, переписка с гражданами, и дальнейшее формирование их в дела имеют свои особенности, что отражается на индексации документов.

Регистрационными индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять их регистрационный индекс буквенным обозначением, например: 10К или 15Л. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, поощрении, командировании, предоставлении отпусков, взысканиях и назначении дежурных. Однако они имеют различные сроки хранения. А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) нужно при индексации учитывать различия в сроках хранения. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, длительных и зарубежных командировках формируются в одно дело в хронологическом порядке с присвоением к регистрационному индексу буквы «К» (для документов 75-летнего срока хранения) и буквы «Л» (для документов 3-летнего срока хранения).

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный индекс дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: В-125 (Володько), А-52 (Антончик) и т.д. Справочная картотека по обращениям граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ.

Регистрационные индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 

45/25.

Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. Необходимо помнить, что порядковая нумерация документов возрастает в пределах календарного года отдельно по входящей и исходящей документации. Исходящие документы индексируются на подлиннике и копии, остающейся в организации.

Регистрационный индекс входящего документа включает порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, и индекс дела по номенклатуре дел, например:

125/01-10, где
125 — порядковый регистрационный индекс;
01-10 — индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе (или от руки) на нижнем поле справа при поступлении документа в организацию.

Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в организации однократно в день поступления, подписания или утверждения.

Регистрационный индекс присутствует также в реквизите «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который располагается в левом верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и проставляется только на ответных исходящих письмах. В связи с этим в тексте письма не следует повторять содержание предыдущего письма, т.к. ссылка на инициативный документ указывается в названном реквизите.

Составление внутренней описи документов личных дел

Одной из важных составляющих документооборота любой организации является составление внутренней описи документов дел разных категорий. Этот сопроводительный документ необходим для того, чтобы быстро находить информацию в папках с упорядоченными документами, включая личные дела сотрудников.

Составление внутренней описи

Обычно опись составляется при оказании архивных услуг. Внутреннюю опись можно сравнить с оглавлением в книге. Она делается когда дело сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако, и после архивного переплёта к личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложку с внутренней стороны.

Обязательная внутренняя опись для документов

Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно. Кроме этого, каждая организация с целью совершенствования делопроизводства может по собственному решению сопровождать внутренней описью ряд других документов: лицевые счета, приказы по личному составу и основной деятельности и так далее.

Внутренняя опись документов личных дел сотрудников

Особенно важно правильно составить внутреннюю опись документов личных дел сотрудников. Поскольку заполнение этого документа необходимо выполнять в соответствии с установленными правилами, оформлением внутренней описи должны заниматься профессионалы, имеющие специальные знания.

Разделы описи личного дела работника

Опись личного дела работника должна включать в себя следующие разделы:

  1. Порядковый номер. Необходимо указать номер того или иного документа, в соответствии с порядком его размещения в личном деле.
  2. Индекс документа. Представляет собой регистрационный номер документа. В случае если номер не проставлен, во внутренней описи ставится пометка «б/н».
  3. Дата документа. Если документ был зарегистрирован, то ставится дата его регистрации. Если же он не прошёл регистрацию, то в этом разделе ставится дата подписи данного документа должностным лицом.
  4. Название входящего в личное дело документа, включающее в себя его краткое содержание.
  5. Примечание. В этот раздел вносятся отметки о состоянии документа. Это могут быть замена оригинала на копию, включение, изъятие и прочее. При этом обязательно ставится ссылка на соответствующий акт.

Формирование описи

Эти разделы оформляются в таблицу, которая завершается итоговой записью. В ней цифрами, а затем прописью, указывается число документов, которые включены в личное дело. Кроме этого, внутренняя опись документов личного дела может состоять из одного или нескольких листов, поэтому, в итоговой записи указывается количество листов в данном документе. После этого ставится подпись специалиста, заполнившего опись, и дата.

Нумерация описи

Также стоит отметить, что каждый лист, на котором оформляется внутренняя опись, нумеруется отдельно от включённых в личное дело документов, так как опись относится к документам научно-справочного аппарата и не входит в число документов личного дела.

Работа грамотно и быстро

Если не учитывать все эти тонкости при оформлении личных дел сотрудников компании, то системой документооборота будет достаточно сложно пользоваться. Только архивариусы, имеющие соответствующие профессиональные знания, смогут выполнить эту непростую работу грамотно и быстро. Обратитесь к нам и личные дела ваших сотрудников всегда будут в полном порядке!

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о