Содержание

Автоматизация бизнес-процессов предприятия и их оптимизация

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить производительность труда и эффективность стратегического управления. Для оптимизации работы организации используют системы моделирования и оптимизации исполнения бизнес-процессов. Как вы видите, актуальность автоматизации бизнес процессов очень высока.

Содержание:

 

Виды автоматизации

Автоматизация важных бизнес-процессов может проводиться в двух направлениях:

  • Работа над основными бизнес-процессами (общение с клиентами, управление продажами). Цель автоматизации данной сферы – повышение качества выпускаемой продукции, увеличение объема продаж, повышение доходности бизнеса.
  • Упрощение поддерживающих процессов. В качестве таких процессов может выступать бухгалтерский учет, делопроизводство, отчетность. Автоматизация этих действий не повлияет на увеличение доходов напрямую, однако поможет уменьшить время на выполнение рутинной работы.

Удобная система, в которой часто выполняется автоматизация бизнес-процессов – Битрикс 24, а также другое программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

Задачи автоматизации бизнеса

Автоматизация исполнения рутинных бизнес-процессов на предприятии с применением Битрикс 24 или других систем выполняется для решения следующих задач:

Поддержка оперативной деятельности организации, упрощение контроля и учета;

  • Быстрая подготовка различной документации для деловых партнеров. Пример: счет-фактуры, накладные, акты сверки;
  • Оперативное получение отчетов с информацией о состоянии дел в организации за любой отрезок времени;
  • Сокращение затрат на персонал, повышение эффективности рабочего процесса благодаря освобождению работников от рутинных действий;
  • Минимизация влияния на важные бизнес-процессы человеческого фактора;
  • Повышение качества обслуживания;
  • Безопасное хранение информации.

Автоматизация бизнес-процессов

Преимущества автоматизации бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия с использованием Битрикс 24 или другого программного обеспечения поможет повысить качество выпускаемой продукции, оптимизировать управление компанией.

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечит следующие преимущества:

  • Ускорение обработки информации, упрощение решения повторяющихся задач;
  • Автоматизация ручного труда;
  • Повышение прозрачности бизнеса;
  • Увеличение согласованности работы сотрудников, повышение качества работы;
  • Контроль больших объемов информации;
  • Уменьшение числа ошибок, повышение точности управления, возможность параллельного выполнения нескольких задач;
  • Оперативное принятие решений в типовых ситуациях.

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Как выполнить автоматизацию бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов, пример которой вы без труда найдете в многочисленных материалах, выполняется с использованием современных технологий. В таблице мы собрали основные примеры автоматизации и оптимизации бизнеса.

Инструмент Особенности
Облачные технологии Отсутствие необходимости в собственном сервисе компании. Оптимально подходит для малого бизнеса благодаря низкой стоимости.
Автоматизация инструментов маркетинга Использование CRM-систем, программ для автоматизации BI-систем и контекстной рекламы.
M&M, межмашинное взаимодействие Обеспечивает минимальное участие человека в моделировании и исполнении процессов, в которых он не всегда может адекватно, оперативно реагировать на изменения.
Big Data Бизнес-аналитика на основе большого количества данных. Решение для крупных компаний: для обработки значительных объемов данных нужно специализированное оборудование.
Анализ информации в режиме реального времени Возможность выполнения полностью синхронизированных операций благодаря эволюции систем автоматизации бизнеса в системы обработки транзакций в реальном времени.

 

Автоматизация бизнес-процессов является важным условием успеха организации любых масштабов, независимо от сферы деятельности или структуры. Быстро меняющаяся экономическая ситуация, необходимость снижения рисков, высокие скорости принятия решений – все это требует современных подходов. Благодаря использованию автоматики появляется возможность высвободить ценные ресурсы и сосредоточить максимум усилий на ключевых направлениях деятельности.

Бизнес-процессы предприятия

В бизнес-процессы включается последовательность этапов, шагов, функций и прочих действий, а также все взаимодействующие между собой участники организации (руководители, сотрудники, клиенты). Работа любого предприятия представляет собой ряд связанных бизнес-процессов.

Существует четыре основных вида бизнес-процессов:

  • Ключевые. Создают ценность товаров/услуг, повышают их цену на стадии монтажа, производства или другой промежуточной ступени;
  • Поддерживающие. Представляют ресурсы, важные для ключевых процессов, поддерживают инфраструктуру компании;
  • Процессы развития. Предоставляют возможности для усовершенствования будущей работы предприятия. В процесс включают обучение или повышение квалификации персонала, а также планирование дальнейшей деятельности компании;
  • Управляющие. Решают задачи компании при помощи оперативного управления, планирования, обучения, мотивации персонала.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия пройдет успешно лишь в случае, если руководитель умеет эффективно управлять этими процессами. Директор должен выстраивать работу компании так, чтобы бизнес-процессы выполнялись строго по составленной схеме и без сбоев. В идеале не должно уходить много времени на обработку документации.

Существует множество эффективных способов организации бизнеса. Наиболее рациональный вариант – комплексная автоматизация процессов на базе собственной или адаптированной модели информационной системы. Использование систем автоматизации позволяет увеличить прибыльность производства и значительно сократить издержки.

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость комплексной автоматизации бизнес-процессов (в их числе и процессов снабжения) компании:

  • Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно;
  • В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации;
  • При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план;
  • Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо;
  • У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации;
  • Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия;
  • Отсутствуют временные рамки для выполнения задач;
  • Компания не всегда работает в интересах клиентов.

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в вашей компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

  1. Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

  1. Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

  1. Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

  1. Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

  1. Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

  1. Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

  1. Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Бизнес-процессы: трудности перехода

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них.

Затягиваются сроки реализации проекта.

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса.

Отсутствуют логические рамки проекта.

Процесс не будет затягиваться, если в утвержденном документе будут четко прописаны временные ограничения. В роли последних могут выступать проектные решения или технические задачи.

Ресурсы привлекаются не своевременно, а их качество оставляет желать лучшего.

Оцените, какой объем ресурсов вам необходим и как быстро можно их вовлечь. Найдите компромиссное решение между необходимыми ресурсами, их реальным наличием и конкретным сроком реализации проекта.

Персонал компании не принимает нововведения.

Воспользуйтесь различными информационными ресурсами, чтобы сообщить сотрудникам об автоматизации процессов бизнеса. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

Отсутствует реальное тестирование функциональных возможностей автоматизированных бизнес-процессов.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала.

Нет эффективной системы управления.

Решить эту проблему поможет приглашенный специалист по конфликтологии. Он поможет разрешить конфликты и споры между работниками и урегулировать сложные ситуации.

У проекта низкий приоритет, и его выполнение происходит по остаточному принципу.

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя.

Цели проекта не определены, отсутствуют критерии достижения целей или оценки результатов.

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.

Автоматизация бизнес-процессов управления снабжением или других процессов в конечном итоге поможет вам оптимизировать работу предприятия, сделать ее эффективной.

Автоматизация бизнес процессов в CRM. Сравнение подходов / Trinion corporate blog / Habr

При внедрении любой CRM-системы один из первых этапов работы – описание бизнес-процессов. Важно изучить особенности работы компании, учесть все факторы, которые влияют на тот или иной процесс, выявить ключевые моменты работы и «тонкие места». В результате мы получаем грамотное и подробное описание бизнес-процессов, которые подлежат автоматизации.

Кроме того, очень важно задать среду для исполнения этих процессов сотрудниками этой компании. Это называется регламентация бизнес-процессов.

Таким образом, при работе по внедрению CRM лично я придерживаюсь следующей последовательности действий, которую также рекомендую всем коллегам, как доказавшую на практике свое удобство и жизнеспособность:

  1. Описание бизнес-процессов. На этом этапе работа производится на бумаге или в любой удобной среде. Самое главное, получить некую схему или алгоритм, который будет понятен как разработчику, так и заказчику.
  2. Согласование. Полученное описание бизнес-процессов согласовывается с руководством компании. На этом этапе опытный бизнес-консультант или разработчик может предложить также оптимизацию определенных процессов и уточнить все спорные вопросы.
  3. Выбор среды для внедрения. Подробное описание бизнес-процессов можно считать четкой постановкой задачи. И теперь, когда алгоритм будущей работы ясен, разработчик может самостоятельно или совместно с заказчиком выбрать среду, в которой будет проводиться дальнейшая работа, т.е. непосредственно CRM систему.

Во многих случаях выбор CRM системы производится заранее с учетом стоимости программного продукта и навыков сотрудников той или иной компании. В этом случае описание бизнес-процессов можно производить сразу с учетом особенностей выбранной CRM системы.

И сейчас я хочу рассказать о двух разных подходах решения этих вопросах, которые в той или иной степени реализованы во всех популярных CRM.

  1. Программирование бизнес-процессов.
  2. «Рисование» бизнес-процессов.

Разница между этими подходами понятна из их названия. В первом случае разработчики используют алгоритмизацию и некую последовательность команд, которую в дальнейшем реализуют в среде CRM в виде набора команд. Во втором бизнес-процессы представляют в виде графической блок-схемы, команды в которой представляются в виде объектов и стрелок. Давайте разберемся немного подробнее с каждым из этих вариантов автоматизации.
Рассматривать использование BPMS систем для решения задач автоматизации бизнес процессов я не буду, интересующиеся могут почитать здесь.

Программирование бизнес-процессов

Этот метод применяется в таких популярных системах, как ZOHO CRM или Saleforce CRM, и заключается в реализации бизнес-процесса по технологии Step by Step, т.е. «шаг за шагом».

При этом проектировать бизнес-процессы можно в любой удобной форме, точно так же, как и при создании алгоритма перед написанием программы. Но реализуются все процессы в виде пошаговой последовательности действий и условий ( каждое ветвление почти всегда новый процесс).

Описание процессов в этом случае производится в текстовом виде при помощи команд, принятых в среде той или иной CRM. А потому такой подход можно назвать программированием.

Приведем пример из ZOHO CRM. Здесь имеются два основных вида объектов:

  • Workflow позволяет задать то или иное действие в зависимости от различных полей.
  • Approval process задает те или иные процессы согласования. Мы можем добавить несколько таких процессов, и они будут работать следующим образом. Для каждого процесса мы можем указать, когда он работает, кто его одобряет. И, соответственно, система будет контролировать работу процессов.

Пример Approval process

Пример Workflow

Таким образом, бизнес-процессы задаются при помощи определения последовательности действий, которые необходимо произвести с тем или иным объектом, а также условий, в зависимости от которых будут выполняться те или иные действия.

При таком подходе нет графической нотации, только пошаговый переход от одного действия к другому. И если вам потребуется что-то изменить в бизнес-процессе, понадобится внести определенный перечень значений и команд, а не графических блоков и стрелок.

Об этом подходе можно сказать, что описание алгоритма реализуется текстовым способом. Например, если мы возьмем в ZOHO CRM определенный Provel process, то для него нужно будет указать:

  1. Критерий, когда он работает.
  2. Кто должен его одобрить.
  3. Какое действие нужно выполнить после одобрения, например, создать задачу или отправить оповещение внутри системы, отправить sms и пр.
  4. Что должно происходить, если процесс не был одобрен, например, ничего не предпринимать, вернуть задачу исполнителю на доработку с комментариями и т.д.

В некоторых системах такое программирование жестко привязано к определенным объектам, чаще всего, к сделке. Например, так реализована возможность описания бизнес-процесса в Мегаплане. Только через сделку можно указать, что происходит в том или ином случае, и все действия пользователей и участников бизнес-процесса обязательно завязаны на определенную сделку. В других системах, например, в ZOHO CRM, привязать действия мы можем как к сделке, так и к любому другому модулю в системе.

Рисование бизнес-процессов

Такой подход реализован, например, в Bitrix24 CRM и в 1С CRM. Здесь все бизнес-процессы нужно рисовать в определенном внутреннем формате этих систем. Так, в Bitrix24 есть собственное понятие «Бизнес-процессы», а внутри этого раздела имеется нотация, в которой нужно рисовать бизнес-процессы.Пример бизнес процесса в Битрикс CRM

Эта нотация была создана программистами Bitrix24, и для реализации бизнес-процессов в этой системе, понадобится нарисовать их в этой нотации. При этом важно понимать, что в Bitrix24 через нотацию можно описывать как последовательность действий при работе с системой в целом, так и отдельно действия при работе со сделкой, так как CRM – это только один из модулей системы Bitrix24.

Аналогичным образом и в 1С CRM реализована собственная нотация, отличающаяся от той, которую создали программисты Bitrix24. Также и в других системах, придерживающихся графического подхода, используются либо полностью собственные разработки, либо адаптированные под нужды системы графические нотации от сторонних разработчиков. И каждый раз для корректной работы в системе нотацию нужно будет заранее изучить.

Пример бизнес процесса в 1C CRM

Практика показывает, что, не смотря на обилие стандартных элементов, изучение графической нотации занимает больше времени, чем знакомство с правилами описания бизнес-процессов в текстовом виде (первый подход). Тем более, что для создания той или иной последовательности действий в CRM системах, использующих текстовые алгоритмы, чаще всего имеется удобный конструктор и множество подсказок, благодаря которым разработчики могут программировать нужные процессы практически без предварительного изучения среды.

Плюсы и минусы подходов

Основное преимущество первого подхода было описано выше: он очень удобен разработчикам, не требует глубокого изучения нотации, позволяет привычным для программистов-разработчиков образом алгоритмизировать любые бизнес-процессы.

Очевидный минус этого варианта: отсутствие наглядности для пользователей. При этом никто не мешает разработчику создать графическую схему бизнес-процессов для заказчика (блок-схему в виде блоков и стрелок) в любой удобной среде для согласования, после чего выполнить программирование и ознакомить пользователей с результатом. Точно так же, как каждый разработчик это делает при создании и доработке приложений.

Более того, удобный и отлаженный бизнес-процесс требует каких-либо изменений в редких случаях, обычно связанных с внедрением изменений в схему работы самой компании. А потому отсутствие наглядности и сложность внесения правок для неспециалиста на самом деле не являются критической проблемой. Скорей всего, заказчик с готовой системой будет работать годами, а изменения ему потребуются тогда, когда сама схема работы компании будет меняться, а здесь простыми правками в бизнес-процессах обычно обойтись не удается, и в любом случае требуется участие специалиста в разработке и внедрении обновленной системы.

Во втором случае используются нотации, изобретенные создателями 1С и Bitrix24 CRM. С одной стороны, такой подход очень удобен для пользователей, так как нагляден и понятен. С другой, для его использования придется потратить дополнительное время на изучение нотации от 1С или Bitrix24, а информации по работе с этими системами не так много, как хотелось бы.

Конечно, каждая система предоставляет документацию и какие-то разделы помощи, но в них нет определенной идеологии. Вся информация, которую предоставляет разработчик, это документация от вендора. Т.е. для изучения нотации пользователям предлагается не решение от бизнес-аналитиков и опытных пользователей системы, а краткое руководство с точки зрения разработчиков системы. А потому для такого метода работы очень полезно иметь развитые способности к визуализации процессов, а также умение быстро приспосабливаться к незнакомым нотациям.

Еще один минус графического подхода, это значительные ограничения, которые накладывает на работу в системе возможности нотации. При программировании гибкость и перечень возможностей значительно выше.

В результате я лично предпочитаю пользоваться более гибкой системой, т.е. программировать бизнес-процессы, а наглядность для заказчика я обеспечиваю при помощи создания графики (блок-схемы) на этапе согласования бизнес-процессов, которую выполняю обычно в IDEF 3 или BPMN… Но на самом деле, вы можете использовать даже обычный лист бумаги и карандаш. Главное здесь – взаимопонимание с заказчиком.

С другой стороны, если бизнес-процессы в компании оказываются относительно простыми, и выполнять работу по автоматизации процессов намерен производить пользователь, не являющийся программистом, графический подход оказывается удобнее. Наглядно «нарисовать» схему процессов и определить иерархию в нотации сможет даже пользователь, знакомый с бизнес-аналитикой и IT просто потому, что графический вариант представления бизнес-процессов намного понятнее пользователям. Именно на них рассчитаны такие инструменты. Именно нарисовать, чтобы процессы правильно исполнялись все равно придется привлекать программиста. Считается, что пользователю изучить графическую нотацию проще, чем программирование процессов. Здесь каждый решает сам, что ему больше нравится: гибкость и простота программирования или наглядность для пользователей и возможность внесения изменений в бизнес-процессы без участия разработчиков.

Автоматизация бизнес процессов на 1С и SAP

Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:

«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».

Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.

Деятельность предваряющая автоматизацию процессов

Но прежде, чем решать какая система автоматизации бизнес процессов вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.
Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:

  • Управляющей системы;
  • Управляемой системы.

Автоматизация бизнес процессов схема

Для повышения эффективности исполнительной системы, применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами.

Управляемые бизнес процессыНо именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.

«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»

К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:

  • Социально – психологическое обеспечение;
  • Мотивацию персонала;
  • Автоматизацию бизнес процессов.

Подробнее про автоматизацию процессов на 1С или SAP

Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами, которые мне доводилось читать, в один голос кричат:

«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».

Позволяю себе не согласиться с этими выводами!
Откуда берутся такие умозаключения?
Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов».
И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:

  • Базу данных – там хранится информация в виде взаимосвязанных таблиц, в определенных разрезах и с определенной глубиной детализации;
  • Пользовательский интерфейс – видимая часть программы, манипулируя которой пользователь заносит данные или формирует отчеты;
  • Программные методы работы с базой данных – своеобразный мост, соединяющий интерфейс и базу данных.

Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе. Давайте копнем поглубже.

Процессы подлежащие автоматизации

Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:

  • Процесс регистрации платежей, как входящих, так и исходящих;
  • Процесс выписки первичной документации;
  • Процесс отражения затрат.

А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.

Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах?

Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.

Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.

Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?

Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.

Недостатки систем автоматизации

Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.

К ним можно отнести:

  • Отсутствие некоторых, действительно важных, для вас реквизитов. Да, я признаю, что такие реквизиты возможны.
  • Не достаточно удобный интерфейс.
  • Нюансы использования, на разных устройствах.
  • Быстродействие.

Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.

Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.

Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.

А теперь давайте обсудим реальные причины «краха бизнеса»

Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.

А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».

Некоторые причины провалов автоматизации проектов:

  1. Негативное отношение к мнению внедренцев 1с или SAP: «Кто они такие, такие, советовать нам изменять наши бизнес-процессы…». И это даже на руку внедренцам, делать то, что уже сделано, да еще и на веки привязывать к себе заказчика, т.к. кроме конкретного разработчика, уже никто не сможет разобраться в нетиповом коде.
  2. Не желание вникать в процедуры, предусмотренные программным продуктом. Тут в принципе, есть логика. Можно сказать, что это не дело высшего руководства, разбираться с программным продуктом. Но ошибка в том, что руководителя проекта внедрения автоматизации бизнес процессов, как правило нет (формально назначенный, это тоже самое). А руководители на местах, как правило реагируют на автоматизацию, так: «Ладно, так и быть, сделайте как есть и не приставайте». Это путь в никуда!
  3. Наличие «священных коров» таких сотрудников, которые способны противостоять любым новациям, даже спущенным с самого верха. В конечном итоге высшее руководство, встает на сторону «коров» и сливает проект автоматизации бизнес процессов.
  4. Не желание элементарно навести порядок и обозначить кто за что отвечает, переломив все отговорки типа: «Нам некогда заниматься писаниной».

Резюме

В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.

Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.

Автоматизация бизнес-процессов или что такое «Сложность». Часть 1 / Habr

Про автоматизацию бизнес-процессов (БП) написано много. В литературе, да и в интернете, хорошо описаны преимущества автоматизации повседневных рутинных процессов посредством Business Process Management (BPM), а также Workflow Management Systems (WMS).

Цель этой статьи — пойти дальше и рассмотреть, что же конкретно подразумевает под собой слово «Автоматизация» и почему увеличение требований к моделям процессов непременно приводит к увеличению сложности самой системы, и как с этим бороться.


В начале статьи остановлюсь на теоретических основах классификации БП по степени их устойчивости к изменениям и затем коснусь технического аспекта моделирования БП.

В середине статьи попытаюсь объяснить, почему системы получаются сложными, на примере похожих по звучанию понятий «Сложность» и «сложный», но имеющих разные смысловые значения.

В конце статьи приведу конкретные примеры борьбы со Сложностью на примере моделирования адаптивных БП.

Итак, для полной ясности, о чём идёт речь, привожу классификацию БП по степени их устойчивости к изменениям, по структуре процессы различаются от чётко структурированных до коллаборативных.

Рисунок 1: степени устойчивости БП к изменениям [источник Vos 1997, S. 40]



Из рисунка 1 видно, что структурированные процессы эффективно поддерживаются обычными WMS и BPM, тогда как полу-структурированные и коллаборативные требуют более гибких IT решений.

Tут главное понимать, что к каждому из перечисленных классов должен применяться свой подход при моделировании БП. Нельзя гаечным ключом крутить шурупы, а отверткой пытаться затянуть гайки.

Теперь рассмотрю наиболее распространённые технические концепции при моделировании БП, т.е. какие инструменты для закручивания гаек и шурупов имеются в коробке.


Рисунок 2: технические концепции [источник Aalst u. a. 2005, S. 158]

Во избежание путаницы приведу основную идею каждой концепции:

EAI – системы, в основе которых лежит принцип шины. Система должна быть подключена только к шине для доступа к другим сервисам.

SOA – это сервисы, которые имеют интерфейсы согласно стандарту OASIS. Это обеспечивает упрощённый способ общения между сервисами.

Case Management oder Adaptive Case Management (ACM) — поддерживают непредсказуемые сценарии. Эти системы эффективны для не повторяющихся и уникальных бизнес-сценариев.

Ad-hoc-Workflow – процессы, в модель которых встроена возможность изменения потока работ «на лету» (также в уже запущенной инстанции процесса).

Groupware – ПО для поддержки взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач.

Теперь, имея представление о типах бизнес-процессов и о возможных технических подходах, уже будет легче подобрать подходящее решение под определённый тип бизнес-процесса (отвёртка все-таки для шурупов, а ключ подходит для гаек).

С категориями и инструментарием более-менее разобрались, остаётся разобраться с внешними факторами; вроде как всё правильно сделали — шуруп закручиваем отвёрткой, а гайки ключом, но что-то всё равно «туго» идёт. Может, вкручиваем шуруп в бетон или отвёртка прокручивается.


Почему одни процессы лёгкие, а другие бывают сложными при моделирования и реализации?

Возможно, кто-то сразу ответит: «… потому что разные требования к процессам. При возрастании требований к функционалу процессов, возрастает и их сложность».

Для начала необходимо разделить два понятия «сложный» (англ. complicated; нем. kompliziert, Kompliziertheit ) и «Сложность» (англ. Complex; нем. komplex, Komplexität). Очень часто эти два термина принимают за одно и тоже, но между ними есть существенная смысловая разница.


Система «сложная» — когда с трудом удаётся разделить систему на более мелкие компоненты или, наоборот, собрать систему из более мелких составляющих, но при этом конечный функционал системы предсказуем.

Пример, когда система сложная: по отдельным компонентам автомобиля можно предугадать, как он поведёт себя на дороге (макс. скорость, чувствительность рулёжки и т. д.). В принципе, речь идёт о тактике, разграничении сложного на технически возможные простые составляющие.


Понятие «Сложность» — это скорее состояние системы, когда при известных компонентах конечный результат не предсказуем.

Примером «Сложности» служит футбол или оркестр. На футболе, при всех известных параметрах игроков и тактики, исход игры предсказывать невозможно. Как и в оркестре — результат зависит также ещё и от многих внешних составляющих. Так, например, звучание оркестра не зависит напрямую от партитуры и умения музыкантов, сюда добавляются такие факторы, как акустика помещения, электрическое усиление звука, сама публика и даже визуальное восприятие.

Другими словами:

Когда система (дело, проект — не зависит от контекста) вызывает Сложность, то для её преодоления потребуются новые знания, которые нужно будет понять (переосмыслить, принять, изменить точку наблюдения, измениться самому).

Когда система (дело, проект — не зависит от контекста) сложная, то потребуется приложить усилия с уже имеющимися знаниями.

Из вышеизложенного следует интересная формулировка работы проект-менеджера:


трансформация системы, вызывающую Сложность, в сложную систему с последующим разложением её на технически возможные мелкие составляющие.

Но это уже отдельная тема для статьи. Возвращаясь к основной теме и учитывая новые знания, начну трансформацию Сложности при автоматизации моделей бизнес-процессов в сложную задачу.

Поразмыслив, остановлюсь на неявно структурированных моделях БП, чтобы в любой момент времени иметь возможность изменять модель БП согласно новым требованиям.

Этот пункт значительно актуален, если срок жизни инстанции БП > периода релиза модели БП. Другими словами, у меня появляется возможность поддерживать эволюцию данного бизнес-процесса «на лету» — без перезапуска инстанции БП.

Примером для такой модели БП может служить процесс погашения кредита в банке. Зачастую срок погашения кредита составляет примерно от 10 до 30 лет, соответственно срок жизни запущенной инстанции БП исчисляется десятками лет. За этот период изменений просто не избежать, даже хорошо продуманный БП не сможет учесть всех внешних факторов на будущие года вперёд, а в этом случае — десятилетия.

Согласно рис. 2 воспользуюсь принципом Ad-Hoc Workflow. Этот принцип хорошо подходит для задач, когда начальная модель БП известна и последующие изменения применяются как к запущенным, так и ко всем последующим инстанциям БП.


Сформулирую основные правила эволюции предьявляемые к Ad-Hoc процессам:

  • Инстанция БП всегда запускается только в последней версии, запустить устаревшею версию БП невозможно (этим самым препятствуя попадания процесса в dead lock)
  • Возможность параллельного существования нескольких версий одного и того же БП
  • Переход к новой версии возможно запретить, таким образом давая возможность инстанции закончить первоначальный воркфлоу

Теперь можно перейти к структурному примеру изменения модели БП. Два самых распространённых сценариев при изменении модели БП следующие:


  1. добавления нового task в модель
  2. удаление существующего task из модели

Добавление нового Task

Необходимо добавить таск 3 в модель БП.

Принцип встраивания нового таска в модель показан на следующей схеме. В этом случае, токены из версии 1 перемещаются в соответствующие таски версии 2. Во второй версии БП токены из таска 1 попадают в разветвление и дальше по стандартному сценарию исполнения БП. После таска 2 процесс оканчивается, как и в предыдущей версии БП.

Пунктирные линии показывают перемещение токенов между версиями БП:


Удаление существующего Task

Необходимо удалить таск 2 из модели БП. Удаление происходит в три шага, версия 2 — промежуточная, конечная версия — версия 3.

Шаг 1: токены перемещаются из версии 1 в версию 2. Во второй версии таск 2 для новых инстанций уже недоступен. Инстанции, запущенные из версии 1, и которые уже начали выполнения таска 2, закончат его выполнение.

Шаг 2: в версии 2 таск 2 постепенно «отмирает», так как инстанций в версии 1 больше не запускаются и поток токенов в таск 2 из версии 1 прекратится ( второе правило эволюции БП).

Шаг 3: после полного «отмирания» таска 2, добавляется версия 3 — уже окончательная, без таска 2, который с уверенностью уже не потребуется.

(Пунктирные линии показывают перемещение токенов между версиями БП).

В этой статье был рассмотрен переход от «Сложности» при изменениях в модели БП к сложной задаче моделирования адаптируемых БП «на лету».

Также были рассмотрены два основных сценария изменений в бизнес-процессах, которые будут продемонстрированы на примере действующего прототипа, но в следующей части.

Также может быть полезна статья «Все что вы хотели узнать о BPM, но боялись спросить» sshikov, где автор описывает технические проблемы при реализации изменений модели БП.

При наличии времени, постараюсь ответить на комментарии, дополнения, а также критику в адрес идеи статьи.

Спасибо за внимание!

Автоматизация бизнес-процессов. Ad-hoc изменения на примере из жизни. Часть 3 / Habr

Тема внедрения изменений в бизнес-процессы дошла и до Российского отделения международной Ассоциации BPM-профессионалов (ABPMP Russian Chapter) в виде статьи президента этой ассоциации г-на Белайчука под названием «С чего начинается управление изменениями». Точнее г-н Белайчук поделился с читателями своего блога переводом статьи с англоязычного ресурса.

В статье речь идёт об управлении изменениями в бизнес-процессах. Основная мысль заключается в том, что «начинать управлять изменениями надо намного раньше — уже на первом этапе проекта BPI, когда разрабатывается устав, проводится выявление процесса и его моделирование». Автор статьи даёт понять, что управление изменениями должно носить систематический характер, и необходимо принимать во внимание, что в работе любой организации постоянными могут быть только изменения.

Далее в статье описываются трудности, которые непременно возникнут в организации при каждом витке итерации вносимых изменений в «устоявшуюся» работу процессов организации, и как с ними бороться на уровне психики?! «людей, сталкивающихся с изменениями».

Не уверен, какими именно способами члены международной Ассоциации BPM-психологов, извините, BPM-профессионалов решают поставленные задачи, так как кроме психологических методов решения вопросов по внедрению изменений других предложено, увы, так и не было.

Поэтому предлагаю вместо утешения сотрудников организаций, которым волей или неволей приходится сталкиваться с изменениями в структуре бизнес-процессов, дабы не расстраивать их понапрасну, рассмотреть более технический подход к этой ситуации.

Суть подхода заключается в следующем:



Запущенные экземпляры подстраиваются под изменения модели процесса автоматически.

То есть достаточно внести изменение в модель бизнес-процесса, а далее можно расслабиться и не думать, как встроить новые изменения в уже запущенные экземпляры, которые, к примеру, будут активны ещё несколько лет. Ведь ждать окончания их жизненного цикла, чтобы полностью забыть о них, нет ни желания, ни возможности.

Просьба не путать этот подход с adaptive case management (ACM).

ACM — это самый гибкий подход на сегодняшний день, который даёт возможность настраивать каждый запускаемый экземпляр индивидуально.

Рассматриваемый подход, в данной статье, описывает полу-структурированные процессы (semi-structured), которые обладают заранее определённым набором правил, но могут изменяться в ходе выполнения процесса.

Эти изменения автоматически применяются также к запущенным экземплярам до момента внесения изменений, тем самым обеспечивая наличие глобальной модели бизнес-процесса в данный момент времени.

Другими словами, изменения применимы не только к новым экземплярам (т.е. отсроченные изменения), а также ко всем запущенным экземплярам данной модели бизнес-процесса, используя метод миграции (т.е. экстренные изменения).

Рассмотрим пример из жизни, взяв процесс возврата командировочных, и примем допущение, что жизненный цикл этого процесса равен 10 годам (чтобы наглядней понимать преимущество экстренных изменений в запущенных экземплярах).

Модель процесса «Возврат командировочных» в версии 1.0:

Заполняется заявка на возврат командировочных, далее заявка обрабатывается менеджером, который может немедленно её одобрить, отклонить или запросить дополнительную информацию.
Согласно принятому решению происходит оповещение инициатора процесса. И после возврата командировочных или отказа возврата процесс завершается.

Процесс был запущен и спокойно себе отрабатывает заявки, пока в определённый момент времени не приходит уведомление от руководства, что заявки свыше €200 должны задним числом утверждаться ещё и начальником отдела. То есть это изменение также применимо к ранее запущенным заявкам, которые были проапрувлены менеджером, но у бухгалтерии, как обычно, не дошли до этого руки и командировочные ещё не были возвращены.

Для этого создаётся новая версия процесса с учётом необходимых изменений, в данном случае можно добавить ещё один UserTask и один ExclusiveGateway.

И следующая версия процесса будет выглядеть подобным образом:

Появилось новое разветвление после утверждения заявки менеджером; и если сумма превышает €200, то требуется утверждение ещё от одного лица с другим уровнем доступа.

Всё вроде хорошо, новые заявки будут запускаться по новой модели процесса, но остаётся вопрос, как быть с уже запущенными экземплярами, особенно с теми, где сумма возврата превышает €200? Здесь мы также вспоминаем о сделанном допущении, что окончание жизненного цикла запущенных экземпляров в ближайшие 10 лет не предвидится, а изменения нужно внести сейчас в не одну тысячу запущенных экземпляров, с разбросанными этапами выполнения по всей модели.

В этом случае, как было уже описано в первой части, последующая версия процесса соединяется с предыдущей посредством так называемой «Migration Map», в которой указываются «переходы» токенов между соседними версиями процесса.

Для данного примера «Migration Map» может выглядеть следующим образом, при котором заявки, которые были одобрены к выплате в версии процесса 1.0, но ещё не были обработаны бухгалтерией, будут перенаправлены к новому разветвлению «more than €200». В случае, если сумма превышает €200, то необходимо будет дополнительное одобрение начальством. Заявки с суммой до €200 будут, как и в первой версии, проходить к UserTask «Refund expenses» сразу без дополнительного одобрения.

Миграция активируется в момент перехода токена между тасками любого типа или в момент обращения пользователя к одному из UserTask.

В данном случае новые требования, которые необходимо применить к запущенным экземплярам, будут реализованы при попытке пользователя открыть UserTask «Refund expenses». Система управления процессами (СУП) определяет, что появилась новая версия процесса и заглядывает в «Migration Map». СУП по названию процесса, названию исходного UserTask, и зная в какой версии был запущен текущий экземпляр процесса, определяет версию процесса для миграции и название элемента в новой версии процесса.

По этим параметрам и проходит «скачок» между версиями. Для пользователя это происходит незаметно. Если после миграции в новой версии процесса у данного пользователя нет прав доступа к новому элементу, то появляется соответствующее сообщение о том, что версия процесса была изменена и запрашиваемый UserTask не доступен.

Миграция для остальных тасков происходит без структурных изменений, т.е. в тот же самый таск, но уже в обновлённой версии процесса.

Подводя итог, можно сказать, что с увеличением количества используемых BPNM элементов ухудшается гибкость самих процессов.

Для решения этой проблемы и обеспечения достаточной гибкости и адаптивности процесса моделирование происходит на двух абстрактных уровнях (Часть 2). На верхнем уровне описывается предметный процесс. Нижний уровень — технический, на нём описываются подпроцессы для верхнего уровня.

Золотое правило моделирования процессов: упрощайте предметный уровень и всё сложное переносите на технический.

Желаю всем простого, понятного и лёгкого моделирования!

Примеры автоматизации бизнес-процессов | PinscherCRM

Как бы жестко это ни звучало, но основные проблемы в отделе продаж происходят по вине людей. Люди – это всегда источник проблемы. Люди – это САМА ПРОБЛЕМА.

Наверно, каждый собственник в глубине души мечтает о том, чтобы в компании работали роботы. А что? Они работают в режиме 24/7. Не ходят на больничные и в отпуска. Не устают. Не жалуются на недостижимые планы. Не совершают ошибки, а, потому, не теряют клиентов. Идеальные работники…

Возможно, что через десятки лет предприятия перейдут на такой режим работы и будут принимать в штат железных людей прямо без предварительных собеседований. Они ведь все одинаковые: все безупречные, эффективные. Что ни робот – всё как на подбор.

Но пока надо свыкнуться с тем, что в компаниях работают живые люди. Которые ошибаются. Которые не совершенны. Но которым можно помочь, снизив риск человеческого фактора к минимуму.

А как?

С помощью автоматизации.

Автоматизировать — это как?

Бизнес-процессы в компании — это последовательность действий и операций, которые нужны для создания продукта или оказания услуги.

Бизнес-процесс — это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных операций или действий, которые нужны для создания продукта или оказания услуги. У бизнес-процесса есть управленец, отвечающий за результат.

В любой компании таких бизнес-процессов могут быть десятки.

И все они выполняются людьми.

Если появилась необходимость ускорить процесс, сэкономить время сотрудников, а также исключить ошибки по вине человеческого фактора, то используются программы для помощи людям. Это и есть автоматизация бизнес-процессов.

6 причин автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизировать бизнес-процессы можно с помощью CRM-системы. В действительности преимуществ ее внедрения – намного больше. Здесь перечислим базовые и наиболее весомые аргументы в пользу CRM-системы:

1. Менеджеры работают продуктивнее
Вы когда-нибудь замеряли, сколько менеджер тратит на выполнение однообразных и рутинных действий? На подготовку и отправку документов, на рассылку типовых sms-сообщений клиентов, обработку заявок? А сколько из 8-часового рабочего дня остается непосредственно на продажи? То есть на то, ради чего собственного менеджеры и были наняты в компанию?
Автоматизация позволяет убрать из рабочего процесса рутину и переключить фокус внимания менеджеров на ПРОДАЖИ. В итоге, сотрудники справляются с работой намного быстрее и качественнее.

2. Человеческий фактор сведен к минимуму.
Человек – не робот. Он может допускать ошибки. Нелепая опечатка – и всё, контакт клиента записан неверно. Нет контакта – нет клиента. Нет клиента – нет продажи.

3. Экономия на заработной плате.
Программа «не просит» зарплату. А еще вы можете экономиться и избавиться от необходимости брать людей на механическую работу типа создание массовых рассылок или осуществление документооборота.

4. Аналитика в режиме реального времени.
CRM-система позволяет видеть оцифрованные показатели по любым активностям и проанализировать текущую ситуацию, которая происходит в компании в текущий момент. Принимать важные управленческие решения, заниматься стратегическим планированием, тестировать бизнес-гипотезы становится удобнее и проще. Ведь все цифры хранятся в одном месте, а не в документах Word, таблицах Excel, на стикерах и головах менеджеров.

5. Клиенты не теряются.
CRM-система реагирует на входящий запрос по любому каналу связи. Она не дает пропустить ни одну заявку. А еще система напоминает менеджеру о необходимости связаться с клиентом в назначенное время для повторной продажи. Ни один клиент не будет упущен!

6. Сделки завершаются быстрее.
Система ставит задачи менеджеру на каждом этапе продаж. Он никогда не запутается и не забудет о том, что надо совершить любое касание по отношению к клиента, приближая его к сделке: перезвонить, подготовить коммерческое предложение, выставить счет.

Что можно автоматизировать?

— Рассылка уведомлений.
Уходит много времени на проведение планерок и совещаний для контроля все сделок менеджеров? Есть один отличный вариант, как сэкономить время и посвятить несколько лишних часов на решение действительно важных вопросов.
Если у сотрудников возникают критические моменты на ключевом этапе сделки, которые мешают успешному ему завершению, то система автоматически присылает уведомление руководителю. Таким образом, у него есть возможность оперативно вмешаться и направить решение сложного вопроса в нужное направление.

— Рассылка sms-уведомлений клиентам.
Есть категория клиентов, которые готовы обрывать телефоны офиса, чтобы выяснить статус их заказа. Менеджеры – на нервах, едва успевают отвечать на десятки звонков. И при этом отвлекаются от важных дел, едва справляясь с наплывом звонков.
CRM-система берет на себя рутину и автоматически отправляет sms-уведомления клиентов о статусе их заказов.
А еще настроить отправку sms-уведомлений клиентам с напоминаниями, актуально, например, когда у покупателей запланирована встреча с менеджером. Сотруднику нет необходимости тратить время на дозвоны до клиента. А тот, в свою очередь, не забудет о встрече. Выходит, что рассылка sms-уведомлений – это дополнительный фактор для увеличения продаж и экономии рабочего времени менеджеров.

— Помощь менеджерам
Сколько «теплых» лидов вы теряете по вине менеджеров? Из-за их забывчивости. Из-за лени. Из-за того, что не захотели перезвонить после первого недозвона до клиента?
CRM-система не оставит менеджеру шансов забыть, полениться или не захотеть. Система подсказывает, когда и кому нужно перезвонить. Автоматические напоминания не дадут упустить сделку.

— Документооборот
Оформление документов «сжирает» огромную часть рабочего времени менеджеров. Порой эти цифры доходят до 60% времени от стандартного 8-часового дня.
CRM-система отлично справляется с рутиной и берет вопросы подготовки и отправки документов на себя. В системе можно настроить сценарий таким образом, что при переходе сделки в статус «Подготовка документов», CRM сама заполнит нужные бумаги по заранее сформированным шаблонам, «подтянув» данные из карточки контакта.

ДЕМОнстрация возможностей CRM для вашей ниши

В итоге: Вы поймете как должна выглядеть эффективная CRM система и нужна ли она вашему бизнесу

pinschercrmЗаписаться на демо

Средства автоматизации бизнес-процессов – «кровеносные сосуды» компаний

Руководителям необходимо обладать информацией обо всех бизнес-процессах, происходящих в компании, в максимальной полноте. Вопрос интеграции систем различных уровней — аналитических систем, ERP-систем, MES, АСУ ТП — хоть и обсуждается редко, не теряет своей актуальности. О том, какой эффект может дать предприятию межуровневая интеграция, рассказывает Александр Антипов, управляющий директор компании «Стерлинг Интеграция». Системы автоматизации бизнес-процессов можно разделить на несколько категорий. Мы сегодня не будем много и подробно беседовать о верхнем слое — ERP-системах, а поговорим о системах более низкого уровня. Как бы вы их классифицировали?

— Классифицировать их можно по-разному, в зависимости от отраслей, поскольку на предприятиях различных отраслей разный уровень глубины и детализации производственных процессов. Но прежде отметим, что тот класс систем, который мы оставили сейчас «за скобками»,

Воспользуйтесь нашими услугами

— ERP-системы — по сути своей, являются механизмом, эффективность работы которого зависит от первичных данных. Вариант, когда эти данные вводятся в систему непосредственно сотрудниками предприятия, не очень хорош, поскольку фактор человеческих ошибок существен. Поэтому необходимо, чтобы в систему поступали объективные данные, отражающие реальное течение технологических процессов. Только в этом случае система будет давать тот бизнес-эффект, на который рассчитывают собственники и руководители предприятия.

Данные в ERP-систему могут поступать из MES (Manufacturing Execution Systems), систем управления технологическими процессами, систем учета потребления электроэнергии, тепла, воды, топлива и тому подобных. Причем предприятию необходимы эти данные не только в консолидированном виде, но и в разрезе цехов, производственных подразделений, отдельных бизнес-процессов. Сегодня многие российские предприятия встают перед дилеммой, что выгоднее: подключиться к новому энергоблоку или использовать АСУ для оптимизации энергопотребления? И зачастую в результате анализа выясняется, что оптимизация энергопотребления значительно более экономичный и эффективный вариант решения проблемы. Путь расширения энергомощностей конечен и дорог, они не могут быстро развиваться, удовлетворяя растущие потребности клиентов. Поэтому те компании, которые начинают эффективно управлять энергопотреблением, сегодня выходят в лидеры российской экономики. Некоторые наши клиенты уже сегодня поощряются за экономное и разумное использование электроэнергии.

— Где пролегает нижняя граница ERP-систем и верхняя граница систем автоматизации технологических процессов?

— Эта граница во многом зависит от производителей информационных систем управления и систем автоматизации производства. На сегодняшний день ряд производителей, в частности, SAP, предлагают не только традиционные ERP-системы, но и решения, в которых обеспечивается связка между датчиками и системой управления предприятием. Производители ERP-систем идут «вглубь» технологических процессов: они заинтересованы в том, чтобы между производственным процессом и вводом данных в систему было как можно меньше слоев, ведь чем больше слоев, тем больше искажений. Поэтому, на наш взгляд, эффективен подход «от процесса», обеспечивающий интеграцию и минимизацию слоев, на которых данные либо вводятся вручную, либо конвертируются при передаче из системы в систему.

— Системы автоматизации производства предназначены не для управленцев — ведь информация о производственных процессах поступает в инструменты управленцев в неком интегрированном виде. Для каких категорий специалистов они предназначены?

— Нельзя однозначно утверждать, что эти системы — инструмент, например, мастера цеха или технолога, у них более широкое предназначение. Рассмотрим простой пример: управление энергопотреблением. С одной стороны, сегодня все новое производственное оборудование уже поступает с определенными встроенными средствами автоматизации управления.

Непосредственную работу с этим оборудованием осуществляют операторы. Но управление комплексом однородного оборудования — например трансформаторов — это задача энергетиков предприятия. Информация от датчиков оборудования поступает в ERP-систему. Она может поступать туда с разной периодичностью: или раз в день итоговые значения, или раз в час, чтобы можно было проанализировать нагрузочные колебания в течение суток, или, если это необходимо, еще чаще. Решения, которые принимаются на основе информации, поступившей в ERP-систему, имеют непосредственное отношение к управлению ресурсами предприятия, одним из которых является электроэнергия. Соответственно, если руководитель видит в системе, что в моменты пиковых нагрузок потребления электроэнергии производство находится не на пике — значит, на предприятии существует некий процесс, который требует большого количества электроэнергии, но не является для предприятия ключевым. Ситуация требует изучения. Таким образом, мы видим, что системы сбора первичных данных необходимы как персоналу, непосредственно работающему с оборудованием, — помогают ему эффективно управлять этим оборудованием, так и руководителям высших звеньев, поскольку информация из этих систем становится базисом для принятия решения. Если таких данных не будет, не будет и возможности проанализировать причины расхождения запланированных показателей с реальными или нерационального расходования ресурсов, не будет возможности опуститься до уровня генерации исходных данных и выявить слабое звено.

— Каким образом системы автоматизации производственных процессов помогают не только контролировать ход процессов, но и рационально распределять ресурсы?

— Это во многом зависит от типа производства. Конечно, средствами ERP такие задачи не решаются, но соответствующие инструменты существуют либо автономно, либо приобретаются производителями ERP-систем и встраиваются в них. Например, модуль PLM (Product Lifecycle Management) — уже некое подобие системы автоматизации производственных процессов. Я думаю, что в перспективе нас ждет объединение систем верхнего уровня (ERP-систем) и систем более низкого уровня. В недалеком будущем появится возможность создания интегрированных информационных комплексов, на одном конце которых — на оборудовании — будет размещена система датчиков, а на другом — у руководителя — система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard) одного и того же поставщика.

Производители стремятся максимально расширить функциональность информационных систем. Об этом, например, свидетельствует приобретение компанией Oracle компании Retek, разрабатывавшей средства для автоматизации предприятий розничной торговли и услуг. Компании, которые в недавнем прошлом создавали исключительно системы верхнего уровня, сегодня предлагают рынку решения, которые приближаются к оборудованию, обеспечивают очень тесную интеграцию. Так, SAP сегодня предлагает платформу интеграции NetWeaver, которая позволяет объединять приложения разных поставщиков.

— Рассказы о скором светлом будущем, когда на основе интеграции систем разных уровней будет создаваться целостная и детальная информационная модель предприятия, начались несколько лет назад. Но предсказываемый лавинообразный спрос на создание таких решений так и не возник. С чем это связано? Когда будут востребованы такие решения?

— Скорость перехода от познавательного интереса в плоскость практической реализации таких систем зависит от отрасли и размеров бизнеса. На мой взгляд, парадигма нашего сегодняшнего рынка заключается в том, что крупному бизнесу значительно легче достигнуть преимуществ путем использования административного ресурса, нежели путем применения передовых информационных технологий. Причина проста: внедрение любых серьезных инноваций, к которым относятся и автоматизированные информационные системы, требует времени, измеряемого годами. Внедрить ИС, которая поддерживала бы ключевые бизнес-процессы в компании, имеющей производственные и сбытовые подразделения по всей стране, достаточно сложно и долго. Если такая компания имеет возможность некими методами лоббирования влиять на свою экономическую экосистему, то она выберет именно этот путь. Эффект от него будет более быстрым, понятным и предсказуемым. Если можно быстро и гарантированно достичь экономического эффекта таким путем, зачем компании внедрять, например, дорогостоящую и сложную CRM-систему, обучать специалистов, перестраивать устоявшиеся бизнес-процессы?!

— Значит, обсуждая создание интегрированных информационных комплексов, включающих системы разных уровней, мы говорим о вероятном, но далеком будущем?

— Нет, это слишком категоричное утверждение. Как я уже сказал, интерес к таким системам зависит от отрасли и размеров бизнеса. Наряду с отраслями, в которых использование административного ресурса очень сильно, есть отрасли, где административный ресурс практически не используется. Например, дистрибуция и розничная торговля. В этих областях в последние три-четыре года наблюдается взрывной рост интереса к информационным системам. Эти компании, фактически, живут на оборотных средствах, свободных денег у них сравнительно немного, значительно повышать цены им не дает высококонкурентный рынок, поэтому эффективность бизнеса достигается в основном путем снижения расходов: оптимизации работ складов, оптимизации цепочек поставок, ассортимента. Это достигается с помощью такого инструмента, как ERP-системы. На нижнем уровне им, соответственно, необходимы системы штрихового кодирования, радиоидентификации. Таким образом, создается интегрированный комплекс из систем разного уровня.

Компании, работающие в высококонкурентной среде, вынуждены использовать такие решения. Компании, которым, условно говоря, деньги «даются легко», не ставят задачу любой ценой сэкономить определенный процент издержек, они с лихвой могут быть компенсированы ростом цен на продукцию — например, если это сырье.

Но здесь мы должны отметить важный нюанс: низкоконкурентная среда в некоторых отраслях — это свойство сегодняшней российской экономики. Обратите внимание: «сегодняшней» и «российской». Это свойство, безусловно, преходяще. Уже сейчас заметны набирающие силу тенденции глобализации. Многие российские компании задумываются о собственной капитализации и даже о вхождении в глобальные консорциумы и корпорации. Соответственно, менеджмент и владельцы заинтересованы в том, чтобы это вхождение было максимально выгодным. А максимально выгодное вхождение подразумевает прозрачную, понятную систему управления, отчетности, соответствие международным критериям качества и тому подобное. Этого можно достигнуть только в том случае, если процессы формализованы, документированы и логичны. Собственно, это и обеспечивают системы автоматизации разных уровней.

— На сегодняшний день в России уже есть сектора бизнеса, предприятия которых заинтересованы в повышении эффективности и прозрачности?

— Да, есть. Это, во-первых, машиностроение и металлургия. Предприятия этих отраслей сегодня конкурируют на мировом рынке с крупными западными компаниями. У них происходит очень активная замена оборудования, внедряются передовые производственные технологии. Соответственно, востребованы средства информатизации, без которых производственные мощности не дают должной эффективности.

Далее можно отметить сектор торговли, страховой и банковский сектор. Пока, правда, финансовые институты имеют определенную защиту от западных конкурентов в лице государства, но давление конкурентной среды ощущается все сильнее. Давление этой среды чувствуют и фармацевтические компании, и предприятия нефтехимической отрасли.

Компании нефтегазовой отрасли заинтересованы в большой степени в АСУ ТП. Так, наша система для управления разработкой и эксплуатацией нефтяных месторождений используется ведущими нефтедобывающими компаниями России.

Однако важно рассматривать предприятия не только по отраслевому признаку, но и по масштабам бизнеса. Если крупная компания имеет возможность задействовать административный ресурс, то средняя компания, работающая в той же отрасли, зачастую такой возможности лишена и должна самостоятельно бороться за свою эффективность. Яркий пример — приход одной из крупных торговых сетей на рынок российского мегаполиса. Это приводит к тому, что в течение трех месяцев — полугода около пятидесяти процентов небольших компаний, которые занимались аналогичной деятельностью, уходят с рынка. Они, жившие за счет определенного ценового предложения, вытесняются конкурентом, способным снизить цены за счет оборота. Если у такой небольшой компании нет системы управления и снижения издержек, она неизбежно терпит крах. Поэтому лидеры рынка, которые трезво смотрят на конкурентную перспективу, понимают, что надо хорошо управлять своими доходами, расходами и основными активами компании. Такое управление невозможно без информационных систем.

— Компании, которым необходимы системы управления оборудованием и производственными процессами, встают перед выбором системы. Соответствует ли нынешнее предложение спросу?

— Вряд ли кто-то сейчас сможет однозначно ответить на этот вопрос — он пока еще недостаточно глубоко проработан. Если аналитических исследований по ERP-системам за последние лет пять появилось достаточно много, то аналитики по АСУ ТП и MES практически нет. Это свидетельствует о том, что рынок только формируется. Серьезного спроса на услуги аналитиков в этой сфере пока не было. Компании осуществляли выбор самостоятельно, опираясь на собственные знания и представления. Определенные знания появляются у компаний в ходе международных контактов. Конечно, международный опыт не всегда напрямую применим к российским предприятиям, у которых есть своя специфика, особенно в сфере сырьевых процессов, распределения энергоресурсов и т. п. Но общие принципы работы идентичны. Поэтому мы сегодня видим опыт использования в основном западных технологий, западного оборудования, западного встроенного ПО и создания множества локальных интеграционных разработок, которые объединяют западные решения с системами, уже функционирующими в компании.

Говорить о доминировании узкой группы поставщиков не приходится. Мы работаем с десятками поставщиков оборудования, наши технологические разработки представляют собой крупные производственные подсистемы, включающие сотни единиц техники. В создании таких комплексов принимают участие пятьдесят-шестьдесят поставщиков; такая подсистема, объединенная в «технологический шкаф», фактически, является овеществленным образом некоторого сложного бизнес-процесса.

— Значит, на первый план выходит отраслевая экспертиза компаний-интеграторов? Ведь самим заказчикам заключить контракт с таким количеством контрагентов и обеспечить интеграцию их решений крайне сложно.

— Безусловно. Чтобы правильно выбрать и создать такой комплекс, требуется достаточно много высококвалифицированного персонала: технологов, постановщиков задачи, проектировщиков, программистов — которые должны будут постоянно повышать свою квалификацию, следить за новинками и изменениями рынка ИТ. Но это практически невозможно, поскольку компании стремятся оптимизировать свои ИТ-службы с тем, чтобы сфокусировать внимание на основном бизнесе.

Когда компания обратится к такому бизнес-консультанту, каким является, например, компания «Стерлинг Интеграция», она быстрее сможет понять, какие сегменты ее производства рентабельны, а какие нуждаются в повышении эффективности, и как достичь этой эффективности с помощью ИТ. Задача может быть решена быстрее, эффективнее и дешевле, чем если бы заказчик решал ее самостоятельно.

— Сильнейшим сдерживающим фактором интеграции систем разных уровней на российских предприятиях служат основные фонды — устаревшее оборудование, которое не предусматривает подключение необходимых датчиков. Как вы помогаете своим заказчикам решать эту проблему?

— Проблему реформирования основных фондов компании решают в основном самостоятельно, поскольку они обладают гораздо большими компетенциями в области своих ключевых бизнес-процессов, чем любой интегратор или ИТ-консалтинговая компания. Было бы странно, если бы мы советовали им, какое оборудование приобретать.

Но мы можем предоставить заказчику необходимые консультации в приобретении контроллеров или новых датчиков оборудования, совместимых с датчиками верхнего уровня, чтобы появилась возможность использования стандартного ПО взаимодействия (драйверов). Такие вопросы возникают у заказчиков все чаще. Российскими предприятиями закупается много нового западного оборудования, зачастую на нем уже стоят АСУ ТП, не совместимые со старым оборудованием. Возникает задача либо интеграции этих систем, либо их замены. Здесь мы можем показать заказчику варианты решения задачи, обосновав целесообразность выбора того или иного пути. У нас есть обширные контакты с поставщиками, опыт реализации международных проектов.

— Существуют ли у российских предприятий особенности организации производственных процессов, требующие серьезной доработки западных систем, или эта область вовсе будет простором для творчества российских разработчиков?

— На мой взгляд, российская специфика в области систем автоматизации производственных процессов — это в большей части маркетинговый миф, чем реальность. Если взглянуть объективно, то основная национальная специфика находится в финансово-правовом поле. Производственные процессы на однородных предприятиях разных стран в целом похожи и сопоставимы. Да, там есть определенные особенности, например, добычи и транспортировки нефти, но они находятся скорее на уровне понимания процессов.

Российские компании во многом повторяют весь путь западных компаний в части внедрения ИТ, только с определенной разницей во времени. Потому, когда мы выводим новую систему западного поставщика на российский рынок, мы предполагаем, что российские предприятия данной отрасли от ее внедрения могут получить на качественном уровне те же бизнес-преимущества, которые уже получают западные компании. Если мы видим, что развитие российских компаний в данном сегменте уже подходит к рубежу, на котором западные компании приобретали данные системы, мы предлагаем их российскому рынку. Все должно делаться своевременно. Десять лет назад продвигать в России системы управленческого учета было бессмысленно: практически никто не имел четкого представления, что такое управленческий учет. Когда лет пять назад на российском рынке стали появляться системы управления персоналом, они не вызвали энтузиазма в среде кадровиков, поскольку вопросы сложной мотивации персонала, его развития, анализа компетенций сотрудников практически не возникали. Сегодня ситуация принципиально иная. Точно так же обстоит дело и с АСУ ТП и MES.

— Помогаете ли вы проанализировать ситуацию и осознать потребность в системах автоматизации производства или «игра на опережение» здесь невозможна — надо подождать, пока потребность у заказчика станет острой?

— Мы бережно относимся к нашим заказчикам и не стремимся любой ценой побудить их использовать предлагаемые нами технологии. Мы заинтересованы в том, чтобы эти решения давали реальный экономический эффект. Если на заводе есть современное оборудование, АСУ ТП, система уровня цеха, внедрена ERP-система, то следующий логичный шаг — объединение этих систем. Но начинать, на наш взгляд, надо с систем нижнего уровня. Иначе складывается ситуация, когда на двух-трех верхних уровнях используется замечательная система, но реальный эффект от ее использования нулевой, если не отрицательный, поскольку данные в нее поступают зачастую неполные и недостоверные. Мы можем показать заказчику свое видение ситуации, но это не руководство к немедленному действию, а скорее информация к размышлению. Решение заказчик должен принимать самостоятельно, осознавая все потребности и риски.

— Тема внедрения и эксплуатации систем верхнего уровня стала одной из ключевых на страницах профессиональной прессы и в рамках различных мероприятий. А вопросы, связанные с системами нижнего уровня, обсуждаются неизмеримо реже. Почему складывается такая ситуация и почему на фоне общего молчания вы решили обратиться к этой теме?

— Рынок систем нижнего уровня — не публичный рынок. Если ERP-системы пока не воспринимаются как неотъемлемая часть бизнеса, то, скажем, АСУ ТП давно привыкли воспринимать как нечто само собой разумеющееся. Ни одна компания не будет считать предметом гордости обеспечение своего офиса электроэнергией и телефонной связью — это относится к разряду аксиом. А рассказы о сложных инженерных решениях, о создании интеллектуального здания мы периодически слышим. Так и с АСУ ТП. Внедрение таких систем относится к очевидно необходимым решениям.

Но сегодня речь идет о качественном скачке в использовании таких систем. И АСУ ТП, и ERP — это части единой системы автоматизации, поскольку невозможно одной системой, какой бы комплексной она ни была, решить все проблемы, которые есть у заказчика, — будь то небольшая компания или мега-холдинг класса «голубых фишек» российской экономики. У каждой компании существует определенный набор процессов: бизнес-, технологических — которые находятся во взаимосвязи. Они начинаются, условно говоря, от трубы, от скважины, от дороги, а заканчиваются у руководителя предприятия, владельца бизнеса, у акционеров. Средства ИТ, позволяющие поддержать эти процессы и сделать их оперативными, независимыми от субъективизма конкретных людей, которые включены в цепочку их реализации, на сегодняшний день можно называть технологиями автоматизации. Их применение позволяет члену совета директоров, глядя на экран системы управления, видеть достоверные данные, основанные, например, на показаниях датчиков аппаратуры. Представленная ему информация будет аналитической выборкой, созданной системой на основании неискаженных первичных данных. В этом случае появляется информационная прозрачность предприятия, объективные данные для принятия управленческих решений.

Системы нижнего уровня интегрируются с системами верхнего уровня, и эти комплексы начинают давать синергетический эффект. Именно поэтому необходимо обращаться к знаниям бизнес-консультантов и интеграторов. Поставщики систем определенного класса могут не иметь четкого представления об интеграции всех систем.

В России, к сожалению, сложилось так, что внешний консалтинг никогда в особом почете не был. Сейчас ситуация меняется, люди начинают понимать, что поддерживать собственные компетенции во всех областях одновременно просто невозможно, надо привлекать к решению проблем компании, обладающие глубокой экспертизой. Рынок консалтинга развивается довольно бурно — не только в части внедрения конкретных систем, но и в части рекомендации построения сквозных решений, «от скважины» до совета директоров.

— Компания «Стерлинг Интеграция» входит в состав группы компаний Verysell. Какие преимущества могут получить ваши заказчики от работы с партнером, входящим в холдинг?

— Еще лет пять-шесть назад специалисты, работающие в нашей компании, были практически единственными на российском рынке ИТ, кто предлагал услуги по интеграции систем различных уровней. На сегодняшний день появилось несколько компаний, которые начали движение по этому пути. Но в основном компании делятся на тех, кто предлагает экспертизу по ERP-системам, и тех, кто предлагает решения низового уровня. В результате заказчик получает замечательные, но практически никак не связанные между собой системы. Мы можем помочь заказчикам в создании комплексных систем, включая внедрение и интеграцию аппаратных и программных комплексов всех уровней, от низового до верхнего. Управленческие решения будут приниматься на основании действительно полных, оперативных и достоверных данных. Эти данные не будут искажены в угоду внутриподразделенческим интересам, они будут сформированы при реализации всего бизнес-процесса, будут необходимым образом формализованы и регламентированы. Только на основе таких данных руководитель и владелец бизнеса может принять правильное решение. Мы предлагаем «кровеносные сосуды» для жизнедеятельности компаний.

Мы можем предоставить заказчику как специализированные технические средства, используя свои контакты с поставщиками, так и традиционные вычислительные платформы и услуги по интеграции. Фактически, мы можем поставить заказчику преднастроенные программно-аппаратные комплексы с учетом его потребностей и перспектив роста.

http://www.cio-world.ru

Воспользуйтесь нашими услугами

Понравилась статья? Тогда поддержите нас, поделитесь с друзьями и заглядывайте по рекламным ссылкам!

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о